Três dicas para tornar sua empresa digital e segura

Por *Matheus Assis Baeta

Estruturas limpas, visão clara e segurança estão em alta demanda em todas as empresas e corporações. Isso garante maior eficiência e satisfação no trabalho. Então, agora é a hora de repensar os processos empoeirados e trazer um novo impulso aos fluxos de trabalho com soluções digitais.

Neste artigo trago três dicas para tornar sua empresa mais organizada e segura:

1- Introduzir fluxos de trabalho estruturados

Os funcionários trabalham de forma eficiente quando os processos e fluxos de trabalho são coordenados de maneira ideal. Enquanto isso parece simples, não é necessariamente fácil na prática. Às vezes, os funcionários agem espontaneamente ou não conseguem garantir a devida entrega das tarefas. Isso deixa a pessoa responsável sem saber o que fazer, e um tempo importante pode ser perdido. Por isso, recomendo a automação de processos. Seja pedidos de férias, reservas de hotel, compras de passagem ou reclamações, quando os processos são movidos para a frente por conta própria, as tarefas que foram deixadas para trás acabam não sendo realizadas.

Na verdade, às vezes as responsabilidades em uma empresa podem mudar rapidamente. Essa é outra razão pela qual é importante que seus processos digitais sejam flexíveis e personalizáveis.

2- Otimizar a comunicação

A maioria dos problemas nas empresas são problemas de comunicação. Quando você tem uma pergunta, você espera uma resposta rápida; mas, às vezes, você não sabe a quem perguntar e precisa esperar até que a pessoa correta seja localizada antes de conseguir ajuda. Isso pode ser frustrante. É aqui que a comunicação estruturada digital, por meio de um sistema de tickets ajuda. As perguntas são enviadas diretamente ao especialista responsável e os contatos certos se comunicam rapidamente. Notificações e lembretes automáticos fornecem uma resposta rápida. E o solicitante tem visibilidade contínua do status do ticket.

3- Coloque a segurança em primeiro lugar

Ameaças da Internet espreitam a cada momento. Mas o que deve ser feito se um ataque realmente acontecer? Sua empresa terá imediatamente a estratégia certa para responder?

Um software de análise apropriado pode identificar o perigo; mas com incidentes de segurança, cada segundo conta, por isso é fundamental que as equipes saibam o que fazer quando o perigo for detectado. Aqui também é aconselhável definir processos e responsabilidades digitalmente. Em caso de emergência, os funcionários responsáveis são notificados imediatamente e sabem exatamente o que deve ser feito e quando deve acontecer com a ajuda de processos armazenados. Todos os incidentes também podem ser armazenados, caso sejam necessários durante uma auditoria. Embora os incidentes não possam ser completamente evitados, respostas rápidas dão aos funcionários e clientes a sensação de segurança e proteção.

*Matheus Assis Baeta é diretor da OTRS no Brasil

Sobre a OTRS

A OTRS é lider em soluções para gerenciamento de processos e comunicações e oferece às empresas de todos os tamanhos soluções flexíveis para economizar tempo e dinheiro. Entre seus clientes estão Lufthansa, Airbus, IBM, Porsche, Siemens, Bayer Pharma AG, BSI (Instituto Federal de Segurança da Informação), Instituto Max Planck, Toyota, Huawei, Hapag Lloyd e Banco do Brasil. Mais de 170.000 empresas em todo o mundo usam a OTRS Service Management Suite, entre elas mais de 40% das empresas do DAX 30. A suíte OTRS está disponível em 38 idiomas. A empresa é constituída por OTRS AG e suas cinco subsidiárias OTRS Inc. (EUA), OTRS S.A. de C.V. (México), OTRS ASIA Pte. Ltd. (Cingapura), OTRS Asia Ltd. (Hong Kong) e OTRS Do Brasil Soluções Ltda. (Brasil). A OTRS AG está listada no Conselho Básico da Bolsa de Valores de Frankfurt. Mais informações em: www.otrs.com