KANBAN – como utilizar para gerenciar diversos projetos

O Kanban foi criado no Japão pelas grandes automotivas para facilitar a forma de ver o trabalho que está sendo feito. É como um grande cartaz que contém todos os passos do dia a dia de uma tarefa, projeto ou processo.

Basicamente ele divide um projeto complexo em algumas etapas.

Na TopperMinds, por exemplo, usamos uma metodologia própria de planejamento empresarial, de gestão de projetos e de transferência de conhecimento que tem, juntos, elevado significativamente o patamar de desempenho dos clientes. Nossa missão única é extrair o máximo valor das oportunidades mercadológicas dos nossos clientes fazendo uso de visão, inovação e estratégias de integração das mais inovadoras iniciativas digitais.

E como gerenciamos tudo isso dentro da consultoria? Seguimos a metodologia Agile, um mindset bastante conhecido e utilizado dentro do mundo da gestão de projetos que ajuda a mensurar e controlar de forma prática das tarefas do dia a dia, além do framework SCRUM, que usa de práticas como a Sprint, que nada mais é do que um ciclo de tempo para atualizar nosso Kanban.

Para ficar mais fácil de entender, usamos quatro etapas em nosso Kanban: Backlog (definição dos entregáveis do projeto), To Do (adotamos o período de um mês para definir tudo o que podemos concretizar da nossa metodologia), Doing (ações dentro da semana 1, 2, 3 ou 4) e Done (ações finalizadas).

Como trabalhamos com equipes que podem ficar alocadas em diversos clientes, ou seja, que viajam muito, resolvemos trabalhar tanto com o Kanban físico na parede, quanto com o Kanban no Trello e ambos têm a mesma estrutura. A diferença é que o Kanban no Trello é acompanhado diariamente pelas equipes e norteia tudo que está sendo feito e o Kanban na parede é atualizado uma vez por semana, em um dia e hora que são sagrados e que todos se programam para estar pessoalmente ou remotamente disponível para atualizá-lo.

Porém, se sua empresa possui uma estrutura para gerenciamento de projeto e todas as pessoas trabalham pessoalmente, vale a pena ter um Kanban físico atualizado diariamente, de forma que o gerente do projeto saberá todos os dias o que está acontecendo.

No Kanban físico, o intuito de usar post its em uma parede é tornar o trabalho visual para que o time todo tenha noção do que está acontecendo e possam acompanhar a quantidade de trabalho de cada integrante do time. Por isso, além da descrição do card, colocamos também fotinhos com a carinha de cada um nós, já que uma mesma pessoa pode trabalhar em mais de um projeto por semana e precisamos ter um controle para saber quando redirecionar uma tarefa para outros membros da equipe.

Em adicional e para nosso senso de urgência, temos adesivos redondos para indicar se uma tarefa é prioridade ou urgente e adesivos de estrela para identificar a urgência de uma atividade.

Nas reuniões semanais, começamos a atualizar os cards que estão no “Doing” para ver se eles foram finalizados para então mover para o “Done”. Os que por alguma razão vão permanecer no “Doing” naquela semana, buscamos entender o motivo, levantar ajuda e envolver outras pessoas quando necessário. Depois dessa etapa, colocamos novos prazos. É nesse momento que percebemos que algumas pessoas podem estar precisando de direcionamento e aproveitamos a oportunidade para abrir a metodologia, entender o momento do projeto e direcionar corretamente os próximos caminhos.

Vale ressaltar que a reunião de atualização do Kanban físico acontece de forma rápida e objetiva. Como todos já estão com seus respectivos Trellos atualizados, normalmente precisamos de apenas 15 minutos para dar os direcionamentos necessários em cada projeto. O lema é não fazer atualizações de equipe ou planejamento durante essa reunião pois isso deve ser feito em outro momento.

Conhecer o Kanban e a metodologia Agile incentivam a criação de sua própria estrutura de acompanhamento. Vai ajudar muito na produtividade da equipe.

*Adriana Ortiz é Head de Gestão de Projetos da TopperMinds, e Larissa Topper, PMO dos projetos da TopperMinds.