Um panorama sobre a evolução na Gestão de Projetos

Para garantir o manuseio correto e qualificado das novas ferramentas gerenciais no âmbito de gestão de projetos, é fundamental estar à par de como este mercado chegou até aqui e quais foram os seus principais desafios e avanços.

Pensando nisso, preparei um artigo que visa abordar se a adoção de escritórios de gerenciamento de projetos pode trazer vantagens para as organizações, e, a partir disso, quais práticas e conceitos podem otimizar a relação das empresas com estes escritórios, bem como, potencializar o uso de recursos, sejam humanos, financeiros ou tecnológicos.

Para tanto, tomei como base uma pesquisa que desenvolvi sobre a evolução dos escritórios de gerenciamento de projetos nas organizações dentre os anos de 2003 e 2009, período com alto volume de estudos sobre este mercado.

Gerenciamento de projetos: uma definição

O gerenciamento de projetos é a aplicação de conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas gerenciais, voltadas, como se supõe, as etapas de um projeto e todas as suas atividades. Ele é realizado por meio da aplicação e da integração dos seguintes processos de gerenciamento: iniciação, planejamento, execução, monitoramento, controle e encerramento.

Eis algumas das principais etapas envolvidas no gerenciamento de projetos:

• Identificação das necessidades;

• Estabelecimento de objetivos claros e alcançáveis;

• Balanceamento das demandas conflitantes de qualidade, escopo, tempo e custo;

• Adaptação das especificações, dos planos e da abordagem às diferentes preocupações e expectativas das diversas partes interessadas.

Além disso, o conceito de gestão de projetos pode ser subdivido em nove áreas do conhecimento:

· Gerenciamento da Integração do Projeto;

· Gerenciamento do Escopo do Projeto;

· Gerenciamento do Tempo do Projeto;

· Gerenciamento dos Custos do Projeto;

· Gerenciamento da Qualidade do Projeto;

· Gerenciamento dos Recursos Humanos do Projetos;

· Gerenciamento da Comunicação do Projeto;

· Gerenciamento dos Riscos do Projeto;

· Gerenciamento dos Fornecimentos de Bens e Serviços do Projeto.

Entendendo a questão contextual

Todos os projetos são planejados e implantados em um contexto social, econômico e ambiental e têm impactos intencionais e não intencionais positivos e/ou negativos. Logo, é importante que a equipe envolvida na condução da gestão de um projeto leve em conta as atividades nele contidas, de acordo com a questão contextual: qual o ambiente cultural e social daquela empresa? Qual seu impacto do ponto de vista internacional ou político? Qual a relação do projeto com o espaço físico ou meio ambiente? São algumas das perguntas que devem ser respondidas.

PMO

Um PMO pode ser definido objetivamente como um “escritório de gerenciamento de programas” ou “escritório de gerenciamento de projetos”. Por conseguinte, ele supervisiona o gerenciamento de projetos, programas ou uma combinação dos dois, concentrando-se no planejamento, na priorização e na execução coordenados de projetos e subprojetos vinculados aos objetivos gerais de negócios da matriz ou do cliente.

Os PMOs podem operar de modo contínuo, desde o fornecimento de funções de apoio ao gerenciamento de projetos na forma de treinamento, software, políticas padronizadas e procedimentos, até o gerenciamento direto e a responsabilidade pela realização dos objetivos do projeto.

Um PMO específico, vale salientar, pode receber uma autoridade delegada para atuar, por exemplo, como parte interessada integral e um importante tomador de decisões durante o estágio de iniciação de cada projeto, tendo autoridade para fazer recomendações ou encerrar projetos para manter a consistência dos objetivos do negócio.

Além disso, o PMO pode estar envolvido na seleção, no gerenciamento e na realocação de pessoal incumbido das atividades inseridas dentro do contexto de um projeto.

A função do PMO nas estruturas organizacionais

Em muitos casos, as organizações optam por implementar uma estrutura especifica para o gerenciamento de projetos. Isso normalmente acontece quando uma empresa tem vários projetos para controlar, então, a implementação de forma estruturada de uma unidade de negócio se torna mais interessante e oferece um grau de maior controle.

Com melhores resultados e efetivos ganhos, o passo natural para quem trabalha com projetos de varejo, por exemplo, é a criação de um escritório, pois eles agregam valor à organização, garantindo que as ações sejam conduzidas segundo procedimentos alinhados com a estratégia organizacional.

Quando a quantidade de projetos em uma organização adquire um volume significativo, fica evidente que a disciplina de gerenciamento de projetos necessita ser abordada por uma maneira mais consciente.

