Empresa catarinense cria plataforma para gerenciamento do ciclo de vida e gestão de contratos

Gerenciar o ciclo de vida de um grande volume de contratos é uma tarefa que demanda muito tempo e organização. Isto devido à enorme quantidade de cláusulas, prazos, aditivos, obrigações contratuais e vários outros fatores. Por isso muitas empresas acabam perdendo tempo e dinheiro para fazer um processo de CLM (Contract Lifecycle Management) que muitas vezes não é eficiente.

Com o objetivo de facilitar o dia a dia de quem faz a gestão do ciclo de vida de contratos e ajudar organizações a terem maior controle e simplificar o processo de acordos, a 1Doc, empresa da Softplan, especialista em comunicação, atendimento e gestão documental desenvolveu uma plataforma que fará toda a gestão e o ciclo de contratos.

A plataforma 1Doc - Gestão de Contratos foi desenvolvida para setores comerciais que vendem produtos e serviços de forma recorrente ou comercializam projetos, para setores de compras que gerenciam contratos e histórico de fornecedores, para setores jurídicos que desenvolvem contratos e analisam os acordos e também para setores de recursos humanos para processos de contratação e gestão de ativos totalmente web.

Através da plataforma é possível preparar, aditivar, comentar e gerenciar qualquer tipo de acordo, controlar e unificar toda a informação e o histórico de cada contrato, criar alertas e definir prazos, armazenar modelos através do banco de templates, assinar e solicitar assinaturas no padrão ICP-Brasil com ou sem certificado digital. Além de extrair dados para B.I, analisar relatórios financeiros e todas as ações feitas na plataforma estarão disponíveis em um dashboard.

"Com o crescimento da 1Doc para gerenciar centenas de contratos surgiu a necessidade de profissionalizar essa atividade, então o primeiro passo foi trazer uma gestora para área tendo como missão automatizar e documentar todos os processos, ao procurar no mercado soluções que atendessem nossa demanda, não encontramos, ou não atendiam completamente ou eram inviáveis financeiramente, foi então que, revendo como eram feitos os processos de alguns clientes dentro da própria plataforma, percebemos que já tínhamos mais de 80% do produto desenvolvido, e o melhor caminho para atender nossa demanda, era fazer os 20% restantes e isso fatalmente se tornaria um produto independente da nossa operação atual e assim foi feito", afirma Jéferson Castilhos, fundador da 1Doc.

A adesão de plataformas de CLM (Contract Lifecycle Management) faz parte de um movimento inevitável que é a digitalização na transformação digital. A digitalização causa uma série de benefícios, começando pelo impacto sustentável que elimina o papel como veículo de informação, mas o principal benefício é o impacto social, aderindo a uma gestão de contratos digital tudo é rastreável, nada é perdido ou extraviado, isto elimina a lentidão, simplifica o processo, gera eficiência e principalmente oferece controle e facilitada toda a gestão dos acordos.