Digitização de processos traz economia de tempo e redução de custos

A crescente expansão do uso de ferramentas digitais como arquivos em nuvem, e-papers, smartphones, inteligência artificial, sistemas ciber-físicos entre outras, tem sido responsável pelo que os especialistas em gestão estão chamando de “Quarta a Revolução Industrial” ou Indústria 4.0. Esse conceito, caracterizado por um conjunto de tecnologias que permitem a fusão do mundo físico com o digital, tem mudado as rotinas e processos de empresas e trazido redução de custos, grande agilidade e segurança. Essa tendência já chegou a empresas do setor imobiliário e a principal inovação que tem sido implementada é a digitização dos processos, mudança que deve atingir até o ano que vem 72% das empresas brasileiras, conforme estimativa da PwC, consultoria internacional em gestão.

Em Goiânia, por exemplo, a Dinâmica Engenharia, construtora com 35 anos de mercado, há seis meses digitalizou todo o processo de vistoria para entrega de apartamentos novos aos clientes. A inovação veio por meio de um aplicativo, desenvolvido com exclusividade para o serviço, que registra e concentra todas as informações de forma detalhada, inclusive com fotografias.

Marco Antônio, um dos engenheiros da Dinâmica, explica que anteriormente o procedimento era feito por meio de um checklist todo no papel. “Agora nós temos um tablet, onde descrevemos todas as não-conformidades apontadas pelo cliente ou até mesmo pelo próprio engenheiro, e complementamos esta informação com fotografias”, esclarece.

Para o engenheiro, a medida trouxe um ganho de tempo para o cliente, pois segundo ele no processo antigo, após a correção das não-conformidades, este deveria retornar ao local para conferir o que foi consertado. “Agora, após os ajustes, nós enviamos um novo relatório com fotos para o cliente ver o que foi modificado. Ele não precisa ir novamente até o imóvel, o que economiza tempo”, frisa Marco Antônio.

Outro benefício, conforme o engenheiro, é a assertividade nas correções das não-conformidades. “Como a fotografia acompanha a descrição dos pontos de melhoria, a equipe que faz as correções de forma mais precisa, isso minimiza falhas e reduz custos com retrabalhos”, diz Marco Antônio, que acrescenta que pelo menos 40 apartamentos já foram entregues neste novo processo. Todos eles são do Detail Vaca Brava, empreendimento situado na Rua T-54, no Setor Bueno em Goiânia, a poucos metros do Parque Vaca Brava e do Goiânia Shopping. As unidades habitacionais têm 172 m² e três suítes.

Para o cliente, Marco orienta que alguns itens merecem atenção. “É importante verificar portas e janelas, se elas abrem e fecham; o caimento dos banheiros, se a água está indo para o ralo; nas torneiras e chuveiros conferir se estão funcionando. Nas pias, a dica é encher a cuba e olhar embaixo se não há algum vazamento; checar o piso se não há trincas, lascas e os vidros, quando tiver, se não estão arranhados”, lista.

Contrato digital

A digitização de processos também tem facilitado a vida dos clientes da URBS, uma das maiores imobiliárias de Goiás. A inovação chegou a subsidiária da empresa que trabalha com alugueis, a URBS Aluga. Atualmente todo o procedimento de locação é feito de forma digital. A mudança implantada desde agosto de 2018 permitiu a eliminação de papel, maior agilidade, comodidade para locatário e locador e ainda a economia de tempo e recursos de todas as partes.

De acordo com o gerente da URBS Aluga, Marcell Abranches, assim que a locação de um imóvel é acertada, o contrato é feito com base nas informações repassadas pelo cliente, que recebe, por e-mail, um link para a assinatura digital. Com esse trâmite resolvido, sem a impressão de uma folha de papel sequer, as chaves ficam à disposição do mesmo. A plataforma que permite a tramitação de informações e assinatura digital chama-se DocuSign e pertence a uma empresa norte-americana com sede em São Francisco. “Hoje, 90% dos nossos contratos de locação, por parte dos locadores e 50% dos inquilinos já são digitais. Alguns ainda têm restrição, mas é uma questão cultural”, avalia Marcell Abranches.

O gerente estima que com o processo digital o locador economiza entre 100 e 150 reais que seriam dispensados com impressões e reconhecimento de firma dele e de fiadores, sem contar o tempo e ainda as despesas com deslocamento.

Na URBS Aluga, as vistorias de entrega para locação e devolução de imóvel também são 100% digitais. A organização utiliza um aplicativo instalado em um tablet onde a descrição das condições do imóvel são complementadas com fotografias. “É uma vistoria que dá muito mais veracidade sobre as condições do imóvel. Quando era só descritiva, atestada pelo engenheiro não tinha tanta precisão. A foto permite verificar cores, defeitos, e nos imóveis mobiliados fazem diferença porque permite ver todos os itens. Isso traz mais qualidade tanto na entrada quanto na saída”, pontua Abranches.