Gestão de documentos: a base para a transformação digital e redução de custos

É o assunto da moda no ambiente corporativo, mas ainda assim muitos empresários desconhecem o seu real significado. A transformação digital deixou de ser uma tendência para se tornar uma estratégia essencial para empresas que desejam crescer nos próximos anos, mesmo aquelas que lidam especificamente com o ambiente offline. A grande pergunta que ronda é: como fazer isso? Enquanto algumas corporações pensam que é suficiente encher o escritório de equipamentos tecnológicos para surfar essa onda, o primeiro passo começa justamente com uma mudança nos procedimentos e tarefas já existentes no dia a dia do colaborador, como a gestão dos documentos.

É um assunto que realmente não pode mais ser ignorado pelos empreendedores. Pesquisa realizada pela CI&T, em parceria com o Opinion Box, mostra que 80% dos executivos já percebem a transformação digital como um fator que impacta diretamente o seu mercado. Além disso, 84% deles consideram que estão prontos para essas mudanças e 71% acreditam que trabalham em ambientes receptivos a este novo modelo. O levantamento ainda mostrou uma sinergia cada vez maior entre os profissionais e a proposta do conceito, uma vez que três quartos deles (75%) apontaram a mudança cultural como o principal meio para alavancar as ações de transformação digital.

De forma bem resumida, o conceito explica a necessidade cada vez maior das organizações de utilizarem soluções digitais para otimizarem processos e potencializarem seus negócios. Logo, envolve mais do que a "simples" utilização de recursos e softwares que automatizam tarefas. Para que essa mudança aconteça de fato, é preciso mudar a cultura organizacional e a própria visão dos colaboradores, já acostumados com velhos hábitos e rotinas. Para começar, contudo, não precisa fazer um longo e complexo planejamento de ação.

Basta adotar o gerenciamento eletrônico de documentos para otimizar o acesso aos dados e às informações consideradas importantes e facilitar o compartilhamento e a comunicação entre todos os departamentos.

Pense na seguinte situação: um colaborador precisa encontrar um determinado documento, mas não faz ideia de onde está guardado e nem como deve procurá-lo nos arquivos. É um exemplo corriqueiro em qualquer organização, mas estimativas do mercado mostram que uma pessoa chega a perder 25% do seu dia apenas na busca por esses dados. Tempo e dinheiro desperdiçados em um momento em que a competitividade entre as empresas acirra-se cada vez mais em todos os setores.

Com a gestão de documentos na base da transformação digital, a empresa pode apostar em soluções simples, mas totalmente eficientes, que ajudam a potencializar o negócio ao mesmo tempo em que reduzem os custos - a velha máxima corporativa de conseguir fazer mais, com menos. Há recursos, por exemplo, que conseguem armazenar documentos na nuvem e, em caso de impressão, dispensa a necessidade de envio para um computador executar a tarefa. Além disso, sistemas de digitalização facilitam a indexação dos documentos, facilitando ainda mais a procura nos sistemas de busca corporativos.

O avanço da tecnologia nas últimas décadas fez com que as soluções digitais passassem de novidade para realidade em pouco tempo. Hoje, é inevitável encontrar corporações, até mesmo aquelas que não lidam com o ambiente online, que utilizem esses recursos para otimizar seus processos. Portanto, preparadas ou não, as organizações não têm mais como escaparem da profunda e indispensável transformação que já começou e vai alterar ainda mais os setores nos próximos anos.

*Rodrigo Reis é diretor comercial e sócio da Reis Office, empresa líder em outsourcing de impressão e soluções para digitalização, transmissão e armazenamento de documentos.