Custos, gastos e despesas: entenda a diferença

Cuidar e estar presente nas atividades diárias de um negócio não é uma tarefa fácil. É preciso saber lidar com diversos dados, quantias, preços e valores de forma cuidadosa, pois um simples erro na contabilidade de custos pode significar um prejuízo futuro. Por isso, para que a gestão financeira de uma empresa seja feita de forma correta, é preciso que se conheça bem as diferenças entre custos, gastos e despesas. E mais, é preciso ainda entender os conceitos de investimentos, perdas e desperdícios.

A importância da correta classificação

A correta diferenciação entre os custos, gastos, despesas, investimentos, perdas e desperdícios de uma empresa se faz extremamente necessária para o bom andamento de um negócio. Inicialmente, para uma pessoa com pouco conhecimento no assunto, os seis itens podem parecer a mesma coisa, porém não é essa a verdade: cada um desses itens representa uma modalidade diferente nos balanços de uma empresa, com as próprias normas contábeis os classificando de maneira distinta.

Com isso, ao se entender melhor e realizar uma apuração correta entre todos eles, é possível analisar, por exemplo, como é composto o valor daquilo que a empresa oferece como produto. É esse tipo de análise que nos dirá se um produto vale a pena ou não ser produzido, se tal modelo de negócio funcionará ou não e quais são os itens que precisam ser melhorados para que a empresa opere de forma mais eficiente.

Gastos

Começaremos pela definição de gastos por se tratar de um conceito extremamente amplo, pois todos os bens e serviços adquiridos por uma empresa são considerados como "gastos" em algum momento de sua existência. Sendo assim, existem gastos com a compra de matérias-primas, mão de obra, insumos, que no decorrer do processo se transformarão em custos, despesas ou investimentos.

Porém, se alguma quantia for destinada pela para cobrir alguma atividade inesperada, ou para completar algum custo ou despesa que passou daquilo já foi previamente planejado, tal item é considerado como gasto. São os valores que não estão previstos no orçamento, mas que é preciso gastar para continuar as atividades. Como o gasto tem natureza imprevisível, ele não pode ser repassado para o cliente no preço do produto. Portanto, a existência de gasto vai sempre significar prejuízo para a empresa.

Despesas

As despesas englobam todos os valores despendidos pela empresa para manter a manutenção de estrutura mínima e o funcionamento de suas atividades. Normalmente, despesa é tudo aquilo investido nas operações comerciais, nos setores administrativo, recursos humanos, marketing, entre outros.

Segundo ErnerstoHaberkprn fundador da ERPFlex, as despesas são um tipo de investimento que não têm ligação direta com a atividade central da empresa, como produção de bens ou oferta de serviços. Porém, mesmo não contribuindo diretamente pela geração de novos itens a serem comercializados, as despesas desempenham um papel importante e certamente o seu uso pode ter influência no aumento da receita da empresa.

As despesas podem ser classificadas em fixas ou variáveis:

Despesas Fixas: todo tipo de despesa que não varia de acordo o volume produzido ou vendido pela empresa, como estruturas físicas, mobiliário, material de escritório, entre outros.

Despesas Variáveis: todo tipo de despesa que irá variar proporcionalmente de acordo com volume produzido ou vendido pela empresa, como comissão de vendedores, por exemplo.

Algumas classificações podem incluir também as despesas semi-fixas ou semi-variáveis, como, por exemplo, o valor cobrado pela energia elétrica, onde se paga por uma quantia fixa mínima de energia acrescida de uma quantidade variável que vai sendo consumida conforme a produção. Nesse caso em específico, é importante ressaltar que a energia consumida pelas áreas administrativas e de apoio da empresa deve ser tratada contabilmente como despesa. Já a parte consumida pela área produtiva em si, é incorporada como custo direto de produção.

Custos

Custo é todo e qualquer valor aplicado no momento da produção de mercadorias ou da oferta de serviços da empresa, como mão de obra, matéria-prima, insumos, além da quantia despendida com energia elétrica, manutenção, depreciação de máquinas e equipamentos, materiais de limpeza e conservação, entre outros.

Ele representa todo capital aplicado diretamente nos fatores de produção necessários para a atividade central da empresa. É um item fundamental ao cotidiano de qualquer negócio, pois é através de tudo o que é contabilizado como custo que a empresa consegue operar. Logo, para aumentar a quantidade de bens produzida ou de serviços ofertados, normalmente é preciso aumentar o custo da empresa.

Os custos podem ser classificados em:

Diretos: todo tipo de investimento que é diretamente ligado à construção do produto ou serviço oferecido pela empresa, como matéria-prima, mão de obra, insumos, entre outros. São os mais fáceis de identificar.

Indiretos: tipos de investimentos ligados à produção dos bem ou serviços oferecidos, porém de forma indireta. São itens como manutenção, limpeza, almoxarifado, logística, energia elétrica, alimentação e todos os demais gastos de fabricação que não incidem diretamente sobre o produto em si.

