Processo trouxe simplicidade e agilidade aos processos de reembolsos e prestação de contas da geradora de energia

Com a adoção do módulo SAP Concur Expense a Eneva centralizou as atividades de prestações de contas de viagens, solicitações de reembolso de despesas e gestão de cartão corporativo em uma plataforma única.

Antes da implementação, a empresa usava 3 plataformas distintas para lançamento das informações e demandava que os colaboradores encaminhassem os recibos por e-mail. Outra dificuldade enfrentada pela área administrativa era o controle de despesas dos cartões de créditos corporativos, com demora na prestação de contas.

As diretorias corporativa e financeira da Eneva foram as principais apoiadores do projeto com objetivo de agilizar e simplificar os processos para atendimento às políticas internas e oferecer uma única aplicação que pudesse ser utilizada pelos funcionários dos escritórios e pelos que ficam alocados em projetos externos e nas usinas da empresa. Outro fator determinante para adoção da SAP Concur é a integração com sistema de gestão SAP utilizado pela empresa.

Para adoção da nova solução, a Eneva promoveu workshops presenciais nos escritórios e nas usinas e também disponibilizou conteúdos online. “A nova ferramenta foi muito bem aceita e os nossos funcionários destacaram a facilidade e agilidade para realização tanto das solicitações de reembolso como de prestação de contas com a utilização do aplicativo mobile”, explica Luciana Pinho, especilalista de TI da Eneva.

Um dos destaques do projeto é que ele foi totalmente implementado de forma remota entre os meses de agosto de novembro de 2019. Antes de iniciar o projeto, os times da SAP Concur e da Eneva fizeram uma rodada de encontros presenciais quando foram alinhados todos os detalhes e desenho do projeto. A partir daí todas as etapas forma realizadas remotamente, usando ferramentas que permitiam total controle sobre as fases da implementação e troca de informação entre as equipes.

“A nossa percepção é que as ações iniciais de alinhamento foram determinantes para o sucesso do projeto e nos trouxeram a tranquilidade de que conseguiríamos realizar a implementação dentro dos prazos”, reforça Luciana.

Valeria Soska, diretora-geral da SAP Concur no Brasil, enfatiza o potencial da SAP Concur Expense para endereçar qualquer tipo de despesa e analise de gastos. “No momento atual em que muitas empresas estão com suas equipes trabalhando remotamente e o envio de papel para aprovação fica comprometido, ter uma ferramento 100% digital é a solução mais adequada. Alem disso, a facilidade de alteração das políticas de despesas, traz agilidade e tranquilidade para os clientes”, explica Valéria.

Sobre a SAP

Como empresa de experiência impulsionada pela estratégia de Intelligent Enterprise, a SAP (NYSE: SAP) é líder do mercado mundial de aplicações de software empresarial e ajuda empresas de todos os tamanhos e setores do mercado a funcionar melhor – 77% das transações mundiais são realizadas usando sistemas SAP. Nossas tecnologias de machine learning, Internet das Coisas (IoT) e análise avançada de dados ajudam a transformar os negócios de nossos clientes em empresas inteligentes. A SAP também proporciona às pessoas e organizações uma visão de negócios profunda e promove colaboração que os ajuda a permanecer à frente de seus concorrentes. Simplificamos a tecnologia para as empresas para que possam consumir nosso software do modo que quiserem – sem interrupções. Os serviços e aplicações da SAP dão a mais de 440 mil clientes ao redor do mundo condições para operar com rentabilidade, adaptar-se continuamente e fazer a diferença. Com uma rede global de clientes, parceiros, colaboradores e líderes de pensamento, a SAP ajuda o mundo a funcionar melhor e a melhorar a vida das pessoas.