Como estruturar relatórios para controlar os gastos da empresa

O controle de gastos é algo fundamental para a empresa que deseja se manter competitiva no mercado, principalmente em tempos de crise econômica, seja interna ou externa. Esse controle deve ser feito cuidadosamente por meio de relatórios bem estruturados.

Todos os custos devem ser considerados e inseridos no relatório. Com ele, será mais fácil fazer um monitoramento minucioso e contínuo, identificando os pontos mais importantes e tomando decisões mais acertadas. Cesar Tavares Matias, CTO da Wappa, empresa brasileira pioneira e líder na gestão de táxi corporativo, e que é responsável por desenvolver as tecnologias que oferecem esses recursos para o mercado corporativo, selecionou sete dicas de como as empresas podem controlar seus gastos.

1. Identifique seus custos

Apesar dos gastos fazerem parte de qualquer empresa, a redução deles é um critério importante para garantir a sobrevivência do negócio e permitir que sejam aplicadas estratégias que estimulem a produtividade sem causar mais ônus financeiro.

2. Avalie melhor a contratação e a demissão de funcionários

As demissões são uma forma muito usada para controlar os gastos dentro das empresas. Contudo, nem sempre são uma boa solução. Antes, o gestor deve considerar outras possibilidades, mesmo que seja redução de salário. A demissão geralmente causa prejuízos também, já que envolve o pagamento dos encargos sociais, como FGTS e aviso prévio. Além disso, os gastos com treinamento de funcionários, que deveriam ser considerados investimentos, se tornam custos a mais na hora da demissão. Lembre-se que você talvez tenha que contratar outros funcionários para substituir os que foram demitidos e essa medida pode sair mais cara que manter o antigo pessoal. A fim de preparar os novos funcionários, talvez sejam necessários treinamentos e cursos, que serão custeados pela empresa, representando aumento de gastos. Caso os novos profissionais não sejam tão capacitados como os primeiros, a solução acabará se tornando um novo problema a resolver.

3. Estude a aquisição de materiais: móveis, utensílios de escritórios e estoques

É necessário realizar a apuração dos produtos e matérias-primas com o máximo de precisão. Comprados em muita quantidade ou com escassez, essas aquisições podem provocar prejuízos como depreciação natural das mercadorias e reflexo negativo no cenário de vendas. Também é preciso controlar os gastos dos materiais de escritório e dos móveis. Pode-se evitar, por exemplo, utilizar a impressora da empresa para a impressão de documentos pessoais. Também se deve evitar usar os telefones corporativos (fixo e celulares) para ligações pessoais. Para esse controle, é fundamental a aplicação de recursos tecnológicos, como um software que registre todas as ligações feitas e os horários.

No entanto, a conscientização dos funcionários pode ser bem mais eficiente que qualquer tipo de penalidade.

4. Compare os gastos com aluguel e condomínio

É comum que os empreendedores queiram um espaço físico amplo e muito bem posicionado para estabelecer seus negócios. Mas nem sempre essa pode ser a melhor opção. Gastos com aluguel e condomínio podem ser pesados para várias empresas, dependendo de sua localização nos centros urbanos e dimensão, especialmente para aquelas de menor porte. Alugar um espaço menor pode ajudar a investir capital em outras coisas, mais necessárias e eficientes, como contratar um especialista em marketing, adquirir um equipamento inovador ou investir no treinamento da equipe. Os coworkings são opções comuns de compartilhamento de espaço de trabalho, que reúnem dois ou mais profissionais de uma mesma área com eficiência e a menores custos.

5. Considere as despesas com máquinas e serviços

Os gastos resultantes da utilização de máquinas e equipamentos em geral (como energia elétrica e água) estão muito associados à produção de bens e serviços. É importante controlar os gastos conforme a produtividade da empresa, compreendendo que esses valores entram no custo final do produto (custos de produção). Além de máquinas, é preciso considerar ainda os serviços gerais dos quais a empresa necessita, como internet, telefone, energia elétrica, água e outros. Eles devem respeitar os limites da sua empresa. Não é aconselhável, por exemplo, adquirir uma velocidade muito alta de internet se você não vai usá-la — trata-se de desperdício. Também não se deve manter equipamentos elétricos ligados quando não se está fazendo uso deles e no caso de telefonia, é importante contratar planos suficientes somente para atender às demandas da empresa.

6. Planeje tudo relacionado ao pagamento de tributos

Uma empresa tem a obrigação de pagar, no mínimo, 8 tributos mensais: ICMS (estadual), ISS (municipal), PIS, COFINS, INSS, IR, CSLL e IPI (federais). Por isso, é importante escolher o melhor regime tributário (Lucro Real, Lucro Presumido, Simples Nacional). Apesar de as pequenas empresas em geral optarem pelo Simples Nacional, muitas vezes, o Lucro Presumido costuma ser o mais vantajoso para as organizações que prestam serviços, independentemente do seu porte. O planejamento tributário também permite identificar oportunidades de recuperar créditos do ICMS, ISS, PIS, COFINS e outros, bem como aproveitar as vantagens oferecidas por alguns incentivos fiscais do governo, relacionados à tecnologia, ao uso de energia elétrica e outras coisas.

7. Monitore de perto os gastos fixos e variáveis

É importante que o gestor, para estruturar corretamente seus relatórios, identifique e separe os gastos fixos dos variáveis, já que os primeiros tendem a manter valores predefinidos, enquanto os outros oscilam conforme a produtividade/venda aumente ou diminua. Certos custos de serviços, como energia elétrica e água, podem ser fixos ou variáveis. Em uma indústria, por exemplo, a luz geralmente é um custo variável, ligado diretamente à produção de bens. Em escritórios, costuma ser um custo fixo. Seja como for, tanto fixos quanto variáveis, os gastos podem ser cortados ou reduzidos e cabe ao gestor e à sua equipe realizar uma análise minuciosa que contemple essas possibilidades.
Sobre a Wappa

Com 15 anos e líder no mercado de táxis corporativos, a Wappa está presente em 700 cidades de todos os Estados do Brasil. São 90 mil taxistas cadastrados, sendo 60 mil em SP e RJ, 6 mil clientes, de PMEs a corporações, e 1 milhão de usuários. A companhia é a única a operar somente com taxistas regularizados e a oferecer uma plataforma de soluções capazes de atender o mercado corporativo de forma plena, possibilitando eficiência na redução de custos e otimização de processos – diferenciais que fazem da Wappa uma referência no assunto no Brasil.