IA na automação: como usar clareza, volume e feedback para decidir a implementação

A adoção de soluções de inteligência artificial deixou de ser uma discussão futurista e passou a integrar a agenda estratégica de empresas de todos os portes. Diante disso, a antiga pergunta “será que dá para automatizar isso com IA?” perdeu relevância. A questão realmente importante hoje é outra: como saber se um processo está maduro o suficiente para ser automatizado? A resposta está menos na tecnologia e mais na qualidade estrutural do próprio processo.

Muitas iniciativas de automação falham justamente porque começam pelo lugar errado. Em vez de analisar o fluxo de trabalho, organizações frequentemente se concentram na ferramenta, criando expectativas irreais e sistemas frágeis. Automatizar algo que não está claro, bem definido ou estável tende a gerar acúmulo de erros, inconsistências e retrabalho e a base para qualquer automação inteligente começa por três critérios simples e objetivos: clareza, volume e feedback.

O primeiro e mais determinante deles é a clareza, já que um processo só pode ser automatizado se for previsível. Quando o fluxo depende de interpretações subjetivas, exceções constantes ou dados pouco estruturados, a tecnologia encontra dificuldade para operar com precisão. Já processos bem definidos, documentados e padronizados permitem que a IA funcione com consistência e gere resultados confiáveis. Organizar o fluxo antes de automatizar é o que garante estabilidade desde o início.

Volume é o segundo critério essencial, onde a IA aprende por repetição, que quanto mais recorrente for a tarefa, maior será o retorno sobre o investimento. Automatizar um processo que acontece poucas vezes por mês raramente compensa. Em contrapartida, fluxos frequentes, como atendimento ao cliente, análise de documentos, triagens, conciliações e rotinas financeiras, produzem ganhos rápidos, escaláveis e sustentáveis. A repetição é o que transforma automação em vantagem operacional.

Para que uma automação alcance maturidade, o terceiro pilar, que é o feedback, funciona como um elemento crucial de transformação. Sem mecanismos que permitam identificar erros, registrar acertos e ajustar o comportamento do sistema, o agente inteligente estagna e repete falhas. Com feedback estruturado, a IA evolui continuamente, melhora sua tomada de decisão e acompanha as mudanças naturais do negócio. É esse ciclo de aprendizado que garante longevidade e confiabilidade.

Segundo pesquisa da McKinsey, 78% das empresas entrevistadas usam IA em pelo menos uma função empresarial, um aumento significativo em relação aos 55% registrados em 2023, mostrando que a tecnologia deixou de ser experimental e passou a integrar processos estratégicos. Ao mesmo tempo, um estudo do Adecco Group em colaboração com a Oxford Economics, 41% dos empregadores no mundo planejam reduzir a força de trabalho nos próximos cinco anos devido à automação por IA, evidenciando que a transformação tecnológica exige preparação e reestruturação de processos e pessoas.

Esses três critérios, clareza, volume e feedback, podem ser aplicados em qualquer área que opere com fluxos lógicos e padronizáveis, como departamentos de vendas, atendimento, jurídico, financeiro, RH e backoffice, responsáveis por compartilhar características que tornam seus processos especialmente adequados para automação, desde que estejam bem estruturados. A lógica é universal, em que antes de introduzir tecnologia, é preciso garantir que o processo seja saudável o suficiente para recebê-la.

No fim, a pergunta “a IA está pronta?” deixa de fazer sentido. Em grande parte dos casos, quem precisa estar pronto é o processo. Não se trata de buscar uma ferramenta milagrosa, mas de construir fundamentos que permitam que a tecnologia aprenda, melhore e escale. Quando a avaliação é feita a partir dos critérios certos, a IA deixa de ser uma promessa distante e passa a ser uma aliada operacional capaz de elevar eficiência, reduzir desperdícios e acelerar resultados em múltiplas frentes do negócio.

*Com mais de 30 anos de experiência em tecnologia e negócios digitais, Fabio Seixas é empreendedor, mentor e especialista em desenvolvimento de software. Fundador e CEO da Softo, uma empresa de soluções de IA e software customizado, Fabio já criou e dirigiu oito empresas da economia digital. Sua trajetória inclui expertise em software, inteligência artificial, infraestrutura em nuvem, produtos digitais e web3.