Migrar para o digital significa reduzir custos
Tempo é dinheiro. Nunca essa afirmação fez tanto sentindo quanto neste momento. Mais do que nunca o sonho das empresas, das micro até as de maior porte, é fazer com que os processos internos e com fornecedores, clientes e parceiros sejam realizados rapidamente e com eficiência. Cada segundo vale. Cada minuto conta. Mas o que elas estão fazendo para tornar esse sonho realidade?
A verdade é que grande parte das empresas adotam rotinas burocráticas, acostumam-se com os processos e seguem sem pensar no que poderia ser feito para mudar o cenário e conquistar um dia a dia mais produtivo e menos custoso. A expressão mudança assusta e muitas vezes assombra os tomadores de decisão, porque vem acompanhada de uma outra palavra: custo, quando na verdade, o correto seria pensar em investimento.
Investir em tecnologia é uma boa alternativa às empresas que precisam melhorar a eficiência operacional, reduzindo ou mantendo o mesmo orçamento. A Certificação Digital, por exemplo, não exige investimento alto e permite migrar processos físicos para o digital, como o de assinatura de documentos. E isso inclui: contratos, aprovações, folha de ponto, recibos de férias e qualquer outro arquivo eletrônico que exija a comprovação da autenticidade. Isso é possível porque a cada uso do Certificado Digital é gerada uma assinatura digital com o mesmo valor jurídico da manuscrita, assegurado pela legislação brasileira.
Vamos aos benefícios: processos realizados no meio eletrônico são mais ágeis e menos custosos, porque eliminam a necessidade do uso do papel e também várias etapas como a de manuseio, armazenamento e deslocamentos para a o transporte de documentos.
Adotando a Certificação Digital, o departamento de compras de uma empresa pode ter um pedido aprovado de milhões de reais pelo presidente, que está no Japão, por exemplo. Os processos não param. O signatário só precisa acessar o portal de assinaturas ou o próprio sistema da companhia, que pode estar integrado à tecnologia, localizar o documento e assiná-lo usando o Certificado Digital. Vale dizer que o Certificado pode ser armazenado em token, computador, cartão criptográfico ou em dispositivos móveis, celular ou tablet, por meio da versão mobileID.
O Certificado Digital é um velho conhecido das corporações de todos os portes e pode ser usado para outras aplicações, além do cumprimento das obrigações com o governo. Trata-se de uma excelente ferramenta de gestão, que, se usada com toda sua potencialidade, pode transformar empresas.
*Roni de Oliveira Franco é diretor Administrativo da Certisign.
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