Com a aproximação do prazo final para a entrega da declaração do Imposto de Renda 2025, no dia 31 de maio, pequenos e médios empresários devem redobrar a atenção às suas obrigações fiscais. A Receita Federal tem intensificado o cruzamento de dados entre CPF e CNPJ, o que exige maior rigor no controle das informações, especialmente em casos de movimentação financeira significativa ou distribuição de lucros.

Um dos principais pontos de atenção está na separação entre as finanças da pessoa jurídica e da física do empresário. “Mesmo que a empresa seja optante pelo Simples Nacional ou esteja registrada como MEI, o sócio ou proprietário pode ser obrigado a declarar o Imposto de Renda como pessoa física, especialmente se tiver recebido pró-labore, lucros, dividendos ou possuir bens e rendimentos enquadrados nos critérios da Receita Federal”, explica Moacir Borri, head de produto da vhsys, empresa de tecnologia especializada em soluções de gestão empresarial online.

A confusão entre contas pessoais e empresariais ainda é comum entre pequenas e médias empresas. Quando a organização financeira não é mantida ao longo do ano, a apuração correta dos dados exigidos na declaração — como rendimentos, despesas dedutíveis e movimentações financeiras — se torna mais complexa e sujeita a erros.

Utilizar a conta bancária da empresa para despesas pessoais ou deixar de registrar retiradas mensais, por exemplo, dificultam a transparência das informações e aumentam o risco de inconsistências nos dados entregues ao Fisco. Com o avanço dos sistemas de fiscalização e cruzamento de dados da Receita, essas falhas podem ser facilmente detectadas.

Para evitar problemas, a organização financeira precisa ser constante e estruturada. Manter registros atualizados de receitas, despesas, lucros distribuídos e emissão de notas fiscais contribui tanto para o cumprimento das obrigações fiscais quanto para uma gestão mais eficiente do negócio.

Nesse sentido, o uso de sistemas de gestão empresarial pode ser um grande aliado. Soluções que automatizam tarefas, como emissão de notas fiscais, controle de fluxo de caixa e geração de relatórios financeiros, facilitam o trabalho do contador e tornam o processo de declaração do IR mais simples e seguro.

“A tecnologia de gestão permite ao empreendedor acompanhar a saúde financeira do negócio em tempo real e ter à disposição todas as informações necessárias para prestar contas com precisão. Isso reduz erros, evita retrabalho e proporciona mais tranquilidade na hora de declarar. Também torna o dia a dia da companhia mais dinâmico e organizado”, afirma Moacir.

Empresas que mantêm as finanças organizadas ao longo do ano ganham agilidade na entrega da documentação, facilitam o trabalho contábil e reduzem significativamente o risco de autuações.

Sobre a vhsys

A vhsys é uma empresa de tecnologia especializada em soluções de gestão empresarial online, direcionadas para micro e pequenos negócios. No mercado desde 2011, a vhsys já ajudou a simplificar a gestão de milhares de empresas, com mais de 22 milhões de notas fiscais emitidas e R$ 60 bilhões movimentados, tudo por meio do sistema.