Fatores críticos de sucesso na Implantação de um PMO e de uma ferramenta PPM

Implantar um PMO é vital para que a empresa controle bem seus projetos

Alguns pontos devem ser considerados no início da implantação de um PMO. Vamos a eles.

Facilite ao máximo a atualização de status

Faça com que o fornecimento de status dos projetos pela equipe seja algo rápido, reduzindo a carga administrativa. Isso requer a captura das atualizações em um método intuitivo e fácil - se você pretende usar uma solução técnica para este fim, garanta que ela é projetada para atender o perfil médio dos usuários da organização, não apenas os "experts" em TI.

Certifique-se de que você tem patrocínio executivo

Certifique-se de que os executivos e os principais interessados participam pro-ativamente. A mudança é um fator constante em todos os projetos mas em implementações de soluções PPM o peso da mudança é muito maior. Para que a mudança seja bem sucedida, deve haver o "buy-in" e engajamento do nível executivo. Se não houver, desista. Trabalhadores vão apresentar desinteresse e se perguntar por que eles deveriam fazer algo se os executivos não estão dispostos a se comprometer. Se os executivos estão olhando para as informações e relatórios em tempo real, os trabalhadores vão querer fornecer atualizações oportunas e precisas, isso também irá garantir que a equipe de trabalho use o software PPM como uma plataforma de comunicação, colaboração e visibilidade.

Faça com que as pessoas se divirtam!

Torne o processo divertido (sim, divertido). Pode não ser fácil, mas dê recompensas para a pessoa que completa o trabalho antes do prazo, que finaliza mais atividades. Ou ainda melhor, use índices da Gestão de Valor Agregado, como o SPI e o CPI, para compor a remuneração variável. Faça uma grande divulgação dos sucessos alcançados. Quando o trabalhador vê que as atualizações de status dos projetos são utilizadas para meios positivos, eles serão incentivados a continuar usando o produto, criando assim um ciclo positivo.

Processos? Apenas os essenciais.

Reduza ou redesenhe processos que causem gargalos. Abrace a mudança. Questione se os processos são realmente necessários. Existe uma verdadeira razão para este processo? Quem está exigindo que esse processo? Se isso não for requerido, por que não descartá-lo e reduzir as etapas do processo. Em última análise, a maioria dos processos estão no local para o controle e em sua maior parte por razões negativas, em vez de positivas. Mantenha os processos estupidamente simples. Se os membros das equipes de projeto perceberem que o PMO teve esta preocupação, para benefício de todos, isto torna-se uma abordagem de liderança, não de comando/controle ou hipocrisia.

Consolide

Minimize vários conjuntos de soluções, sempre que possível. Utilize uma solução PPM que consiga cobrir a quase totalidade das necessidades do PMO. Evite utilizar soluções separadas para elaboração da EAP, do cronograma, da análise de riscos, dos stakeholders. Cedo ou tarde, o peso da consolidação de dados de soluções separadas ou os erros causados nestas consolidações irão jogar contra o PMO. Unificar a entrada e tratamento de dados também é uma grande vantagem em uma solução única, integrada. Isso ajuda a garantir que você tenha uma versão única da verdade, senão qualquer informação fornecida aos tomadores de decisão podem não ser confiáveis e levar a decisões erradas.

Mantenha em evolução

Lembre-se que este é um processo de contínua mudança e evolução, nunca completo. O PMO deve estar lá para efetuar a mudança valiosa, não governar para o bem de governar. Aproveite a energia e capacidade de inovação dos membros mais jovens da equipe do PMO. Evolua os processos, capacite mais a equipe e, principalmente, exija evolução do software PPM.

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