A lei de dados e a importância da gestão documental

Ninguém discute a importância dos dados dentro do ambiente corporativo. Com as informações certas, a empresa consegue tomar melhores decisões e, consequentemente, se destacar da concorrência em seus segmentos. Contudo, a sanção da Lei Geral de Proteção aos Dados (LGPD), em agosto de 2018, traz novas regras e normas para lidar com esses elementos, e exige que as organizações tenham políticas mais claras para a segurança, proteção e transparência – tornando a gestão de documentos um item primordial dentro das estruturas empresariais.

Este conceito realmente está em alta entre as corporações. Uma pesquisa conduzida globalmente pela Association for Information and Image Management (AIM) e pelo CENADEM-IPC no Brasil mostra que praticamente nove em cada dez empresas em todo o mundo (89%) acreditam que tecnologias de gestão de documentos são importantes para o sucesso dos negócios – no País, esse índice é de 72%. Além disso, essas soluções movimentaram quase R$ 2 bilhões em 2017, no último levantamento realizado.

A tendência é esses números aumentarem ainda mais nos próximos anos graças à LGPD. O texto brasileiro trata, a princípio, dos dados coletados, tratados e publicados de forma online. Ou seja, das informações que as empresas conseguem rastrear e obter graças à atividade virtual dos usuários – é possível obter um perfil quase completo das pessoas apenas com o monitoramento de sua jornada na web.

É justamente neste ponto que a lei pretende agir daqui para frente. Agora, as empresas só podem trabalhar com informações que elas próprias conseguem coletar e, principalmente, tiver autorização explícita para utilizar. Dessa forma, aumenta a importância dos documentos já existentes no banco de dados das organizações e reforça a necessidade de deixá-los de forma organizada e acessível – ainda mais para empresas que não possuem negócios no ambiente digital, mas também precisam se adequar à LGPD. Afinal, se a sua companhia possui um dado cadastral de seus clientes, ela já deve seguir todas as normas de segurança e transparência estipuladas.

A segurança da informação, aliás, é base fundamental da gestão documental por incluir elementos de confidencialidade, clareza, autoridade e disponibilidade a todos os dados digitais e digitalizados de uma empresa. Ainda hoje é possível encontrar companhias que realizam a gestão manual de seus documentos, perdendo tempo e dinheiro com essa tática. Com a produção e a demanda por informações cada vez maiores, é imprescindível contar com uma solução capaz de fazer o gerenciamento desses conteúdos, permitindo que os dados certos estejam sempre em mãos no momento mais adequado.

Em um mundo onde a barreira do online e do offline está cada vez mais tênue, saber trabalhar com os dados é um diferencial e tanto nos negócios. Entretanto, não basta apenas utilizar essas informações em qualquer decisão. É preciso, antes de tudo, encontrá-la, interpretá-la da forma correta e adotar as melhores práticas de armazenamento e gerenciamento – e isso é possível apenas com uma boa gestão de todos os documentos.

*Rodrigo Reis é diretor comercial e sócio da Reis Office, empresa líder em outsourcing de impressão e soluções para digitalização, transmissão e armazenamento de documentos.