Governo regulamenta utilização de documentos digitalizados. Como aproveitar esta oportunidade na sua empresa?

O Governo Federal publicou o decreto 10.278/2020, que estabelece técnicas e requisitos para a digitalização de documentos públicos e privados. A partir de agora, os documentos digitalizados passam a ter os mesmos efeitos legais dos físicos.

A medida visa simplificar o processo e proporcionar economia para empresas privadas e órgãos públicos, já que não haverá mais a necessidade de armazenar toda a documentação física. Já nas relações que envolvam entidades públicas, os documentos vão precisar de um certificado digital padrão ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira).

De acordo com Hermínio Gonçalves, diretor comercial da SoftExpert - fornecedora de softwares e serviços para automação e aprimoramento de processos de negócio, conformidade regulamentar e governança corporativa - existem soluções no mercado bastante acessíveis que facilitam o trabalho de digitalização e estar em conformidade com a normativa.

“Para auxiliar no cumprimento dos requisitos do decreto, é fundamental uma plataforma completa para digitalização de documentos e gestão do conteúdo corporativo. É possível, com um conjunto de tecnologias necessárias, criar, capturar, gerenciar, armazenar, preservar e distribuir conteúdos relacionados aos processos organizacionais”, afirma Hermínio.

Os procedimentos e as tecnologias utilizados na digitalização devem assegurar a integridade e a confiabilidade do documento, assim como a rastreabilidade e a auditoria dos procedimentos empregados. O decreto prevê ainda a utilização de padrões técnicos de digitalização para garantir a qualidade da imagem, da legibilidade e do uso do documento digitalizado.

“Utiliza-se o reconhecimento ótico de caracteres (OCR) para capturar automaticamente as informações relevantes para o negócio. Em seguida, aplica-se a assinatura digital nos documentos, inclusive com carimbo de tempo, que atesta a data e a hora exatas em que um documento recebeu a assinatura digital. Como resultado, elimina a entrada manual de dados, agiliza as operações, garantindo a confiabilidade e integridade do conteúdo.

Sobre a SoftExpert

A SoftExpert é a empresa líder de mercado em soluções para a excelência na gestão, fornecendo softwares e serviços para o aprimoramento de processos de negócio, conformidade regulamentar e governança corporativa.

Fundada em 1995 e contando atualmente com mais de 2 mil clientes e 300 mil usuários ao redor do mundo, as soluções da SoftExpert são utilizadas por empresas dos mais variados portes e ramos de atuação, incluindo manufatura, governo, farmacêutico, hospitais e laboratórios, serviços financeiros, alta tecnologia e TI, educação, energia e utilidade pública, logística, varejo, serviços, dentre outros.

Em conjunto com a sua rede de parceiros nacionais e internacionais, a SoftExpert oferece serviços de implantação, treinamento, hospedagem, validação, suporte e assistência técnica, com o intuito de assegurar que seus clientes obtenham sempre o máximo de retorno sobre seus investimentos.