Como reduzir os custos e aumentar a eficiência de sua empresa em 7 passos

Em 2017, os primeiros sinais de que o período de turbulência estava cessando e da gradativa retomada econômica do país, começaram a surgir. Isso não significa, no entanto, que questões como a sustentabilidade financeira, a redução de custos e um melhor direcionamento dos investimentos, deixaram de fazer parte das pautas de gestão.

Aliás, muito pelo contrário. Se podemos extrair uma lição positiva da crise econômica vivida pelas empresas nacionais, ela diz respeito a percepção de que uma política de gastos bem estruturada e um uso de recursos eficiente, são elementos que devem fazer parte da realidade de qualquer empresa, independentemente de seu porte ou do cenário externo, uma vez que tais ações fornecem a base para o crescimento de qualquer organização.

Pensando nisso, separamos aqui sete passos que toda companhia deve adotar, caso queira manter-se competitiva, reduzir custos e obter ganhos em eficiência.

1. Planejamento de custos e melhor uso dos recursos

Como toda a ação que envolve o mundo dos negócios, reduzir os custos de uma empresa também envolve planejamento. Neste sentido, gestores devem fazer um mapeamento detalhado de todos os gastos organizacionais, verificando onde estão os gargalos, que custos podem ser cortados e quais as melhores formas de distribuir os recursos daquela companhia.

Este passo é fundamental, pois fornecerá aos gestores o background necessário para a tomada de decisões mais assertivas. Como se sabe, a falta de planejamento financeiro é uma das principais causas para o fechamento de empresas no país, segundo apontam estudos de institutos como o Sebrae.

2. Otimização de processos

Grupos de colaboradores realizando atividades que poderiam ser realizadas por um número menor de funcionários ou mesmo automatizadas por meio de softwares ou soluções inovadoras; pouco uso da tecnologia; microgerenciamento que afeta a dinâmica das rotinas de um negócio. Todas essas são causas que impactam negativamente no andamento de qualquer companhia, e consequentemente, aumentam seus custos, além de diminuir a entrada de capital.

Outra questão importante é apontada por estudos da Gartner. De acordo com a consultoria, processos muito rígidos tendem a tornar operações menos ágeis, fator este que diminui também o desempenho e o alinhamento de operações aos negócios de uma empresa.

Neste sentido, investir em processos mais dinâmicos, flexíveis, amparados na inovação e com uma distribuição mais estratégica dos colaboradores de uma companhia, é uma das chaves para que seja possível reduzir os custos de uma empresa.

3. Melhoria dos índices de produtividade

A melhoria dos índices de produtividade de um negócio está diretamente ligada a questão dos custos de uma empresa e a já comentada otimização de processos. Ora, se gestores investem tempo e recursos de seu negócio em operações com baixos índices de produtividade, é lógico pensar que os recursos financeiros não estão sendo bem aproveitados e que novos métodos devem ser testados e posteriormente adotados.

Uso de indicadores de produtividade, ferramentas de acompanhamento do fluxo de trabalho, planejamento de metas e a busca por um maior envolvimento dos colaboradores com os objetivos do negócio, estão entre as medidas centrais para o aumento da eficiência de uma empresa.

Segundo levantamento do Instituto Gallup, o índice de engajamento de colaboradores americanos gira em torno de 30% (15% maior do que a média mundial).

Quando pensamos que a produtividade de um americano chega a ser até quatro vezes maior que a de um brasileiro, podemos entender o envolvimento como um ponto indispensável na rota para a mudança deste patamar de baixa produtividade que afeta os ganhos e custos de uma empresa. Fortalecer aspectos como a missão, metas e visão do negócio ajudam a criar uma rede de colaboradores mais engajados e independentes.

4. Planejamento tributário

Você já parou para pensar nos custos tributários de seu negócio e se sua empresa está pagando, realmente, aquilo que deveria pagar? Por incrível que pareça, muitas organizações – mesmo as de médio e grande porte –, acabam perdendo recursos com o pagamento a mais de tributos, taxas e impostos.

Sendo assim, um planejamento tributário – que envolve a busca por um menor pagamento de tributos sem prejuízo as leis fiscais do país –, é um ótimo instrumento para que gestores possam reduzir os custos de uma empresa. Investir na capacitação da equipe fiscal, manter um controle eficiente e até mesmo contratar uma consultoria, são opções que podem resultar em ganhos expressivos no longo prazo.

5. Automação das rotinas financeiras e contábeis

Quando tratamos dos planos contábil, financeiro e fiscal, estamos, em muitos dos casos, tratando de rotinas recorrentes, que exigem um excesso de atenção e envolvem a necessidade de gestão de um grande volume de dados.

Tais processos, quando realizados manualmente, podem acabar sendo fontes de dor de cabeça, jornadas intermináveis de trabalho (e retrabalho) e, em diversos cenários, envolvem a contratação de profissionais especializados.

Quando falamos de empresas cujo eixo central de negócios se distancia destas rotinas, na prática, as rotinas financeiras, contábeis e fiscais, inevitavelmente, são fontes de custos e podem até afetar a produtividade e o direcionamento estratégico de um negócio.

Por tudo isso, nada mais natural do que buscar a automação destas rotinas. Hoje, o mercado já oferece uma série de soluções eficientes, capazes não só de garantir segurança e qualidade em operações financeiras, contábeis e fiscais, mas também, eliminam custos fixos significativos, não só com o fator mão de obra, mas também alocação de espaços e a necessidade de correção de processos falhos.

6. Incentivo à inovação

A automação de processos recorrentes é uma das etapas cruciais para que você possa reduzir os custos de seu negócio. Mas é possível ir além e expandir esta cultura de uso da tecnologia e otimização de rotinas a favor de uma empresa.

Ao difundir uma cultura de inovação, com uso mais intensificado da soluções e ferramentas no suporte às atividades do dia a dia, a tendência é que sua empresa veja o crescimento dos índices de produtividade e adquira diferenciais competitivos advindos de um processo de transformação digital.

Vale reforçar aqui a ideia de que, empresas inovadoras tendem a ser também ambientes com alto grau de diversidade, fator que, segundo pesquisas da Boston Consulting Group, é capaz de impulsionar o desempenho financeiro de uma organização.

7. Foco no core business do negócio

Com a implementação dos passos anteriores, é possível direcionar seus colaboradores para atividades mais decisórias e criativas, diretamente relacionadas com os objetivos centrais de sua empresa.

Esta ação tende a contribuir com a motivação dos colabores que, por sua vez, pode melhorar os índices de produtividade de um funcionário em até 12% (Universidade de Warwick). Produtividade esta que gera mais eficiência para a sua empresa e a certeza de que seus recursos estão sendo bem direcionados.

Por fim, vale ter em mente que, reduzir os custos de uma empresa não significa reduzir seus padrões de qualidade, mas fazer um uso mais racional e sustentável dos recursos, evitando perder o foco em operações secundárias e priorizando os objetivos estratégicos que contribuem para manter a competitividade dos produtos e/ou serviços oferecidos.

Luiz R. Cascaldi é Chief Marketing Officer na Dattos, fintech especializada em integração de dados, gestão e automação de processos de conciliação (contábil, fiscal, bancária, ativos e de dados). Por meio de uma plataforma simples e intuitiva, Dattos possibilita às empresas de diversos setores realizar operações complexas com alto volume de informações em apenas poucos minutos, de forma padronizada, simples e gerenciável.