Redução de custos e o departamento pessoal consciente

Historicamente as rotinas do departamento pessoal de uma empresa eram sempre lembradas pela quantidade de burocracias, papeis e tarefas obrigatórias que seus funcionários tinham que lidar. Mas, nos dias de hoje, o departamento pessoal já não é mais visto por esse ângulo. A automação de ferramentas modernizou e otimizou essas rotinas de uma maneira diferente.

As empresas não querem mais lidar manualmente com tais burocracias e desperdiçar tempo e dinheiro com processos manuais. Agora é a vez de automatizar e repassar responsabilidades para as novas ferramentas que vêm surgindo junto a essa nova era digital.

Há um tempo as empresas, negócios e empreendimentos, já vêm se desprendendo desse departamento pessoal manual e dependente dos papeis. Simplesmente porque passaram a notar a tamanha ineficiência em lidar com as tarefas e responsabilidades trabalhistas de forma manual.

“Antes de desenvolver nossa plataforma de controle de ponto, a gente via tanto gestor preocupado se as informações da folha de pagamento estavam certas, sem poder ajuda-los! Só fui entender quando descobri que não havia um sistema com todas essas informações integradas. A quantidade de retrabalho e processos trabalhistas que essa situação gerava, deixou a gente de queixo caído”, comenta Thomas Carlsen, Fundador da mywork, startup de controle de ponto online.

Essa quantidade de retrabalho não só gera uma improdutividade dos funcionários como também gastos totalmente desnecessários, sejam eles materiais ou ambientais. Em tempos de preocupação urgente com o meio ambiente, é necessário lembrar também como esses processos manuais custam caro no longo e curto prazo.

"Quando as rotinas do departamento pessoal são automatizadas, o desperdício de papel diminui e a organização da gestão só aumenta. Você não precisa de pilhas e mais pilhas de papel se tiver um pequeno espaço na nuvem para armazenar corretamente essas informações”, finaliza Thomas quando questionado sobre a relação entre as novas ferramentas do RH digital e a redução de custos.

Grande parte do desmatamento aconteceu em anos relativamente recentes. Desde o início da era industrial, as florestas foram reduzidas em 32%. Com cerca de 15 bilhões de árvores derrubadas a cada ano, os 3 trilhões de árvores restantes do mundo estão sumindo rapidamente, segundo o estudo da Nature.

Pode não parecer num primeiro momento, mas usar documentos físicos no dia a dia resulta em diversas desvantagens para as empresas, seja ela de pequeno, médio ou grande porte.

Os gastos com a manutenção de equipamentos são excessivos, o desperdício de tempo e espaço físico é muito grande, além de tornar a gestão ineficiente e onerosa. Sem mencionar o grave impacto ambiental.

Mas como de fato reduzir os custos do departamento pessoal? Quais os primeiros passos a se tomar? E como um departamento pessoal consciente afeta positivamente o mercado?

1) Conscientize seus colaboradores

O primeiro passo para que a implementação de novas ferramentas dê certo, é a sua correta apresentação na empresa. Muitos colaboradores nunca tiveram contato com sistemas automatizados e ainda não entendem seus benefícios. Por isso é essencial que a ferramenta seja explicada da maneira mais didática possível, para que o processo seja positivo.

O ideal é que a própria empresa desenvolvedora da ferramenta estabeleça um bom suporte e disponha de um passo a passo sobre como utilizá-la.

2) Estabeleça a gestão eletrônica de documentos

Redução do número de folhas impressas;
Padronização na forma de armazenamento;
Acesso rápido ao histórico de documentos e registros mais antigos;
Maior controle e organização sobre todas as informações geradas pela empresa;
Maior produtividade, uma vez que os colaboradores passam a ter maior rapidez e praticidade para encontrar documentos.

“Com a mywork é possível ter acesso à diversas informações importantes de cada colaborador. Toda entrada, saída e intervalo é registrado e salvo na plataforma. Além do mais, inúmeros clientes já passaram por auditorias e foram as informações armazenadas na nuvem do nosso sistema que livraram o cliente de uma furada”, comenta o COO da startup de controle de ponto online.

3) Otimize a jornada de trabalho e implemente o banco de horas

Promover o bom aproveitamento do horário de trabalho é fundamental para a redução de custos no RH digital. Otimizar a jornada de trabalho envolve rever processos e avaliar a distribuição de atividades por colaborador e equipe.

