Administrar o tempo na era da conectividade se tornou o grande desafio empresarial

Identificar o que é urgente ou importante na gestão apropriada do tempo é uma missão onde pessoas se perdem, no dia a dia das organizações. Normalmente essas pessoas tornam-se excelentes operacionais ou se sobressaem como lideranças aptas a assumir novos cargos e desafios. Habilidade para administrar o tempo e capacidade de identificar o que é urgente e o que é importante deveria ser característica de todos os gestores, de coordenador a presidente. Está relacionado com a capacidade de planejar, delegar e distribuir tarefas.

Todo mundo já deve ter trabalhado ou visto departamentos que trabalham para apagar incêndio e que requerem muitas horas extras por parte dos funcionários. Resolver esse problema aparentemente crônico é mais fácil do que parece, é uma questão de sistematizar processos, elaborar um planejamento com ações e metas e priorizar na rotina as tarefas importantes, com cada vez menos itens urgentes.

Na sociedade de serviços, e nitidamente já vivemos essa realidade, a célebre citação de que tempo é dinheiro nunca foi tão oportuna e atual. No mundo dos negócios, devemos entender que o cliente não tem tempo para esperar e muitas vezes a sua decisão de comprar esse ou aquele produto/serviço se baseia na rapidez com que foi atendido. Mas como então atender as necessidades e os desejos dessa sociedade que exige cada vez mais por menos e no seu tempo? Para quem vai servir um cliente, é tudo uma questão de boa administração do tempo e habilidade para identificar o que deve ser tratado primeiro: o urgente ou o importante.

No mundo dos negócios, tudo o que precisamos fazer contempla sempre 4 possibilidades:

• Elas são importantes e urgentes
• Elas são importantes e não-urgentes
• Elas são não-importantes e urgentes
• Elas são não-importantes e não-urgentes

A urgência está ligada ao tempo, ao prazo de início e de execução, requer ação imediata; importância está relacionada com o que a tarefa irá agregar para se atingir os objetivos pessoais e profissionais, geralmente diz respeito ao que foi planejado e instituído como meta.

Se iniciarmos pelos extremos, se a tarefa que você precisa fazer é importante e urgente, trate-a com a maior prioridade no seu dia, agende-a para ser realizada imediatamente. Se ela não é nem importante nem urgente, esqueça e passe para a seguinte. Em regra devemos nos preocupar com as tarefas importantes, pois essa sim está relacionada com as atividades que foram previamente planejadas e que podem impactar o resultado final do negócio.

Administração do tempo é mais uma questão comportamental e de hábito do que técnica. Quem administra bem o seu tempo prioriza o que é importante, dentro dos prazos programados, e evita que aquilo que não foi cumprido torne-se urgente ou um verdadeiro incêndio que vai consumir recursos e deslocar pessoas das suas atividades importantes. A saída disponível é sim, continuar “apagando os incêndios” das atividades urgentes, mas programando e dedicando parte considerável do tempo para as atividades importantes, ou seja, as relacionadas com metas.

Dicas para melhorar a administração do tempo

• Faça planejamento diário da sua rotina, anotando em uma agenda todas as tarefas que precisam ser cumpridas. Lembre-se que uma tarefa importante que não foi executada no prazo correto poderá tornar-se urgente.
• Saiba delegar para sua equipe, pontuando com clareza o que deve ser feito e em que prazo. Qualifique, ao delegar, se a tarefa é importante (está relacionada com o plano de trabalho para o dia, semana, mês etc) ou se é urgente (tem um curto prazo pré-estabelecido para ser tratada e concluída).
• Saiba dizer não, evite demandas que não estão planejadas e mapeadas como importantes ou que possam comprometer o cumprimento daquilo que já está estabelecido para ser executado. Se não é urgente, nem importante, trate como prioridade 4 e insira no seu roteiro de tarefas futuras.
• Crie a cultura de planejamento por área e individual, com definição de prazos para início e término. Estimule a equipe a manifestar as dificuldades ou o comprometimento dos prazos muito antes das datas estimadas para conclusão.
• Atente para tudo aquilo que pode “roubar” o seu tempo no dia a dia, como um telefonema inesperado que lhe tome muitos minutos, uma visita inusitada ou reuniões que se alongam.
• Crie na sua empresa ou entre seus subordinados a cultura de pontualidade nos prazos, com administração eficiente do tempo e prioridade para o que for importante. Lembre-se que o urgente pode ser o importante que não foi tratado no tempo certo.

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O autor é coach empresarial e consultor de vendas.
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