Desafios de gerir empresas/equipes à distância e a importância de ferramentas tecnológicas para auxiliar na tarefa

O home office chegou para ficar. Apesar de não ser uma novidade completa, já que muitos profissionais já trabalhavam dessa forma (entre eles vendedores externos, consultores e técnicos de campo), a modalidade passará a ser definitiva para 73,8% das multinacionais instaladas no Brasil. O dado foi levantado pela consultoria Cushman e Wakefield, que entrevistou líderes dessas empresas. Agora, as dúvidas mais recorrentes são como administrar este trabalho externo e controlar a carga horária de cada colaborador para assegurar um processo seguro e livre de riscos trabalhistas por reivindicações de horas extras e demais adicionais de salário. No entanto, a resposta para todas elas é uma só: tecnologia.

A verdade é que a situação, apesar de instalada, era tratada com certo improviso. O funcionário poderia simular que cumpria os seus horários e a empresa não contava com meios eficientes para atestar que tal carga horária era real, uma vez que geralmente era mal documentada. Ou ao contrário: o colaborador ultrapassava os horários combinados, no intuito de melhorar sua produtividade, o que também poderia acarretar problemas legais para a empresa. Algumas ferramentas, no entanto, surgiram para tentar controlar esse cenário, mas apesar disso eram dotadas de muitas brechas e implicavam em deficiências operacionais, permitindo fraudes cada vez mais criativas.

O surgimento do coronavírus, na verdade, antecipou a concretização do trabalho remoto, uma tendência que vinha se fortalecendo no Brasil, mas que ainda contava com alguma resistência. Assim, como um único recurso possível no cenário da pandemia, grande parte dos colaboradores foram liberados para trabalhar em sistema home office, portanto a necessidade de controle sobre as suas cargas horárias se tornou mais premente. E as empresas saíram em busca do que o mercado possuía para atender a essa necessidade imediata.

Além dos colaboradores recém-estabelecidos no home office, há também os inúmeros colaboradores rurais, que marcam o ponto quando chegam na empresa e saem para trabalhar nas lavouras de cana, de laranja, de grãos, entre outras. Essas pessoas têm registradas as entradas e saídas, mas em muitos casos não marcam os intervalos de descanso e refeição. Pronto: mais uma brecha aberta para reclamações trabalhistas.

Para problemas desse porte, existem muitas alternativas, mas poucas conseguiram efetividade real na gestão de equipes e garantias legais contra as ações trabalhistas. Como já mencionado, a palavra de ordem é a tecnologia, que deve ser acessível a todos, de fácil manuseio e compreensão. Nesse sentido, a melhor delas talvez seja o aparelho celular (smartphone). A qualidade e os recursos desses equipamentos são cada vez maiores e o investimento envolvido é bastante pequeno, considerando os benefícios possíveis quando bem utilizados. Outra vantagem é que hoje praticamente todos possuem um aparelho celular para o seu uso, às vezes até mais que um.

Todos esses fatores tornam este um equipamento adequado, com o qual os colaboradores já possuem bom domínio operacional e não precisam de treinamentos específicos. O mundo com a Internet, com a telefonia móvel e com o advento dos aplicativos abriu um campo imenso para soluções que atendem à grande necessidade de mobilidade das pessoas e de suas funções profissionais.

Mas como então garantir que as operações de registro de ponto e/ou atividades são feitas pela pessoa contratada? A tecnologia de reconhecimento facial é um respiro nesse sentido, justamente porque permite essa comprovação. E para dotá-la de recursos que acompanhem o tempo – afinal, um rosto envelhece, além de ocorrerem mudanças estéticas, como crescimento ou retirada de barba e bigode, cortes de cabelo, penteados diferentes, uso de óculos ou lentes etc. Para isso, a Inteligência Artificial (IA) é uma ferramenta fundamental, que permite ao sistema "aprender" com o tempo a reconhecer sempre a mesma pessoa.

Junta-se a esses sistemas dotados de IA recursos antifraude, como sistemas de "livenness", de detecção de hora fake, de GPS fake, as ferramentas de MDM (Mobile Device Management), entre outros para aumentar a segurança da empresa e também dos colaboradores.

Além da praticidade que oferece, os sistemas de reconhecimento facial atendem à legislação. A Portaria 373 do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) trata exatamente dos sistemas alternativos de marcação de ponto, oferecendo todo o amparo legal a essas soluções de mercado.

Pois é! Mais um desafio vencido. Foco agora na prevenção contra o coronavírus e cuidem-se. Gerir equipes a distância já tem solução disponível.