Gestão eletrônica de documentos: 3 passos para empresas ganharem eficiência e reduzir riscos

O crescimento do volume de dados dentro das empresas, junto ao avanço da transformação digital, passou a integrar um processo importante e necessário na organização das companhias: a gestão eletrônica de documentos (GED). Segundo a PwC, profissionais podem gastar até 50% do tempo de trabalho procurando informações em arquivos desorganizados, e cerca de 7% dos documentos físicos se perdem ao longo do tempo.

Com o risco de causar prejuízos operacionais e jurídicos, a solução para esse cenário está na adoção de sistemas de GED que garantem agilidade, rastreabilidade e segurança no acesso e no armazenamento das informações corporativas. É o que reforça Marcelo Araújo, diretor comercial da eBox Digital, empresa especializada em gestão e proteção de documentos físicos e digitais.

No entanto, conforme Araújo, implantar um processo de GED não se baseia apenas na digitalização básica. A metodologia envolve a estruturação de fluxos de trabalho, categorização de documentos, definição de metadados, controle de acessos e, principalmente, o alinhamento com legislações como a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) e o Decreto nº 10.278/2020, que regulamenta os critérios para validade jurídica de documentos digitalizados.

“O ponto primordial a ser entendido é que a digitalização precisa ser estratégica. Não basta escanear arquivos, é necessário planejar, classificar e garantir que o conteúdo continue acessível, íntegro e seguro ao longo do tempo. Um documento perdido pode representar a perda de um contrato, um prazo processual ou o comprometimento de dados sigilosos. Com um sistema bem implementado, a empresa passa a ter mais controle sobre seus processos e pode atuar de forma mais estratégica”, explica o especialista.

Mas por onde começar?

1 - Mapeamento do acervo documental da empresa: Marcelo explica que é preciso identificar quais tipos de documentos serão digitalizados, qual sua relevância, o tempo de guarda exigido por lei e o nível de sigilo. Dessa forma, é possível definir prioridades e estabelecer fluxos adequados para cada tipo de conteúdo, otimizando recursos e evitando digitalizações desnecessárias.

2 - Uso de metadados: “Ou seja, informações descritivas que acompanham os documentos digitalizados, como data, autor, categoria e palavras-chave. Os metadados são a base da busca inteligente. Sem eles, o arquivo digital vira uma ‘caixa preta’ que ninguém consegue acessar com eficiência. Com eles, é possível localizar documentos em segundos, com precisão e confiabilidade”, explica o porta-voz.

3 - Segurança da informação: Sistemas modernos de GED oferecem recursos como autenticação de usuários, controle de permissões, trilhas de auditoria, backups automáticos e criptografia de ponta a ponta. É preciso pensar na gestão eletrônica como um ecossistema de proteção e acesso. Não basta guardar na nuvem.

“Além de reduzir custos, a gestão eletrônica de documentos contribui para a sustentabilidade ao minimizar o uso de papel e reforça o compromisso das empresas com práticas ESG. Para ter sucesso, no entanto, é preciso envolver as equipes, definir políticas claras e promover uma cultura de uso consciente da informação. A tecnologia só funciona com pessoas preparadas”, finaliza o diretor da eBox Digital.