Gestão de cobranças para negócios: como facilitar a rotina financeira

Para centralizar as cobranças e diminuir os custos de sua implementação, uma boa saída é utilizar um sistema de pagamento

A inadimplência assombra empreendedores que possuem negócios de todos os tamanhos, sejam eles pequenos, médios ou grandes. Na gestão de cobranças desses empresários, um dos maiores desafios é justamente o descumprimento com as contas a pagar, como revela um estudo realizado pela Gerencianet, empresa que intermedia pagamentos, com os seus clientes em 2019. Nessa pesquisa, 64,32% dos entrevistados afirmaram que o maior desafio na gestão de pagamentos é a inadimplência dos clientes. Já segundo o Serasa Experian, a inadimplência do consumidor brasileiro atingiu 61,6 milhões de pessoas no ano de 2018. Esse valor é o segundo maior da série realizada pela empresa desde 2016. Nesse contexto, é preciso realizar algumas etapas essenciais para ter uma boa gestão de cobranças.

A importância do planejamento

O primeiro passo para consolidar as abordagens de um negócio é definir um planejamento concreto. Nem todo negócio possui um departamento financeiro para administrar somente as demandas de cobranças e recebimentos. Mesmo que algumas etapas do processo sejam realizadas de maneira intuitiva, ter um planejamento é crucial na hora de definir quais estratégias serão adotadas.

Portanto, não existe um único caminho para realizar essas ações. Fatores como o tipo de negócio, número de funcionários, modelo de gestão e outras variáveis são específicos na dinâmica de cada empresa e precisam ser avaliados. Nesse sentido, várias práticas estão interligadas, como o funcionamento do negócio, do mercado e quais métodos de pagamentos são disponibilizados, como parcelamentos e mensalidades. Dessa maneira, fatores internos e externos à empresa impactam no andamento, dinâmica e gestão das cobranças.

Mesmo sem planejamento prévio, todos os empreendimentos precisam realizar a gestão de cobrança. Assim, é possível começar a receber somente em dinheiro, em um sistema de caderneta, por exemplo. Mas, essa forma de recebimento pode complicar o processo de compra, caso haja aumento na demanda. Além disso, a incidência de erros pode ser elevada, uma vez que é preciso que o responsável tenha atenção especial para a organização e acompanhamento das cobranças.

Por isso, mesmo quando o modelo de cobrança está consolidado, por vezes é preciso repensar as estratégias. Dessa maneira, melhorar os processos de gestão de cobranças de um negócio, como forma de planejar, estruturar, organizar e executar ações que otimizem a administração do estabelecimento é fundamental. Portanto, a seguir são listadas as etapas necessárias para ajudar empreendedores no momento de decisão sobre qual modelo de gestão de cobranças adotar.

Implementar as ações do planejamento

Depois de refletir sobre todas as etapas do processo de pagamento ou simplesmente repensá-lo, é preciso colocar em prática tudo que foi estudado. Esse é o momento em que se podem realizar pequenos ajustes ou simplesmente recomeçar do zero, utilizando como base as análises que são realizadas durante a execução do projeto.

Pode ser difícil no início, mas um empreendedor precisa considerar que nem sempre o que está bom para o negócio atende às necessidades do cliente. Dessa maneira, são os consumidores e a dinâmica de cobrança que determinam qual forma de pagamento mais se adequa ao produto ou serviço. Além disso, o planejamento é um processo constante, que deve ser feito em curtos períodos de tempo, não somente uma vez ao ano.

Disponibilidade de opções de pagamento variadas

Disponibilizar somente uma opção de pagamento nem sempre é uma boa ideia. O consumidor pode não dispor de dinheiro em espécie, por exemplo, o que pode impedir a efetivação da compra. Portanto, oferecer mais de uma alternativa, como o cartão de crédito, boleto bancário, carnê ou até mesmo um link de pagamento pode garantir a melhoria e facilidade na experiência de compra. Isso também pode contribuir tanto para a fidelização do cliente quanto para a diminuição da inadimplência. Em plataformas de pagamento, o acompanhamento dos títulos pagos e os que ainda não foram efetivados pode ser realizado, de maneira que torna o processo de gestão financeira mais simplificada.

Intermediador de pagamento

Para centralizar as cobranças e diminuir os custos de sua implementação, uma boa saída é utilizar um sistema de pagamento. Geralmente, esse tipo de ferramenta de gestão é fornecido por empresas especializadas em gerir cobranças, como a Gerencianet. Com o sistema, é possível emitir cobranças por meio de boletos, carnês, cartão de crédito, assinaturas e ter acesso a uma plataforma personalizada para administrá-las.

Assim, automatizar as cobranças e diminuir a inadimplência pode se tornar mais fácil, uma vez que o sistema envia e-mails ou arquivos para downloads de modo a evitar atrasos e esquecimentos. Essa abordagem ajuda a tornar a cobrança mais impessoal para evitar desgastes no relacionamento com o cliente. Além disso, ainda são disponibilizados relatórios personalizados com o status das cobranças e transferência bancária para clientes da plataforma movimentarem o saldo presente na conta.

O que fazer quando o cliente se endivida?

Mesmo dispondo de todos os mecanismos e possuindo um planejamento consistente para facilitar a gestão de cobranças, podem acontecer imprevistos. Portanto, se um cliente adquire dívidas, o emissor responsável precisa adotar uma postura de negociador do débito ao cobrá-lo.

Algumas práticas são consideradas abusivas e não podem ocorrer na hora de abordar um consumidor inadimplente. Dentre elas, não é permitido coagir o credor a quitar a dívida, expor a dívida para terceiros, entrar em contato de maneira abusiva e fora dos horários permitidos. O não cumprimento dessas práticas pode implicar ao responsável penas previstas em lei, descritas no artigo 71 do Código de Defesa do Consumidor. Além disso, a infração prevê multa e detenção de 3 meses a 1 ano.