Escritório ideal: saiba qual a melhor estação de trabalho para cada empresa

De janeiro a agosto deste ano foram abertas 2,1 milhões de empresas, quantidade 20,7% maior do que o mesmo período em 2018. Esses novos negócios precisam de um espaço para se desenvolver que reflita o perfil e as metas a serem alcançadas pela instituição. É fato que o ambiente de trabalho influencia diretamente nos resultados, desse modo, cabe aos sócios avaliarem qual é a estação de trabalho ideal para cada segmento.

Em média, pelo menos um terço do dia do trabalhador é gasto no expediente. Várias capacidades importantes para o desempenho pessoal são estimuladas dependendo do quão confortável é o espaço de trabalho. O modelo de escritório ideal depende também da necessidade das atividades da empresa. Espaço fechado ou aberto? Foco no relacionamento ou em um resultado detalhado? Todos esses são pontos que influenciam na escolha da melhor estação de trabalho.

Hoje, há uma grande variedade de opções de locais de trabalho, as mais adotadas são: home office, coworking, business centers, escritórios virtuais e escritórios próprios. Cada tipo possui uma particularidade e se encaixa melhor com determinado segmento.

Home office

Indicada para microempreendedores individuais ou para quem começou um negócio paralelo ao emprego, o home office é a solução mais simples e barata, uma vez que não é necessário pagar aluguel de salas, tampouco se deslocar. Trabalhar com roupas mais informais, não gastar com alimentação e não perder tempo no trânsito são algumas das vantagens.

Trabalhar em casa, por sua vez, pode ter seus impasses, visto que é difícil deixar o conforto oferecido para se dedicar à rotina de trabalho, bem como há ruídos que desviam a atenção do trabalho, como filhos, esposa e televisão. Portanto, manter o foco pode ser um desafio a ser superado.

A melhor opção é reservar um cômodo e transformá-lo em um escritório com cadeira, mesa, boa conexão de internet. Para vencer a preguiça, uma boa opção é se vestir com roupas de trabalho, de modo a mudar a postura e estabelecer o momento para o expediente.

Renato Thé, diretor de Compliance da UGP Brasil -- empresa especializada em assessoria de projetos, licitações e contratos --, realiza as atividades desde Chicago. A distância da sede em Brasília o obriga a trabalhar desde casa. Para não perder o foco, Thé dedicou um cômodo de casa ao trabalho, onde desenvolveu um escritório pessoal. “Eu preciso ser organizado, pontual com meus horários de trabalho e focado em meu objetivo para não me deixar levar pelo conforto de casa”, admitiu.

Apesar de longe dos demais colegas, o diretor de Compliance da UGP Brasil admitiu que é capaz de realizar todas as atividades virtualmente. “A tecnologia, cada vez mais, nos permite trabalhar à distância em qualquer parte do mundo. A verdade é que o mercado está se moldando para aumentar a eficiência e reduzir os custos e já existem inúmeras ferramentas que auxiliam no home office”, comentou.

Coworking

Tendência nos últimos anos, o coworking é um novo conceito de ambiente profissional indicado para trabalhadores modernos, que se interessam por espaços que viabilizem o networking e a criatividades. A estrutura é de um escritório convencional, no entanto, a área é compartilhadas entre diferentes firmas ou empreendedores autônomos.

De acordo com Paula Werneck, community manager da Nube Hub -- espaço de coworking que promete inovar e estabelecer a cultura empreendedora em Brasília -, as vantagens de optar pelo local são inúmeras: “É possível estabelecer uma rede de contato com outras empresas, fazer eventos no lugar ou utilizar o espaço para workshops e apresentações. Além disso, é notável os baixos valores para se obter uma estação de trabalho se comparado a alugar um espaço próprio”.

“Dinâmica. Possibilita contatos e traz oxigênio diferente a nossa rotina”, resumiu Bia Galvão, empresário que utiliza o coworking do Nube Hub desde 2018. O espaço pode ser considerado também um movimento cultural, visto que é a expressão de uma geração jovem e empreendedora, cujos valores giram em torno da sustentabilidade, cocriação e economia compartilhada.

Business Centers

Muito comum nas grandes cidades, os centros empresariais são comumente ocupados por médias e grandes empresas que zelam por uma localização de prestígio, apoio técnico e sala de reunião. Apesar de reunir várias empresas em um mesmo local, cada uma tem sua individualidade - inclusive algumas até entradas separadas -, o que diferencia de espaços de coworking.

O preço costuma ser elevado em relação às outras opções até aqui apresentadas. No entanto, optar por um Business Center garante uma estrutura mais formal de atendimento - com secretária, serviço de limpeza e sala de reuniões, por exemplo, além de melhor identificação da marca devido a localização mais central. Optar por localizar a organização em centros empresariais representa zelo pela imagem corporativa e pela autonomia.

Escritório Próprio

Ter o próprio espaço de trabalho faz parte do imaginário de muitos profissionais. No entanto, essa é uma opção mais direcionada para médias e grandes empresas, visto que possuem mais recursos para arcar com a construção do espaço. Para o serviço, é comum o acionamento de imobiliárias e empresas especializadas em construções corporativas.

“Oferecemos instalações comerciais de acordo com as necessidades e exigências do cliente, gerando um imóvel customizado, focado na qualidade e valorização do patrimônio. Além disso, a Piran proporciona a melhor localização, qualidade de construção e proteção ao meio ambiente”, resumiu o empresário Valdir Piran, Vice-presidente da Piran Participações, grupo especializado em administrar e investir em imóveis no Distrito Federal, Mato Grosso e São Paulo.

As vantagens de optar por um espaço próprio são inúmeras: valorização da cultura interna, personalização do ambiente, maior privacidade, estabilidade em relação ao endereço, facilidade de ser localizado e reconhecido. Ter um escritório próprio é a melhor opção se o objetivo for personalizar totalmente o ambiente, de modo a construir o imaginário da marca e evidenciar a cultura organizacional.

“Optar pelo imóvel comercial próprio garante maior conforto e customização do ambiente. Uma opção viável é a locação a longo prazo através do Built To Suit -- Construído Sob Medida --, assim o local é construído especialmente para atender aos interesses do locatário, considerando todos os desejos e exigências em relação ao futuro espaço”, comentou Valdir Piran. E completou: “as vantagens de optar pelo Built To Suit são inúmeras, como benefícios tributários, adequação às necessidades do cliente e isenção da responsabilidade de gestão patrimonial do imóvel”.