Gestão eficiente de documentos fiscais é fundamental para proteger a segurança da informação das empresas

Devido ao grande número de ataques cibernéticos, hoje a segurança da informação é um dos principais temas discutidos em qualquer empresa, seja ela grande, média ou pequena. Esse cenário é ainda mais desafiador especialmente nas corporações que tratam da seguridade de dados confidenciais de outras companhias, como o setor contábil. De acordo com uma pesquisa realizada pelo Mastercard em parceria com o Datafolha, 57% das empresas brasileiras são alvos de fraudes e ataques digitais com alta ou média frequência.

Christian de Cico, co-CEO da Arquivei, maior plataforma de gestão de documentos fiscais do Brasil, afirma que o armazenamento e a gestão de documentos ainda não é um processo prático dentro das organizações, além de ser pouco seguro. “As empresas precisam proteger a integridade dos dados de seus clientes, estabelecendo estratégias organizacionais para a efetiva proteção das informações. É imprescindível que todos os colaboradores da organização compreendam a importância da segurança da informação e estejam envolvidos nessa dinâmica. Além disso, pode-se inserir os fornecedores, clientes, acionistas e demais parceiros da organização, nesse processo de segurança das informações”, relatou o empreendedor no CEO Conference 2022, evento organizado pelo Banco BTG Pactual.

Hoje, se tornou essencial saber se os dados de uma empresa estão protegidos e para quem e onde eles estão disponíveis. As notas fiscais eletrônicas (NFes), por exemplo, têm seu armazenamento obrigatório por, pelo menos, cinco anos, segundo a lei vigente e necessitam de cuidados por conterem informações sensíveis. Entre as formas de proteção estão manter informações e dados relevantes armazenados em nuvem, já que assim não correm risco de roubo ou perda. Além disso, a utilização do certificado digital, - documento oficial do governo brasileiro para identificação do cidadão e da empresa na internet - , se tornou imprescindível para garantir a validade jurídica do documento fiscal. Dessa forma, é possível ter a garantia de integridade e autenticidade. Um procedimento sem segurança e sem o certificado digital pode expor as próprias informações, e de seus clientes, a terceiros mal intencionados.

Ainda de acordo com o empreendedor, pode ser um pouco contraditório o modo como muitas empresas menosprezam a nota fiscal, mas concordam com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), que regulamenta a forma como as companhias lidam com os dados de pessoas físicas. “A nota fiscal, física ou online, possui uma série de dados sensíveis como, por exemplo, CPF, endereço residencial, telefone, e-mail e até o produto comprado. Trata-se de uma fonte gigantesca de informação privilegiada que pode acarretar em enormes prejuízos para a organização, mas principalmente para o consumidor que tem seus dados roubados. É preciso que as corporações criem uma consistência que essas informações não podem vazar de forma alguma e comecem a mapear todo o processo de acesso aos dados, mantendo o controle do rastreamento, de quem visualizou e quando visualizou”, finaliza.

Sobre a Arquivei

O Arquivei é a maior plataforma de gestão de documentos fiscais do Brasil e tem como missão revolucionar a utilização de documentos fiscais por meio de pessoas e tecnologia, transformando burocracia em oportunidades de negócios. O sistema desenvolvido pela startup permite às empresas parceiras o armazenamento, consulta e gerenciamento de documentos fiscais de forma rápida e segura. voltado para todas as companhias e escritórios contábeis, o Arquivei conta ainda com integração aos principais ERPs, o que possibilita a automatização de todas entradas de notas fiscais e atuação como única fonte de dados. Atualmente, a Arquivei conta com 15 mil clientes e gerencia os documentos fiscais de 100 mil empresas, sendo responsável por tramitar 13% de todas as NFes e 15% das CTes emitidas no país. O objetivo da startup nos próximos cinco anos é ser referência global em gestão e exploração de dados de DFes.