Apuração de impostos: 8 erros que ninguém deve cometer

Desconhecer o regime tributário ideal para o negócio e os impostos que devem ser pagos é um erro bastante comum

A cobrança de impostos é uma constante na rotina dos brasileiros. No entanto, quando se trata de uma empresa, é preciso estar atento a todos os elementos referentes à sua apuração, pois essa operação viabiliza o acompanhamento de métricas relevantes para o negócio e garante que a companhia esteja em dia com as obrigações fiscais.

Para assegurar que tudo transcorra com sucesso, é imprescindível elaborar um planejamento tributário (tão detalhado quanto possível), buscando evitar erros na apuração de impostos. Esse planejamento pode, por exemplo, ser executado anualmente (sendo atualizado a cada final de mês), trazendo informações sobre as receitas, as despesas e os balanços da empresa.

Não obstante, para que as metas e os objetivos estejam alinhados com o planejamento estratégico, financeiro e tributário da organização, é altamente recomendável incluir no documento as previsões de crescimento no médio prazo, considerando o cenário atual do negócio.

Quais erros devem ser evitados?

Ao gerenciar o faturamento de uma empresa, é necessário calcular todos os impostos relativos a cada uma das operações. Nesse sentido, o preenchimento da nota fiscal precisa considerar as alíquotas certas, sobretudo do ICMS, (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços), que pode ter percentuais interestaduais diferentes.

Além de analisar tudo que envolve a realização correta dos cálculos, em certos impostos é necessário cruzar os dados, fato que pode gerar confusão quando não há uma gestão e uma organização fiscal eficientes. A seguir, os principais erros que devem ser evitados na empresa.

1. Desconhecer o regime tributário a ser pago: Desconhecer o regime tributário ideal para o negócio e os impostos que devem ser pagos é um erro bastante comum. Dessa forma, o ideal é que seja realizado um planejamento financeiro e tributário da organização, no qual os gestores devem fazer um estudo que englobe os objetivos e as metas do negócio. Também é preciso analisar as perspectivas de faturamento e o seguimento de atuação da empresa. A escolha do regime correto deve ser feita após uma análise minuciosa dos planejamentos elaborados. É interessante realizar simulações e comparações sobre cada um dos regimes tributários disponíveis. Assim, será possível verificar as vantagens e desvantagens de cada um deles e tomar uma decisão definitiva.

2. Não acompanhar as atualizações na legislação: Como ocorrem mudanças frequentemente na legislação tributária brasileira, muitos gestores não se preocupam em acompanhar e atualizar a sua equipe. Isso tem levado muitos empresários a pagarem impostos, juros e multas indevidas, por cometerem equívocos durante a apuração.

3. Não contratar um serviço especializado: Contar com um serviço terceirizado ou contratar um contador especializado na área tributária é essencial. Essas práticas podem garantir, entre outras coisas, os levantamentos necessários para definir o regime tributário adequado, o acompanhamento das mudanças na legislação, a apuração correta dos impostos e a entrega das obrigações acessórias.

4. Calcular incorretamente a alíquota: Um erro muito comum é a apuração incorreta dos impostos, pois eles variam de acordo com cada regime tributário. As alíquotas também podem sofrer essa alteração, como ocorre no PIS (Programa de Integração Social) — via de regra, o percentual aplicado no Lucro Real é de 1,65%, já no Lucro Presumido é de 0,65%. Já existem no mercado alguns softwares que fazem automaticamente esses cálculos, evitando erros.

5. Esquecer as obrigações acessórias: As organizações precisam entregar duas categorias de obrigações ao governo. Elas se encontram nas legislações tributárias do Brasil. As obrigações principais são a efetivação dos pagamentos do tributo de acordo com o seu regime, já as obrigações acessórias são os dados das movimentações da empresa que comprovam a apuração do imposto. Dessa forma, além de efetuar o cálculo e o pagamento correto dos impostos, é importante arquivar toda a documentação fiscal. Também é preciso enviar as obrigações acessórias do regime tributário aos devidos entes federativos, com todas as informações corretas e dentro do prazo.

6. Não ter uma agenda tributária: Como as empresas precisam cumprir as obrigações das esferas municipais, estaduais e federais, deve ser criada uma agenda tributária interna para acompanhar todos os prazos de pagamento dos impostos e de entrega das obrigações acessórias. Adotando essa agenda, a equipe fiscal consegue desempenhar suas atividades rotineiras com mais tranquilidade.

7. Deixar de lado a organização: A falta de organização é o erro mais comum nas empresas, e ela está presente em todos os setores. Os gestores se preocupam somente com a entrega dos resultados e esquecem que manter os documentos organizados pode evitar grandes danos ao negócio. Na área fiscal, por exemplo, muitos erros contábeis podem ocorrer, ocasionando autuações.

8. Não realizar auditorias internas: A empresa pode adotar o procedimento de realizar auditorias internas periódicas, de modo a encontrar os erros nos processos fiscais. Também podem ser verificados o controle de estoque, as notas fiscais, a apropriação de créditos, o preenchimento e a entrega das obrigações acessórias etc.

Dessa forma, o contador consegue corrigir esses erros antes que um fiscal autue a empresa, evitando o pagamento de multas pelos descuidos cometidos, além de outros problemas com o fisco. Vale lembrar que o Governo Federal, após implementar o SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), consegue verificar esses erros com um simples cruzamento de informações.

Vale ressaltar que é importante contar com sistemas integrados que otimizam os serviços rotineiros da equipe e que realizam a gestão do planejamento tributário e financeiro em conformidade com as regras do SPED.

Por fim, não se esqueça de contar com a experiência que é oferecida pelas empresas especializadas. Assim, contará com profissionais treinados e altamente capacitados para evitar todos os erros na apuração de impostos corporativos. Essa atitude fará toda a diferença em seu negócio.