A preparação e organização de estoque começa mais cedo para os varejistas, isso porque hoje em dia é necessário estar preparado para o Natal. O período do final do ano é bastante conturbado para os lojistas, no bom sentido, já que o volume de vendas costuma ser bem mais alto que em outras épocas.

Segundo previsão da Confederação Nacional de Dirigentes Lojistas (CNDL), as vendas durante o Natal vão movimentar cerca de R﹩60 bilhões na economia do país. Neste momento, os responsáveis pela compra e venda de produtos e, principalmente, pela área contábil precisam tomar diversos cuidados para evitar que a empresa tenha problemas com o consumidor e também com o Fisco.

A Arquivei, empresa de monitoramento, gestão e inteligência de dados e documentos fiscais, reuniu alguns erros comumente cometidos nessa época e dá dicas de como evitá-los. Confira:

Planeje-se com antecedência para os eventos sazonais

A sazonalidade implica diretamente no faturamento do lojista e por isso, é necessário se planejar. Páscoa, carnaval, dia das mães, dia dos namorados são alguns dos eventos sazonais que movimentam o varejo. É importante que o lojista compreenda que a organização e o planejamento faz toda a diferença ao final desses períodos.

Para não ser pego de surpresa, considere as épocas do ano, quais produtos são mais procurados naquela data e outros fatores que influenciam essas compras. Ter vários modelos para reposição a disposição é outra dica importante. Use a tecnologia ao seu favor, existem diversos aplicativos e softwares para ajudar na gestão empresarial ou na organização do estoque.

Atenção às Notas Fiscais geradas

As Notas Fiscais eletrônicas (NFes) são importantíssimas para o setor contábil, pois elas registram a operação de venda. Assim, merecem atenção especial neste período do ano.

Os principais cuidados que devem ser tomados com esses documentos são:

• Emissão e consulta autenticadas pela Secretaria da Fazenda (SEFAZ);

• Armazenamento seguro por, no mínimo, 5 anos após o ano vigente;

• Transporte do produto acompanhado de um CTe (Conhecimento de Transporte eletrônico) e um DANFe (Documento Auxiliar de NFe);

• Escrituração das notas e entrega para o Fisco, considerando operações de devolução e cancelamento.

Prepare a equipe fiscal

Um dos maiores erros neste período de aumento nas vendas é não preparar e treinar a equipe fiscal. Deve-se levar em consideração que o Natal toma bastante tempo da vida de qualquer colaborador, mesmo que o negócio seja uma loja virtual.

Se a empresa tem um bom planejamento e já estima o quanto a mais irá emitir e receber de Notas Fiscais, isto já é o suficiente para que o escritório contábil, ou o contador do e-commerce, se prepare para incluir este fluxo em suas entregas.

É importante lembrar também que os descontos podem afetar bastante o fechamento do mês e as contas não podem ficar no vermelho.

Planejamento do estoque e da logística

Outro erro frequente é a falta de planejamento no estoque. Produtos em falta significam oportunidades de vendas perdidas e produtos sobrando significam estoque abarrotado e dinheiro parado.

Por isso, neste tipo de data, não se pode criar metas irreais de vendas. Ou seja, os varejistas não podem exagerar na compra de mercadoria para estoque, pois os produtos não foram feitos para ficarem parados. Sendo assim, faça um planejamento adequado para evitar este cenário.

Ainda com relação ao estoque, é preciso cuidado no momento da entrega. O fornecedor pode descarregar o pedido errado, seja porque veio uma quantidade menor, ou porque não é aquela cor do produto que foi encomendada. Se isso acontecer com seu comércio, lembre-se que para devolver a compra, é necessário emitir uma nova NFe, pois qualquer mercadoria só pode ser transportada se estiver acompanhada de uma NFe.

Este processo fará com que o envio do pedido atrase, deixando o consumidor irritado, muitas vezes até recorrendo a sites como o Reclame Aqui ou efetuando o cancelamento do pedido. Por isso, investir em um bom fluxo de logística e monitorar o pedido que foi feito, mesmo antes da entrega, pode ser um diferencial para o varejista.

Para ter esse controle basta ter uma ferramenta como a Arquivei , que consulta a nota emitida contra o CNPJ da loja virtual em tempo real. Assim, caso o pedido tenha sido feito errado, é possível corrigir antes mesmo que ele chegue ao estoque.

Sobre a Arquivei

A Arquivei é uma empresa que fornece plataforma de monitoramento, gestão e inteligência de documentos fiscais. Criada em 2014, surgiu para suprir uma dificuldade das empresas na gestão mais eficiente de seus dados fiscais. Com sede em São Carlos, interior paulista, a startup já atende mais de 80 mil empresas, de pequenos à gigantes como McDonald's, Riachuelo e C&A.