Como construir um business case de sucesso para defender a automação tributária?

O Business Case é uma das formas mais eficazes de se defender uma ideia para a implementação de novas ferramentas e processos dentro das empresas. Muitos profissionais da área tributária têm ideias e projetos para melhoria de processos e saving, mas não sabem como traduzi-las e implementá-las. Nesses 25 anos de carreira dentro da área de tecnologia fiscal, levei para o 7º Congresso Nacional de Tributos, no qual tive a oportunidade de representar a Dootax no último dia 11/5, uma palestra sobre todas as etapas e insights para ter um business case de sucesso, e, assim, garantir que o projeto seja bem realizado.

A primeira etapa quando se pensa em business case, é analisar a situação atual, olhando para o lado, para a empresa e para as tendências. Só para ter uma noção do que é tendência no setor fiscal, a pesquisa TAX Trends realizada pela Dootax e pela Arquivei, no fim de 2020, aponta que 56,66% dos entrevistados afirmam que é "muito provável" que profissionais com experiências em automatizar processos e ferramentas tecnológicas serão mais procurados do que antes.

Outra tendência de destaque na pesquisa é que empresas mais abertas a utilizar a tecnologia irão reformular a área de TAX. 57% dos entrevistados responderam que é muito provável, seguidos de 33% como provável, o que é natural após tantos anos atuando apenas para atender projetos mandatórios. Além de ver as tendências, é importante ver a história do problema e num segundo passo, tangibilizar o problema. Esse processo pode ser feito através de uma tabela com os ítens: história, quantidade, valor, tempo/meses.

Depois de tangibilizar o problema, o ideal é analisar qual o impacto do negócio e partir para a Análise GUT - que foca nas prioridades, com uma média das notas atribuídas para o problema sobre a ótima de: gravidade, urgência e tendência.

O terceiro passo é avaliar a projeção, mensurando valores, possíveis perdas e riscos para o futuro, informação crucial para a composição do BC, já que a proposta é resolver um problema daqui pra frente.

No nosso caso, que fazemos a automação do processo de geração de guias e pagamentos de tributos, temos cases de economia de até 450 mil reais por ano, garantindo um payback de 2,5 ano. Em outro exemplo, a entrada do negócio no e-commerce foi viabilizada através da automação do pagamento de tributos na operação. No terceiro exemplo, temos clientes que economizaram 300 mil reais por mês com diárias de caminhões parados em barreiras fiscais.

Em seguida, identificar os envolvidos, com atenção ao que a solução do problema trará de benefício para cada área, que geralmente possui pontos de vista diferentes: compras, jurídico e regulatório, tecnologia, governança, vendas, financeiro e fiscal.

A quinta etapa é a vez de traçar um objetivo como no exemplo abaixo, com o máximo de informações quanto possível:

"Implementar uma ferramenta que automatize a geração de guias de impostos e o pagamento, de forma reduzir o tempo gasto de 2 dias para 30 minutos e assim, economizar xx horas de trabalho e evitar gastar xx reais".

Identificar com o máximo de precisão os custos envolvidos no projeto (Ferramenta, Implementação, Integrações, Manutenção, Custos Internos), versus a economia e mitigação de riscos na linha do tempo, trarão a visão de Payback! Se o tempo for longo demais, não desista, fatie. Faça seu projeto por ondas considerando as prioridades e também aplicando Pareto, identificando o valor de cada um dos pontos X necessidade de investimento.