Como instituições de ensino podem otimizar a gestão de fluxos documentais com assinaturas eletrônicas
Especialista explica como escolas e universidades, ao digitalizarem seus processos documentais, economizam tempo e custos durante o período de matrícula
Quando se fala em digitalização nas instituições de ensino, o que primeiro vem à mente é a educação a distância: salas de aulas substituídas por plataformas online que foram prontamente incorporadas às ferramentas de aprendizagem. Além das aulas ministradas de forma remota, contudo, a área de gestão de escolas e universidades não pode ficar de fora desse processo de transformação digital.
O serviço de assinatura eletrônica é um exemplo de plataforma digital que é capaz de gerar economia de custos e tempo para instituições de ensino, ainda mais no atual período de matrícula, em que os fluxos documentais aumentam consideravelmente.
“Soluções digitais de gestão de fluxo de assinatura na nuvem reduzem em até 96% o tempo do ciclo de um único documento físico: de uma média de sete dias para apenas duas horas”, destaca Eduardo Jordão, senior channel manager da Adobe Sign no Brasil, que cita como fonte a pesquisa “Total Economic Impact”, realizada pela Forrester Consulting em 2020.
Jordão pontua que o fluxo de documentos físicos gera despesas invisíveis, uma vez que o manuseio, envio, arquivamento e replicação de dados em CRM ainda geram gastos hoje desnecessários em processos que podem ser automatizados. Outro benefício listado pelo executivo é a facilidade que a assinatura digital de contratos e renovações de matrícula pode trazer para o cliente final.
“Quando uma instituição de ensino oferece a possibilidade de assinar e renovar contratos de forma digital, por exemplo, ela também está proporcionando ao seu consumidor uma redução de tempo com o deslocamento e de custos com o envio dos documentos por portadores”, explica.
Para Jordão, a sociedade de um modo geral aprendeu muito sobre a qualidade do tempo durante o isolamento social. Com isso, as pessoas estão procurando por mais soluções digitais que trazem maior praticidade em todos os aspectos da rotina. “Há uma demanda para que as instituições de ensino se tornem mais ágeis. Nessa ponta, saem na frente as instituições que já entenderam que melhorar os processos sem perder eficiência é consequência da tecnologia.”
Sobre o Adobe Sign
O Adobe Sign, uma solução da Adobe Document Cloud, é um serviço de assinatura eletrônica baseado em nuvem que permite substituir processos de papel impresso e assinatura manual por fluxos de trabalho inteiramente automatizados de assinatura eletrônica. Com eles, é possível enviar, assinar, rastrear e gerenciar os processos de assinatura usando um navegador da Web ou um dispositivo móvel. Para mais informações acesse: https://adobeeducation.com/?lang=pt-pt
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