Escritórios de contabilidade enfrentam o desafio de manter controle sobre reembolsos feitos por empresas

““O aplicativo pode ser baixado no smartphone dos funcionários da empresa. Assim, ele pode solicitar o reembolso na mesma hora que gastar”, diz Thiago Campaz, sócio e fundador do VEXPENSES

Um escritório de contabilidade requer, além de conhecimento sólido de mercado, técnico e da legislação aplicada, bons sistemas de gestão e relacionamento com clientes. Quanto mais organizado for o contador, mais preparado estará para agregar valor ao seu cliente.

O escritório que busca se diferenciar da concorrência, deve sempre almejar a excelência em seus serviços e estar preparado para atender as diferentes demandas de seus clientes com eficiência. Para isso, é importante estar sempre atualizado, com foco na relação de longo prazo com seus clientes. Assim, o profissional estará preparado para trabalhar com diferentes tamanhos de empresas.

A fim de evitar burocracias e otimizar processos, para os contadores, e principalmente para os próprios colaboradores de seu cliente, a VEXPENSES lançou um aplicativo de mesmo nome, que otimiza o processo de reembolso das despesas dos funcionários.

Esses só precisam fotografar os recibos dos gastos para que o app a registre, e os envie para o departamento responsável pelo reembolso ou prestação de conta. O sistema pode ser integrado também com o sistema do contador, evitando maiores trabalhos para lançar no sistema.

Quais despesas são reembolsáveis?

Tudo vai depender da política de gastos da empresa, mas, geralmente, todos os gastos realizados a trabalho são reembolsáveis. Cabe à empresa determinar se existe um limite para cada tipo de despesa, como Alimentação, por exemplo, e se em caso de almoços e jantares com clientes esse limite pode ser violado.

Em um processo de reembolso manual, pode levar semanas para que o funcionário entregue a nota fiscal ao departamento de Recursos Humanos ou Financeiro. Além disso, ainda há riscos da nota ser perdida. É necessário também que haja aprovação prévia dessas despesas, para, enfim, procederem com o reembolso.

Já com o aplicativo VEXPENSES, após fotografar a nota fiscal, ela já fica registrada no sistema. Se a empresa permitir, o funcionário pode inclusive descartar essa nota. Após enviada para aprovação, o funcionário ainda pode acompanhar o status do processo.

“O aplicativo pode ser baixado no smartphone dos funcionários da empresa. Assim, ele pode solicitar o reembolso na mesma hora que gastar”, diz Thiago Campaz, sócio e fundador do VEXPENSES . O funcionário pode baixar o app na loja da Apple ou do Google , já que o aplicativo tem versões nos dois sistemas operacionais

Após cadastrar sua equipe, os gestores podem fazer a aprovação das despesas e o controle de gastos de sua equipe pelo próprio aplicativo, facilitando a gestão das despesas e todo o processo de prestação de contas.

Economia de tempo

Nas novas diretrizes de softwares mobile, o VEXPENSES se propõe a otimizar o arcaico processo de prestação de contas de despesas corporativas. Para o departamento que faz este controle, o app proporciona economia de horas de trabalho, além de mais confiança no processo, diminuindo os atritos por conta de relatórios fora das políticas, notas perdidas, entre outros problemas.

Para o funcionário que vai requisitar o reembolso, o app também é vantajoso. Além de poupar um bom tempo montando relatórios em planilhas e escaneando notinhas, as diretrizes da empresa são parametrizadas no sistema, tornando as chances de ficar sem reembolso muito baixas.

Integração com sistemas diversos

Os escritórios de contabilidade contratados por essas empresas também saem ganhando. Isso porque o sistema do VEXPENSES pode ser integrado com diferentes sistemas empresariais, incluindo softwares contábeis, para que as informações desse reembolso cheguem automaticamente no sistema da contabilidade.

“Muitas empresas já possuem sistemas de gestão integrados, e nosso objetivo é que o VEXPENSES também faça parte do dia-a-dia dessas empresas. Por isso, integramos nosso sistema com diferentes softwares empresariais, sempre buscando otimizar a rotina das empresas”, observa Campaz.