Não admitir a necessidade e não buscar a efetiva implantação de um escritório de projetos em casos que envolvem um volume significativo de tarefas pode gerar um grande desgaste na organização, com projetos sem nenhum nível de controle, criando um círculo vicioso de perda de prazos e metas.

Aspectos e perfil da gestão de projetos no Brasil

Sobre o crescimento da gestão de projetos no Brasil, é nítida uma maior participação em empresas brasileiras de tecnologia, porém, ressalta-se um crescimento anual constante dos diversos setores que passaram a aderir ao método de PMO, bem como uma maior pulverização do uso das práticas nos diversos setores da economia.

Curiosamente, companhias tradicionais e matriciais fortes possuem maior resistência quanto ao uso das boas práticas. Em contrapartida, empresas estruturalmente modernas, com modelos de gestão horizontais, possuem histórico de sucesso maior em relação ao uso das práticas de gerenciamento de projetos. Diversos especialistas apontam os benefícios de uma gestão de projetos orientada por PMO, tais quais:

· Permitir o desenvolvimento de diferenciais competitivos e novas técnicas;

· Adaptar os trabalhos às necessidades do mercado;

· Facilitar as revisões de modificações no mercado ou no ambiente competitivo;

· Documentar e facilitar estimativas para projetos futuros;

· Antecipar situações desfavoráveis;

· Disponibilizar orçamentos e cronogramas com antecedência otimizando o uso de recursos;

· Aumentar o controle gerencial e agilizar a tomada de decisões.

A resistência presente no mercado

Apesar do aumento constante do uso da metodologia de gestão de projetos nos últimos anos, ainda há muita resistência nas organizações e que envolvem preocupações como:

• Resistência quanto à mudança de todas as pessoas da empresa;

• Resistência dos gerentes quanto ao controle de projetos;

• Resistência dos gerentes quanto à autonomia de decisão nos projetos;

• Aumento de custos sem geração de benefícios compatíveis.

As tendências atuais para gestão de projetos

Superando tais resistências, algumas tendências vem se fortalecendo no mercado de PMO ao longo dos últimos anos, tais quais:

· Cloud Computing: em um projeto, o tempo é um fator decisivo, e o armazenamento de documentos na nuvem pode economizá-lo consideravelmente; além disso, a segurança de dados e o acesso simultâneo às mesmas informações torna o processo mais ágil e dinâmico;

· Trabalho multiregional: com a globalização crescendo e separando matrizes corporativas cada vez mais, a distância pode se tornar um impasse; mas opções como videoconferências são muito auxiliares para a redução de despesas e rapidez na tomada de decisões;

· Dispositivos mobile: as ferramentas de gestão de projetos não se limitam mais aos computadores, dado que a sua portabilidade auxilia muito nas tarefas de um colaborador envolvido em um projeto;

· Big Data: a concentração de dados em um software de grande porte que realize o cruzamento e análise de informações é uma forte tendência, pois permite a identificação de riscos e a correção imediata de erros.

Em suma

As informações apresentadas neste artigo buscaram traçar um breve panorama de boas práticas e das tendências em PMO no país, demonstrando que a gestão de projetos não está mais restrita a determinados nichos de mercado. Setores onde era notada grande resistência à gestão profissional de projetos, hoje começam a se adequar às regras e boas práticas, uma vez que eles trazem benefícios às empresas, sejam eles financeiros ou administrativos.

De 2003 a 2009, mesmo em empresas resistentes as mudanças, o sucesso nas entregas dos projetos por meio de uma gestão mais profissional ficaram, na média, acima de 40% do total. Enquanto isso, em empresas menos resistentes, este índice ficou acima de 65%.

Esta melhoria, por fim, traz vantagem competitiva para as empresas que, por sua vez, tem maior capacidade para fortalecer seus posicionamentos de mercado, dado que suas entregas serão mais rápidas, terão maior qualidade e serão mais precisas. Consequentemente, o relacionamento com os clientes tende a ser duradouro, objetivo este que, afinal de contas, move e motiva todas as empresas de sucesso.

* Rubens Felício é especialista em gestão de projetos e comércio exterior, e Sócio Diretor na EZ4

Sobre a EZ4

A EZ4 é uma empresa de Tecnologia que desenvolve projetos personalizados desde o planejamento ao suporte pós produção, em todos os segmentos de organizações. A companhia se destaca por sua atuação personalizada e know-how de mais de 20 anos de atuação nas áreas de Comércio Exterior, Fiscal, Tributária e de Tecnologia. Um dos pontos altos da EZ4 é que a empresa possui certificação da TOTVS e equipe 100% certificada pelo PMI.