Ao otimizar a jornada de trabalho, a empresa consegue economizar desde o pagamento de horas extras até adicionais noturnos, por exemplo, já que os colaboradores podem melhorar sua produtividade e não têm necessidade de passar mais tempo que o necessário trabalhando.

Outros gastos secundários, como de energia elétrica e recursos tecnológicos também podem diminuir. Visto que o colaborador irá passar apenas o tempo necessário na empresa. Em relação a diminuição de custos com horas extras, uma boa saída é adotar o banco de horas.

A iniciativa está prevista nas normas da CLT e pode ajudar a reduzir o desembolso de recursos financeiros e estimular os colaboradores a não trabalhar além da jornada regular. Desde 2017, com a Reforma Trabalhista, não é mais necessária a aprovação do sindicato para tal medida.

4) Saiba calcular os custos de demissão

A demissão é sempre uma questão onerosa para os departamentos de RH e, por isso, sua importância é inegável para serem feitos cálculos realistas dos gastos de cada funcionário.

O registro de todas as informações é essencial, desde os custos inerentes à rescisão quanto até as perdas em médio e longo prazo com a demissão de colaboradores experientes e produtivos.

5) Automatize processos

A tecnologia é uma importante aliada da redução de custos no RH. Isso é possível graças à automação de processos e a criação de rotinas altamente escaláveis.

Esse tipo de estratégia não apenas reduz os custos pela minimização de tempo, mas também aumenta a segurança e diminui a necessidade de retrabalhos. O ideal é mapear processos internos e descobrir o que pode ser automatizado, total ou parcialmente.

6) Considere a terceirização de tarefas

Hoje, a contratação de funcionários terceirizados é uma ótima alternativa para empresas que estão em busca da redução de custos. É uma saída também para quem opta por não se preocupar com tantos vínculos empregatícios, ou seja, aquela relação formal entre empregado e empregador. Relação a qual inclui todos os direitos trabalhistas pagos, já que a responsabilidade do funcionário terceirizado é apenas da empresa que oferece o serviço de contratação.

Os direitos previstos na CLT (Consolidação das Leis Trabalhistas), portanto, não se adequam a trabalhadores terceirizados que prestam serviços a uma empresa específica. Apenas quando esse vínculo empregatício existe que o empregador deve se preocupar com pagamento de horas extras, férias, depósito de FGTS, dentre outros.

Nestes casos, terceirizar é vantajoso porque todos os custos de admissão, encargos trabalhistas no período de relacionamento profissional e também os custos com rescisão ficam por conta da empresa fornecedora de profissionais terceirizados.

7) Revise os benefícios oferecidos

Os benefícios oferecidos aos colaboradores formam uma boa estrutura para a motivação e a produtividade. Portanto, não é uma boa alternativa apenas ignorá-los e entendê-los apenas como um gasto.

A ideia desses benefícios para funcionários é que a empresa conceda alguns itens básicos para a qualidade de vida no trabalho e o bem-estar dos colaboradores. A CLT prevê alguns benefícios obrigatórios para funcionários, como o FGTS, vale-transporte, férias e o décimo terceiro salário. Mas a empresa pode também complementá-los com outros benefícios, como por exemplo: auxílio-creche, academia, convênio médico, vale-alimentação, entre outros.

Mas antes de elaborar um plano de concessão de benefícios, é preciso ter atenção às demandas da legislação trabalhista e realmente estudar quais benefícios opcionais podem ser fornecidos sem o desequilíbrio do orçamento.

Atualmente, entender as necessidades demandadas pela rotina do departamento pessoal é essencial para o bom andamento de uma empresa. E as empresas que conseguem compreender essa demanda e alinhá-la a uma cultura consciente, se tornam essenciais para o bom funcionamento do mercado.

Cada vez mais clientes se veem atraídos pela causa sustentável e pelas ferramentas que acompanham esse ideal. Da mesma maneira que as empresas não querem mais ter custos desnecessários, os clientes não se simpatizam mais em colaborar com a degradação do meio ambiente.

De acordo com pesquisa realizada nos Estados Unidos pela empresa IBM, um funcionário que trabalha em escritório utiliza uma média de 10 mil folhas de papel por ano, número impressionante e que acaba desencadeando uma série de problemas ambientais.

O processo de automação de ferramentas pode ser muitas vezes incômodo ou até difícil de lidar, mas sua implementação é inegável. Com todos os passos desse artigo, cerca de 40% dos custos com papeis e documentações desnecessárias poderiam ser reduzidos, de acordo com o estudo feito pela IBM.