O processo de digitalização pede responsabilidade das empresas

Se até o momento você ainda não ouviu falar sobre transformação digital, então é melhor se informar o quanto antes. O conceito, que trata da digitalização de processos dentro das empresas, deixou de ser uma tendência há algum tempo e, hoje, consiste em uma estratégia crucial para quem deseja crescer em seu segmento nos próximos anos. Para não ficar atrás, muitas organizações acabam acelerando etapas e, assim, comprometem a própria evolução do negócio. É preciso ter planejamento e, principalmente, buscar soluções que realmente agreguem no dia a dia dos colaboradores.

Aos poucos, as empresas brasileiras começam a avançar quando o assunto é transformação digital. Uma pesquisa da consultoria IDC, feita a pedido da Salesforce, mostra que a digitalização dos negócios nas grandes corporações brasileiras é de 67,5 numa escala de 0 a 100 – "mobilidade" foi o tópico de maior destaque, com 80, enquanto que "conectividade e integração" teve o pior desempenho, com 41,5. Isso reforça uma conclusão do levantamento feito pela Siemens, que mostra que 85% dos tomadores de decisão nas companhias esperam que esse tópico aumente a competitividade no mercado.

Dois pontos explicam porque os empresários e profissionais brasileiros ainda derrapam na digitalização. O primeiro corresponde à questão cultural. A mudança não é feita somente com a tecnologia (ainda que seja potencializada por ela). Antes de querer mudar todos os recursos de TI existentes, é preciso compreender que a transformação deve acontecer primeiramente na missão e na estrutura organizacional. Não adianta ter soluções de ponta se o mindset dos colaboradores ainda é analógico. A digitalização também deve ocorrer na forma como enxergamos os problemas em nosso trabalho.

Só a partir daí é preciso pensar na tecnologia para evitar o segundo erro crucial que compromete a estratégia do negócio: encontrar o melhor recurso para sua empresa. Não se trata de contratar os programas e aplicações mais caros ou querer trocar tudo o que já existe dentro de sua infraestrutura. O recomendável é fazer um planejamento detalhado de todos os processos internos e definir quais deles podem ser agilizados por meio de equipamentos e softwares. Isso evita, por exemplo, despesas desnecessárias em itens que, no fim das contas, não irão acrescentar nada e tampouco irão melhorar o dia a dia.

A boa notícia é que a empresa não precisa passar sozinha por esta caminhada e pode contar com o apoio de consultorias e parcerias com fornecedoras de soluções que potencializam a transformação digital. Com eles, é possível escolher as melhores ferramentas que não apenas irão automatizar todos os procedimentos da companhia, mas também irão potencializar o seu negócio no futuro. Serviços como Gerenciamento Eletrônico de Documentos, por exemplo, tornam-se essenciais à medida em que a digitalização começa a atingir todos os departamentos.

Seja uma empresa física ou com operação toda online, pequena ou grande, a transformação digital é inevitável. A tecnologia avançou muito nas últimas décadas, tornando possível o que antes era apenas imaginação. Hoje, é inimaginável manter certas práticas do passado na gestão de seu negócio e a entrada no ambiente online torna-se inevitável. Mas não há o que temer: com cuidado, responsabilidade e o apoio das soluções certas, a organização tem tudo para aproveitar as vantagens e crescer de forma significativa.

*Rodrigo Reis é diretor comercial e sócio da Reis Office, empresa líder em outsourcing de impressão e soluções para digitalização, transmissão e armazenamento de documentos.