Entre os meses de janeiro e abril de 2022, mais de 1,3 milhões de novas empresas foram abertas no Brasil, reflexo também da pandemia, quando muitas pessoas ficaram desempregadas e encontraram a saída no empreendedorismo. Sobreviver no mercado não é fácil e pequenos e novos negócios lideram as estatísticas de empresas que fecham antes mesmo de completarem cinco anos de existência. Em alguns casos, os erros cometidos são básicos e motivados pela falta de experiência, como dar atenção insuficiente a um aspecto fundamental do negócio: a contabilidade.

“A contabilidade é parte estratégica do que faz uma empresa se manter no mercado e crescer. Um bom trabalho unificado entre a administração e a contabilidade ajuda na tomada das melhores decisões. Quando não é bem feito, pode levar um negócio à ruína”, afirma Guilherme Baumworcel, CEO da fintech Rupee, plataforma de tecnologia Kanban e inteligência artificial aplicada à contabilidade, gestão tributária e folha de pagamento.

Para auxiliar empresários em busca de saúde contábil nos negócios, Guilherme separou quatro dicas básicas, porém essenciais, para o bom funcionamento de uma empresa.

1- Contrate um profissional

Um bom contador dará o direcionamento necessário que a empresa e o cliente necessitam. As obrigações fiscais brasileiras são de difícil compreensão e exigem uma pessoa especializada para fazer cumprir o aspecto legal do negócio. Um contador ainda pode dar orientações sobre finanças e quais as melhores decisões a serem tomadas, visando sempre à saúde contábil da firma.

2- Guarde os documentos

Todo e qualquer documento da empresa é importante. Os principais que devem ser armazenados são notas fiscais de vendas e de compras, guias de tributos fiscais e trabalhistas, declarações enviadas às autoridades fiscais e trabalhistas (no Brasil existem 97 obrigações acessórias), contratos de trabalho e recibos. Vale lembrar que boletos e comprovantes de pagamentos não são considerados documentos elegíveis para contabilidade e para as autoridades fiscais e trabalhistas. Essa organização é necessária para ter uma empresa com finanças saudáveis e na hora de apresentar alguma defesa, para não ter prejuízos futuros.

3- Faça análise mensal

Para uma correta organização da empresa, é preciso fazer o fechamento contábil mensal. É importante prestar contas e entregar relatórios aos gestores. O fechamento mensal auxilia a identificar problemas, adaptações necessárias, entender como cada área se comportou naquele período. Além disso, serve de apoio para o fechamento anual.

Peça o Balancete ao seu contador mensalmente, esse documento é a combinação do Balanço e da Demonstração de Resultado com todas as transações registradas no mês. Mas para isso, não se esqueça de enviar todos os documentos que seu contador lhe pedir, caso contrário ele não estará apto para realizar os registros dessas transações.

4- Use as melhores ferramentas

A tecnologia chegou para trazer benefícios em todos os setores e na contabilidade não é diferente. Com ela, processos se tornam mais fáceis e seguros. Algumas dessas ferramentas são armazenamento em nuvem, sistema de gestão de documentos e certificado digital.

“Existem várias tecnologias e metodologias que foram desenvolvidas para garantir uma melhor gestão da atividade a ser realizada e para gerenciar o tempo e controlar os processos de cada etapa das tarefas. Um sistema eficiente melhora a comunicação e a colaboração com a contabilidade. Além disso, o contador é o prestador de serviço que calcula e entrega para você, mas no final, você é o responsável legal. Vale a pena pesquisar mais sobre essas soluções e de que forma você pode aplicá-las em sua rotina de trabalho”, sugere Baumworcel.

Sobre o Rupee

Fundado em 2018 por Guilherme Baumworcel, o Rupee nasceu com a missão de democratizar a gestão ágil, acabar com os processos burocráticos do setor e otimizar o tempo operacional. Com apenas cinco meses de operação, a startup atingiu o break even. Em 2021, a empresa cresceu 212%. Desde sua fundação a Rupee dobra ou triplica o seu crescimento ano após ano, inclusive já está pré-operacional em Bahamas e na Inglaterra.