O que levar em conta pra escolher o melhor aplicativo para um evento corporativo?

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O evento corporativo, seja ele a convenção nacional de venda da empresa, um congresso, ou a reunião do time de vendas, é o momento de reunir os colaboradores ou clientes/convidados durante um tempo limitado, no qual o responsável precisa engajá-los e conseguir passar as informações relevantes. É também a ocasião de obter o maior número de informações da parte deles.

A Associação Brasileira de Empresas de Eventos (ABEOC) aponta que o mercado de eventos cresce de 14% ao ano. Os gastos com eventos corporativos são de R$210 bilhões.

Os Aplicativos para eventos corporativos passaram a ser usados desde 2009, e hoje existem mais de 130 soluções no mercado.

O que fazer na hora de decidir entre qual delas escolher?

Plataforma PaaS ou Aplicativo “do zero”?

Poderá surgir a tentação de desenvolver um aplicativo próprio, com o intuito de ter uma ferramenta completamente customizada, de acordo com os desejos. Com um ano para desenvolvê-lo, pode se tentar. Sem todo este tempo, é preciso descartar essa opção.

O aplicativo desenvolvido para aquele evento além de ser oneroso, apresenta um risco enorme pelo fato de nunca ter sido testado. Ele poderá apresentar defeitos, dificuldades para inserir conteúdos durante o evento ou simplesmente nem funcionar.

Neste caso a orientação é optar por uma Plataforma de aplicativo (PaaS).

Os aplicativos de evento são moduláveis e podem ser criados e customizados em algumas horas.

Segurança e Proteção de Dados

Escolher uma plataforma segura é requisito básico no processo de decisão. É necessário se certificar de que ela não seja vulnerável a invasões e que esteja alinhada as conformidades da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD).

O que esperar do aplicativo, realmente?

Antes de pensar em Key Visual, botões ou conteúdo, é necessário pensar na dinâmica que a empresa gostaria de imprimir ao evento e ao app. É possível que a equipe responsável deseje publicá-lo num determinado momento e isso pode ter alguns desdobramentos.

Por exemplo: inserir um ícone de Pesquisa de Satisfação no app, sendo que o evento nem começou. Importante é entender que um app modulável é extremamente flexível e poderá sofrer alterações ao longo do evento.

O Acesso

Facilitar o Acesso aos participantes é o mais importante para o engajamento. Por isso é aconselhada uma Plataforma que dê duas possibilidades de acesso: app nativo para download nas lojas da Apple (iTunes) e da Google (Play Store) e também uma versão WebApp com acesso ao aplicativo a partir do navegador Internet.

Pronto! Agora vem a parte operacional.

O Evento tem 3 etapas: O pré-evento, o evento e o pós-evento.

O pré-evento

O Aplicativo deve facilitar ou mesmo solucionar a gestão logística dos participantes, a fim de recepciona-los nas melhores condições.

Por exemplo: o app pode conter as informações logísticas (Eticket, Horário de Check-in no Hotel Numero de quarto, Transfer), e campos para preenchimento de dados faltantes para finalizar o booking ou check-in no hotel (RG, CPF, regime alimentar, etc.). O app deve ser uma ferramenta de apoio a empresa ou agência, no gerenciamento logístico do evento.

O evento

O grande momento! É a hora de optar pela plataforma que oferece o maior número de funcionalidades para proporcionar uma incrível experiência às pessoas e ter agilidade durante o evento.

A plataforma mais completa poderá oferecer mais agilidade durante o evento. Os imprevistos fazem parte do dia a dia. Sejam eles uma nova demanda ou uma alteração de última hora.

O aplicativo:

-Deve ser capaz de gerenciar as desconexões intempestivas de Internet, e ter um funcionamento mínimo em modo off-line;

-Deve respeitar o KV do evento, ou seja, ser customizável, do ponto de vista visual;

-Pode ser personalizado em função do perfil de cada participante;

-Capaz de realizar modificações em tempo real;

Interatividade conteúdos e engajamento

A interatividade e os conteúdos são os principais meios da empresa conseguir aumentar o engajamento dos participantes. Os aplicativos mais completos poderão oferecer inúmeras funcionalidades:

Checkin através do Aplicativo – credenciamento, lista de presença com QR codes. Boa maneira de engajar o usuário e convencê-lo a baixar o app;
Quiz e Faça Perguntas ao Vivo;
Pesquisas (Avaliações de Satisfação) ;
Mural de Publicações;
Espaços para feedbacks, comentários, sugestões;
Conteúdos multimídias, como fotos, vídeos, documentos (PDF, Excel, Word, etc.).
O pós-evento

O Evento acaba, mas o trabalho continua. Agora é hora de extrair todos os resultados e dados do app para ter uma análise detalhada do evento e entender qual foi o retorno.

O Aplicativo deve ter Analytics que permitirão analisar como o aplicativo foi usado e extrair todos os resultados das interatividades e acesso as funcionalidades e conteúdos.

O suporte

Uma tecnologia sem um bom suporte pode se tornar numa ferramenta ociosa, incompreensível, limitada. O parceiro de aplicativo deverá estar presente desde a primeira reunião de briefing e idealização do app, até o suporte 24h durante o evento (remoto ou presencial) e entrega dos relatórios finais.

A CéuApp em São Paulo é pioneira no mercado brasileiro como empresa de consultoria e distribuidora de aplicativos para eventos, desde 2009, período em que se iniciou, de fato, o processo de transformação digital de eventos.

Em 2017 A CéuApp resolveu desenvolver sua própria plataforma para poder atender as novas necessidades dos seus clientes proporcionando uma UX única, além de ser uma ferramenta extremamente flexível.

A partir da sua plataforma MultiApp, a CéuApp cria aplicativos personalizados e 100% funcionais, a fim de dinamizar os eventos e as viagens corporativas, facilitar a organização, otimizar os processos, melhorar o alcance e a efetividade da comunicação, e, por fim, aumentar o engajamento dos(as) usuários(as) e colaboradores(as). Tudo isso graças a uma tecnologia aprovada por vários clientes nacionais e internacionais.