Digitalização do departamento de RH contribui para o desenvolvimento de equipes mais eficazes

Algumas empresas estão modificando a sua rotina de trabalho a partir do melhor aproveitamento da equipe de RH. Seja com salas de descompressão, ações especiais ou transformando seus sistemas e processos de analógicos para digitais, é perceptível a mudança de comportamento a fim de proporcionar um ambiente dinâmico para os colaboradores, mesmo que apenas 37% dos líderes desse setor estejam muito seguros sobre essa transição de mindset, segundo a pesquisa “O Futuro do RH”, promovida pela KPMG.

Esse processo parte de uma tendência de novos modelos de negócio, que oferecem mais assertividade e modernização da rotina de trabalho. Como o RH é um departamento que impacta diretamente todas as camadas e pessoas de uma empresa, conforme a atuação de todos os setores vai se tornando cada vez mais integrada, o papel dos gestores de funcionários passa a ser mais crítico e mais estratégico.

Quando o setor de fato se moderniza, não há mais tempo perdido com assinaturas, papelada, arquivamento e outras atividades burocráticas que sempre marcaram a atuação do profissional de RH. Dessa maneira, a equipe passa a concentrar seus esforços em atividades mais abrangentes para o desenvolvimento de novos talentos e de clima organizacional. Porém, para que essa transformação digital aconteça em todos os departamentos, é importante que se comece pelo RH.

A implementação de uma plataforma de assinatura eletrônica, que centralize todos os fluxos de contratação e documentos entre a empresa e os funcionários, pode ajudar a automatizar processos burocráticos e modernizar o departamento. Essa solução pode ser utilizada no momento de uma contratação, por exemplo, no qual muitas outras áreas são envolvidas. O departamento financeiro precisa dos dados bancários do novo funcionário, o time de TI precisa criar um novo e-mail, separar notebook e outros dispositivos que serão usados pelo recém-chegado e é claro que tudo isso precisa ser assinado por diversas outras áreas. Numa rotina digitalizada desde a preparação dos documentos, todo este processo é catalisado através de automação e simplificação, evitando a burocracia proporcionada pelo manuseio do papel e permitindo que os candidatos assinem a carta oferta em seu celular.

A assinatura eletrônica impacta em todos os níveis da companhia, além de promover economia de recursos financeiros e físicos. Partindo desse princípio, a DocuSign, empresa pioneira e líder em assinatura eletrônica, divulgou, em julho deste ano, uma pesquisa realizada em parceria com a Forrester Consulting, revelando que 97% das companhias em diferentes países tiveram problemas com a conclusão e gerenciamento de documentos em papel. Na oportunidade, foram entrevistados 650 líderes de empresas entre 250 a 20 mil colaboradores em diferentes países, mostrando que a modernização precisa ser implementada desde as ações mais rotineiras, como na assinatura de um papel, até planejamentos mais estratégicos.

Criar, enviar, acompanhar e armazenar formulários de liberação de dispositivos e bens, certificados, atualizações de compliance e quaisquer outros documentos que precisam da interação ou da validação de funcionários envolvidos é muito mais fácil a partir da implementação de uma plataforma digital. Tempo é poupado, dinheiro é economizado e eficiência é potencializada.

Para o vice-presidente de vendas da DocuSign, Gustavo Brant, diferentes empresas, de todos os portes e segmentos, já estão implementando processos automatizados, otimizando a rotina e investindo em diferentes métodos de transparência nos processos. “A maior proposta do RH com assinatura e gestão de documentos eletrônicos é modernizar a maneira de realizar as tarefas administrativas. Com a DocuSign, por exemplo, é possível contratar um novo colaborador em um período curto de tempo, economizando com gastos em papel e espaço para armazenamento dos documentos. Tudo fica acessível a um clique, que pode ser monitorado por computador, tablet e até mesmo pelo celular”, explica.

Para impulsionar a digitalização e tornar todo o processo de contratação digital, a DocuSign oferece o DocuSign Agreement Cloud, digitalmente. Com isso, empresas de todos os portes e setores ao redor do mundo podem fazer negócios com mais agilidade, além de diminuir os riscos e os custos, proporcionando uma melhor experiência para os clientes, parceiros e colaboradores.

Todos os processos realizados pela maioria das funções do RH podem se beneficiar desses recursos. Por meio da plataforma ou aplicativo móvel, é possível manter todos os documentos armazenados na nuvem, com flexibilidade de verificação e acesso com simplicidade e organização. Em cada envelope, é possível criar tags e seções auxiliando o sistema de busca por contratos e formulários, garantindo que os documentos sejam assinados na hora certa e sem conflito com prazos do E-Social, por exemplo, e garantindo o envio, recebimento, aprovação e gerenciamento dos arquivos de qualquer lugar em um computador, smartphone ou tablete com conexão ou de maneira off-line por download.

Neste cenário, a empresa que não se modernizar tende a ficar para trás. Não é à toa que marcas como a Microsoft e o LinkedIn usam a DocuSign globalmente em seus setores de RH. No Brasil, o iFood e a Loggi também são prova da eficiência digital no setor. Para companhias com funcionários em diferentes lugares ou que estão em deslocamento constante, a adoção de uma plataforma de gerenciamento e assinatura de documentos pode ser um divisor de águas.