É importante lembrar que todo custo é contabilizado inicialmente pela empresa como gasto. Entretanto, esse gasto se transformará em custo no momento de sua utilização. Por exemplo: a matéria-prima adquirida foi um dinheiro inicialmente contado como gasto, e assim permaneceu durante em que ficou estocada. Porém, no momento em que ela for usada na fabricação de algum bem, a matéria-prima se incorpora como parte integrante do item e passa a ser considerada como custo do mesmo. Esse custo, por sua vez, fica atrelado ao produto até sua venda.

Com isso, podemos explicar também o "preço de custo", ou seja, o valor mínimo que a empresa paga para fabricar um determinado bem ou prestar seu serviço. Se a empresa vender seu produto ou serviço a preço de custo, ela não terá nenhum lucro. Será com base nesse preço de custo que a empresa calculará o preço de venda daquilo que ela oferece, sendo a diferença entre os dois, obviamente, o lucro bruto por unidade vendida.

Investimento

Investimento é todo dinheiro despendido na expectativa de aumentar os ganhos da empresa no futuro. É o caso, por exemplo, de equipamentos e grandes maquinários, que embora custosos, podem aumentar a produção em 2, 3 ou mais vezes.

É importante entender que qualquer investimento irá gerar altos custos iniciais ao negócio e seu objetivo é recuperar esse dinheiro em médio ou longo prazo através do aumento na capacidade de produção da empresa. Com o passar do tempo, além de se pagar, o investimento passa a gerar lucros maiores que os obtidos antes dele.

Trata-se de um valor que requer cuidado e precisa ser amplamente estudado e preparado para evitar que se torne um gasto desnecessário ao negócio, o que pode gerar dívidas inesperadas e desnecessárias.

Perdas

As perdas são os valores despendidos em eventos ocasionais e anormais, e que não irão proporcionar retorno algum à empresa. Em geral, não é possível prever esses eventos, e embora seja possível prevenir, por vezes, a precaução acaba não sendo o bastante.

Incêndios, acidentes, inundações e fatos desse tipo, são perdas impossíveis de prever, mas que custam milhares de reais para que o problema seja minimizado, resolvido e para que a empresa volte às suas atividades normais.

Além disso, furtos e roubos também fazem parte das perdas. Assim como nos eventos citados anteriormente, é muito difícil prever, mas existem maneiras de evitar essa perda financeira.

Desperdício

Por fim, falaremos dos desperdícios, que são recursos utilizados sem que agreguem valor ao produto ou serviço, e por consequência, para o cliente. Em geral, são materiais ou tempo usados além do necessário ou de forma indevida e que acabam por aumentar os gastos da empresa.

Existem 7 desperdícios de produção que foram categorizados por TaiichiOhno, um engenheiro de produção que começou sua carreira em 1943 e que se aplicam em empresas de diversos segmentos. Veja quais são:

1. Defeitos: produtos com defeito; serviço mal-executado; produto fabricado com matéria-prima defeituosa;
2. Excesso de produção: produção maior ou mais rápida que o necessário;
3. Espera: ociosidade da equipe ou dos equipamentos;
4. Transporte: movimentação desnecessária de materiais e equipamentos;
5. Movimentação: movimentação desnecessária da equipe;
6. Processamento inapropriado: processos realizados pela equipe ou pelo maquinário que não agreguem valor;
7. Estoque: estoque excessivo de produtos ou matéria-prima.
Diferenciando custos, gastos, despesas, investimentos, perdas e desperdícios de forma rápida

Em resumo, para tentar identificar o que são custos, gastos ou despesas em uma empresa, é importante entender que:
- Gastos englobam tanto despesas como custos e investimentos, antes deles serem classificados como tais. Porém, permanecerá como gasto tudo aquilo que a empresa comprar para suprir um evento inesperado ou financiar algo fora do normal. Como gastos não podem ser repassados ou repostos, eles significarão prejuízo, e a empresa terá que se sacrificar para cobri-los.

- Despesas são itens de caráter geral, aplicados em outras áreas da empresa, em atividades sem vinculação direta produtos obtidos. São investimentos que não tem relação com a produção da empresa, mas que ainda assim, são essenciais para o cotidiano da mesma, como salários de funcionários da área administrativa, investimento em marketing, manutenção da estrutura física, entre outros.

- Custo é todo valor ligado internamente à produção do bem ou serviço oferecido pela empresa. São os investimentos aplicados na atividade central da mesma, naquilo em que ela faz para ganhar dinheiro, seja de forma direta (compra de matéria-prima, por exemplo) ou indireta (energia elétrica que faz uma máquina funcionar).

- Investimento é todo dinheiro despendido em algo que possa aumentar os ganhos futuros da empresa. São valores que inicialmente são considerados gastos, mas que geram retorno financeiro maior graças ao aumento da produção ou da produtividade. São exemplos, os equipamentos e máquinas em geral.

- Perda são valores gastos em eventos que fogem da normalidade como acidentes por exemplo. Esses valores não geram qualquer retorno para a empresa ou para os clientes e, em geral, não podem ser previstos ou evitados.

- Desperdício são recursos que não agregam ao produto nem ao cliente. Em geral, são materiais ou tempo usados além do necessário ou de forma indevida e que acabam por aumentar os gastos da empresa.

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