Guia para incorporar freelancers nas empresas

Apenas no último ano, a atividade freelance cresceu 80%, de acordo com dados da Workana , maior plataforma que conecta freelancers a empresas da América Latina. Na plataforma, já são mais de 2,5 milhões de profissionais, e já foram realizados mais de 880 mil projetos. Em um momento em que as empresas estão com escassez de profissionais qualificados, especialmente na área de tecnologia, a contratação de freelancers pode ser uma boa alternativa para realizar projetos.

Além disso, os profissionais também estão buscando trabalhos mais flexíveis: dados da Workana apontam que 56% gostam de manejar seus próprios horários. De acordo com Daniel Schwebel, primeiro country manager da Workana no Brasil, o trabalho já não é tanto um lugar para onde vamos, e sim, algo que escolhemos para fazer. "Esta visão não somente impacta os trabalhadores como também transforma as organizações. As empresas são cada vez mais conscientes de que os recursos são limitados e que os projetos são infinitos. Ao enfrentar novos projetos, há também a contrapartida necessária de não superdimensionar estruturas com projetos que são cada vez mais solucionados baseados em datas e prazos específicos, e que geralmente podem durar até uma semana", explica Schwebel.

De acordo com um estudo realizado pela Workana, cerca de 58% das empresas que contratam freelancers são multi ou transnacionais. Dos motivos para contratar esses profissionais, 42,5% das empresas apontam que necessitavam de um apoio externo para focar nas prioridades do negócio, 21,7% para realizar projetos pontuais e 16,3% pois acreditam que o freelancer pode somar ideias e experiências próprias que ajudem na realização ou aprimoramento de um projeto.

O executivo aponta que algumas das principais dúvidas que as empresas costumam ter na hora de contratar um freelancer é não saber do que o profissional é capaz e que tipo de perfis podem encontrar, ou ainda de que maneira e em quais projetos eles podem escolher avançar com essa opção.

Quais são os pontos de atenção?

• Ter claro uma data de início e de finalização de projeto (pelo menos estimada);

• Definir que tipo de entregáveis são esperados (aplicadas ao projeto) e em que condições espera-se receber. Exemplos: código fonte, manual de marcas, editáveis, etc;

• Canal de comunicação: é muito importante manter a comunicação de maneira contínua, estabelecendo horários e modalidades preferidas;

• Apresentação de avances: é importante acordar antecipadamente sobre a frequência e horário que se espera para que o profissional apresente os avances. Isto ajuda a fazer correções ao longo do percurso, se for necessário.

• Demanda por horas para o projeto: mínimo de horas requeridas semanais, se é necessário que trabalhe em um horário específico ou ainda ter um horário comum para responder consultas, atender chat de clientes, recepcionar chamadas, reuniões, etc.

O que já deve estar acordado?

Antes de iniciar a pesquisa, a organização deve realizar um exercício de reflexão e tentar cobrir a maioria dos seguintes requisitos.

• É importante ter um breve resumo do projeto que cubra o que é, o que se espera, como serão alcançados os objetivos, quando e com que orçamento. Este resumo deve ser o mais claro possível, não apenas para ajudar a definir quais perfis são indicados para o projeto, mas também como um documento no qual o cliente e o profissional possam começar a trabalhar.

• Definir se prefere que o projeto seja executado como um projeto fixo, com entregas definidas ou se a modalidade de horas é melhor opção, porque é esperado que se cumpram as tarefas especificadas, as quais podem mudar ao longo de um projeto.

• Material de trabalho: deve ser disponibilizado e definido o material que será entregue ao profissional para levar o projeto adiante, otimizar o tempo e a qualidade do trabalho.

Perguntas frequentes que as empresas realizam para a Workana

As perguntas mais frequentes estão sempre relacionadas com os medos e com as preocupações diante da modalidade de trabalho que ainda desconhecem.

1) Como posso controlar o que faz um freelancer que não se encontra trabalhando de maneira presencial no escritório?

As metodologias de controle podem ser várias, dependendo do tipo de projeto. A primeira metodologia é a comunicação, estabelecer um canal claro e direto com o freelancer é um ponto fundamental. Por sua vez, acordar uma reunião semanal ou quinzenal é recomendável sobretudo para projetos grandes. Outra metodologia de controle são as pré entregas. Programar para receber conteúdos que adiantem a entrega final, ajuda a ter visibilidade do trabalho do freelancer. Isso te possibilita a tomar ações corretivas sobre o andamento e evitar desvios na entrega final ou atrasos no projeto.

2) Se os prazos e objetivos do projeto são cumpridos.

É importante discutir esses pontos em uma reunião inicial com o freelancer. Para ter este ponto bem claro é importante que o cliente já tenha identificado para quando precisa do trabalho e qual é o objetivo e necessidade do mesmo, para poder transmitir ao profissional de forma clara. Cruzar estas informações com as entregas ajudam a otimizar a experiência.

3) Se os profissionais são idôneos para assumir seus projetos.

Neste ponto, é importante ter como parceiro uma plataforma de confiança que faça o intermédio desses contatos, como a Workana. Só assim será possível pedir ajuda caso haja algum problema na entrega do projeto.

4) Como assegurar a qualidade do produto final entregue pelo freelancer.

A qualidade no produto final é composta pela qualidade durante todo o processo, desde ter claro o objetivo do projeto resumido a um briefing, seguido pela seleção do recurso, conhecer o mesmo em uma entrevista e contar de forma clara o objetivo do trabalho.

Uma vez selecionado o recurso, deve-se implementar metodologias de controle e feedback, instâncias parciais de entrega e revisão de resultados com relação ao freelancer e o cliente por um trabalho de qualidade.

5) Como posso proteger as informações que necessito compartilhar com o profissional.

Dependendo do tipo de projeto que está sendo realizado, o profissional que irá executá-lo pode contar com uma informação parcial, ou ter acesso integral a ela. Se houver esta necessidade num projeto, nós da Workana sugerimos que o cliente faça um contrato NDA (Non Disclosure Agreement) para reforçar ao freelancer a importância da confidencialidade no projeto e em seu conteúdo.

6) Se é possível realizar trabalhos de forma presencial.

O core da Workana é o trabalho remoto, já que acessamos o talento através de qualquer zona geográfica de onde se encontra o escritório do cliente. No momento em que limitamos uma determinada zona, a quantidade de profissionais passa a ser menor. Tendo em conta estes pontos, temos feito alguns projetos de forma presencial, nos quais incorremos em contratar um seguro para o freelancer pelos dias em que o projeto está em andamento, sendo os custos do seguro assumidos pelo cliente.

A Workana tem profissionais de diversas formações e especificações. Os principais perfis vão desde habilidades de TI e Programação, Marketing Digital, Design e Multimídia, Redação e Tradução, etc. Mas também temos outras categorias que já nos solicitaram, como engenheiros, especialistas em comunicação, perfis de finanças, equipe de vendas. Os requerimentos foram vários e nossa base é muito boa.

Sobre a Workana

Fundada em 2012, a Workana é um marketplace que conecta freelancers a empresas e possui atuação em toda a América Latina. A plataforma oferece flexibilidade e agilidade na contratação de profissionais para os projetos cadastrados. Com sete anos de atuação, a empresa já atingiu a marca de 880 mil projetos postados na plataforma e possui, atualmente, mais de 2,5 milhões de freelancers cadastrados.