Gerenciamento digital de contratos ganha espaço nas empresas

Algumas mudanças nas rotinas das empresas provocadas pela pandemia do coronavírus vieram para ficar. A migração de processos analógicos para os digitais pode até ter causado estranheza para alguns num primeiro momento, mas se mostrou mais do que uma necessidade do momento. Foi uma saída para a desburocratização de etapas do trabalho.

A gestão digital de contratos é um bom exemplo. Pilhas de papéis, notas e pastas com arquivos estão sendo substituídas por soluções digitais que dispensam o uso de documentos físicos. “Nunca foi tão descomplicado armazenar contratos. Tudo fica centralizado em um sistema web, com acesso por meio de login e senha. As alterações e edições podem ser feitas e disponibilizadas instantaneamente a todos os envolvidos no processo, sem necessidade de uploads ou downloads e troca de e-mails. Além disso, a redução de custos operacionais é bastante significativa”, aponta Aloísio Arbegaus, diretor comercial e de marketing da Teclógica, empresa de tecnologia especializada em soluções para gestão de negócios e que desenvolveu o InContract, software destinado à gestão digital de contratos.

O sistema é fácil de administrar e se configura à rotina da empresa. Assim, otimiza a atuação dos profissionais, garantindo um fluxo de trabalho mais eficiente e o cumprimento de prazos efetivos, já que a plataforma mostra todo o planejamento administrativo dos contratos. Mais do que agilidade, outros benefícios do InContract são a segurança de informações – pois os dados são protegidos e apenas pessoas autorizadas têm a chave para mexer nos elementos – e a validade jurídica da documentação. “Hoje a assinatura digital tem a mesma validade de uma assinatura a punho, com a vantagem de ser muito mais difícil de ser fraudada porque é feita a partir de algoritmos e códigos criptografados, que não podem ser alterados”, explica o especialista da Teclógica.

O impacto da má gestão de documentos e contratos

Não é só na pandemia que a gestão digital da documentação da empresa, especialmente de contratos, é uma aliada. Além de facilitar o controle de prazos, vencimentos, renovações e cumprimento de cláusulas, a digitalização também reduz tempo de trabalho operacional e perda de informações.

Segundo a Associação Brasileira das Empresas de Gestão de Documentos (ABGD), o profissional brasileiro perde em média 2 horas diárias para encontrar papéis importantes. Ainda de acordo com a entidade, em grandes empresas, um documento é perdido a cada 12 segundos, e o gasto para repô-lo pode chegar a US$ 120.