Terceirizar a Gestão de Benefícios É Chave Para Tornar Equipes de RH Mais Estratégicas

Entre os diversos processos que foram acelerados pela pandemia está o reconhecimento do papel estratégico e vital da área de Recursos Humanos para todas as empresas. Isso ficou evidenciado no momento em que as equipes de RH tiveram que manter todas as suas funções operacionais e ainda assumir a liderança no processo repentino de Transformação Digital e adequação das formas de trabalho das empresas. As áreas de RH contribuíram, ainda, com um olhar humanizado para todas as transformações e suas consequências sobre a performance, motivação e saúde mental das pessoas.

Quando dizemos que a área de RH é a responsável pela gestão das pessoas na organização, cometemos o mesmo erro dos pais que acham que a escola é a única responsável pela educação de seus filhos. Na verdade, tanto a educação dos filhos quanto a gestão de pessoas são responsabilidades que devem ser compartilhadas. A verdadeira missão da área de RH é nortear e dar suporte às ações dos gestores, provendo orientações técnicas e ferramentas para que se possa obter os melhores resultados através das pessoas.

Para privilegiar suas responsabilidades estratégicas, que impactam diretamente nas pessoas e nos negócios, as tarefas mais operacionais do RH podem e devem ser terceirizadas. O BPO - Business Process Outsourcing - ou a Terceirização de Processos de Negócios já é amplamente conhecido e aplicado em diversas áreas das empresas, particularmente quando as organizações preferem se focar em suas atividades fim.

Uma das tarefas das equipes de RH que podem ser terceirizadas é a Gestão de Benefícios. Em muitos casos, essa é uma atividade que dispende muito tempo e atenção dos profissionais. Isso ocorre, porque as empresas têm aumentado a oferta de benefícios aos seus colaboradores, visando atratividade e retenção de talentos. Para isso, elas vêm utilizando um maior número de fornecedores e adotando uma diversidade de critérios para oferecer esses benefícios.

Como as áreas de RH não contam com ferramentas adequadas para o gerenciamento dos benefícios, a maior parte do trabalho é feita em planilhas sem integração com fornecedores e com sistemas internos, como a folha de pagamentos e controle de frequência. Além do tempo empregado na atividade – que poderia ser aplicado em algo mais estratégico -, também há um enorme risco de erro causado justamente pela falta de automatização para essa tarefa, pela diversidade de critérios aplicados no oferecimento de benefícios aos profissionais e pelos grandes volumes de trabalho. Os custos desses equívocos, visíveis e invisíveis, geram grandes perdas para as empresas e descontentamento nos colaboradores quando se sentem prejudicados.

Em um estudo recente, encomendado pela Energy People, baseado em um modelo matemático de Probabilidade de Erro Humano e Confiabilidade (SPARH), os custos mensais por erros de processos na Gestão de Benefícios correspondem, em média, a 2,25% do total gasto pelas empresas em benefícios. Esse custo, em sua maior parcela, é invisível, mas nem por isso deixa de impactar nos resultados das empresas e pode ser estancado com um BPO ou Terceirização da Gestão de Benefícios.

Diante de tudo isso, convido você, empresário, executivo de empresa ou gestor de RH, a avaliar se não é o momento de adotar o BPO da Gestão de Benefícios e permitir que o time de Recursos Humanos seja muito mais estratégico e agregue maior valor para a organização.

*José Carlos Figueira é diretor da Energy People, empresa do Energy Group que oferece consultoria completa e serviços que abrangem todas as funções estratégicas e operacionais de RH.