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Como organizar e lidar com o excesso de documentos para aumentar a produtividade da equipe

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A papelada acumulada no dia a dia, é um problema para muitas empresas. Mesmo em plena era da tecnologia da informação, ainda há um grande volume de documentos armazenados em empresas de todos os segmentos e portes. A insegurança e a desorganização do arquivo acabam gerando uma grande papelada a ser organizada. Assim, vale conferir estas seis dicas para começar a por ordem nesta situação.

Mais arriscado que mudar é continuar fazendo a mesma coisa - Peter Drucker

Apesar de toda a tecnologia disponível, e o avanço da digitalização de documentos, o uso do papel ainda persiste em todo o ramo de negócios e em todas as áreas da empresa.

Para a maioria das pessoas, anular o uso do papel na rotina das pessoas ainda é um pouco difícil, mas, diminuir sua utilização em várias áreas da empresa, ajudará na produtividade, na busca mais rápida da informação e também na menor utilização de espaço físico para sua guarda.

Organizar a papelada deixa visíveis as informações sem precisar perder tempo procurando em vários lugares, arquivos, pastas, gavetas, caixas etc.

Com a informação organizada, diminui-se, por consequência, o volume de documentos armazenados, a duplicidade de documentos e a sua guarda desnecessária.

A ACERVO Organização e Guarda de Documentos, no mercado desde 1993, com sede em São Paulo, implanta uma Central de Documentação | CEDOC, em empresas de todos os segmentos e portes, agilizando o processo de trabalho, com excelentes resultados na localização de documentos, utilizando metodologia de organização padronizada, Manuais e Normas de Procedimentos e software de Gestão de Documentos.

A seguir seis dicas para transformar a Gestão de Documentos na empresa.

1- Planejamento

Um bom planejamento requer tempo, esforço, estudo, paciência e vigilância constante, a fim de que o resultado final corresponda ao valor do investimento.

Definir quais são as etapas do trabalho de organização, garantirá o sucesso do trabalho.

2- Definição do espaço físico

Escolher o local para armazenar o arquivo da empresa, deverão ser avaliadas todas as necessidades para a sua adequação às novas necessidades, tanto física como estrutural.

Devido à grande concentração de carga que uma área de arquivo possui, os cuidados para uma avaliação estrutural deverão ser considerados, tais como: escadas, rampas, elevadores e outros, que dificultem a movimentação dos volumes.

3- Prazo de guarda de documentos

Definir quanto tempo o documento deve ser guardado, de acordo com a legislação específica para cada tipo documental.

4- Metodologia de organização

A organização de arquivos inclui a classificação dos documentos, segundo um sistema planejado, o cuidado e a guarda deles em suportes que os protejam e a circulação controlada.

5- Digitalização de documentos

A implementação da digitalização de documentos facilita a rápida localização da informação, e diminui o espaço ocupado pelo arquivo físico, além de propiciar o acesso via WEB.

Sua implantação deve ser imediata, a tecnologia facilita e agiliza a rotina da empresa.

6- Treinamento da equipe

Não deixar de lado o treinamento da equipe na nova metodologia implantada, para garantir a continuidade do Sistema de Arquivo implantado. É o Certificado de Garantia.

Para competir e vencer no mercado, é necessário que a rapidez seja um dos objetivos estratégicos das empresas. Uma empresa organizada tem garantia de acesso rápido e fácil a informação.

Seria muito produtivo, recuperar todas as informações, em uma Central de Documentação | CEDOC.


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