Empresas aceleram a digitalização com IA e tornam a gestão de documentos mais estratégica

Há um bom tempo a inteligência artificial está reformulando a forma como as empresas lidam com seus documentos e informações corporativas. O que antes demandava horas de trabalho manual e alto risco de erro humano, hoje é feito com precisão e velocidade por sistemas inteligentes capazes de classificar, validar e proteger dados sensíveis.

De acordo com o relatório Global AI in Document Management Market 2024, da Grand View Research, o uso de soluções de IA voltadas à gestão documental deve crescer, em média, 32% ao ano até 2030. A principal razão é a necessidade crescente de tratar grandes volumes de informação com mais segurança e eficiência.

Para Marcelo Araújo, diretor comercial da eBox Digital, empresa especializada em gestão e proteção de documentos digitais e físicos, a IA está revolucionando a gestão de documentos corporativos porque permite que processos antes puramente operacionais se tornem estratégicos: “Com o uso de algoritmos de aprendizado de máquina, é possível automatizar desde a leitura de notas fiscais e contratos até a identificação de informações sensíveis, reduzindo erros e o tempo gasto em tarefas repetitivas. Essa é a grande virada de chave para ter mais eficiência nos processos”.

De acordo com levantamento da Hubina, negócios que adotaram IA em alguma etapa de suas rotinas admitem que houve reduções em erros operacionais de até 60%, enquanto que a automação de tarefas administrativas gerou redução de até 50% do tempo gasto em atividades rotineiras.

Além de automatizar tarefas, o diretor da eBox Digital ressalta que a IA também tem papel decisivo na proteção da informação, uma vez que ferramentas baseadas em inteligência artificial são capazes de detectar padrões anômalos no acesso ou compartilhamento de arquivos, atuando preventivamente contra vazamentos e incidentes de segurança, sendo um processo contínuo de monitoramento inteligente.

A combinação de IA com boas práticas de governança também se tornou outro fator crucial para decisões mais ágeis baseadas em evidências. “Quando a informação é bem gerida e estruturada, ela se torna um ativo estratégico e a IA potencializa esse valor ao transformar dados dispersos em conhecimento acionável”, complementa Marcelo.

Já para o avanço tecnológico e o amadurecimento das práticas de governança, o diretor acredita que a tendência é que o uso da inteligência artificial se torne padrão nas operações corporativas.

“Estamos entrando em uma era em que informação e tecnologia caminham juntas. Não podemos mais falar desses processos sem trazer o impacto da IA nisso. Obviamente, quem souber integrar esses dois pilares estará à frente em competitividade e segurança. Esse é o futuro”, conclui o diretor da eBox Digital.