Ter uma boa contabilidade significa além de clareza na gestão, a própria sobrevivência do negócio. Isso porque a mortalidade de empresas é na maioria das vezes causada por problemas financeiros.

De acordo com o assessor contábil e CEO da Sapri Consultoria, Cláudio Lasso, todo mundo que trabalha em um escritório de contabilidade sabe que as rotinas contábeis são bastante atribuladas e lidam com diversos processos e etapas.

"São diversos papéis, documentos e listas com exigências individuais de cada cliente que fazem com que essa organização seja necessária. Em geral, as rotinas contábeis envolvem todas as análises financeiras que uma empresa possui, seja ela grande, média ou pequena. Alguns exemplos são resultados, controle de caixa, balanços e análise dos prejuízos e lucros. Dessa forma, tudo que envolve o funcionamento da empresa faz parte", explica o contador.

Pensando nisso, ele listou todos os principais pontos das rotinas contábeis e deu quatro dicas de como organizar esse funcionamento para tornar sua empresa muito mais produtiva.

"1. Faça uma divisão dos departamentos

Com a alta demanda e ritmo intenso de trabalho, o ideal é que a sua empresa tenha uma divisão das tarefas para que a organização seja mais eficiente e as rotinas contábeis não saiam do controle.

Sejam para pequenas, médias ou grandes empresas, definir os departamentos é fundamental para que o colaborador entenda perfeitamente as suas atribuições e quais são as responsabilidades de cada setor. Além disso, é muito mais fácil mensurar o desempenho e produtividade dos funcionários.

2. Tenha um mapeamento dos processos

Quer identificar aquelas tarefas das rotinas contábeis de uma empresa que não estão fazendo sentido com o negócio? Faça um mapeamento dos processos. Fica muito mais fácil conseguir propor o que deve ser feito ou não pela equipe responsável.

Nesse caso, a principal vantagem é evitar com que o trabalho seja feito de uma forma que precise ser refeito. Ou seja, minimiza os retrabalhos e a execução acaba sendo ideal.

3. Classifique e delegue as tarefas

Sabe aquelas tarefas que acabam se tornando um dos desafios do contador moderno por serem extensas e acabam sobrecarregando os profissionais? Nesse caso, o ideal é identificar e classificar quais são as ações realizadas com frequência e delegar para alguém do time.

Para que isso saia dentro do previsto e que tenha o controle das rotinas contábeis, o ideal é fazer uma lista de todas as ações e classificá-las como: urgentes, importantes e não urgentes, urgentes mas não tão importantes se as que podem ser feitas com um tempo mais longo. A estratégia nesse caso é delegar o que é operacional e se concentrar nas que precisam de criatividade.

4. Capacite a sua empresa

Proporcionar cursos de rotinas contábeis para os colaboradores é uma excelente forma de deixar a sua equipe preparada e com aprendizagem contínua. Fornecer treinamentos e estabelecer um padrão para distribuir as metas e objetivos facilita o trabalho diário.

E por isso é importante que os funcionários saibam lidar com erros e aprender com eles para desenvolver e crescer a equipe. Além disso, feedbacks são ótimos momentos para expor o que precisa ser melhorado e evitar que os mesmos erros aconteçam no futuro".