Como a transformação digital desburocratiza e dá mais agilidade a 5 setores

A transformação digital é um movimento inevitável e sem volta que influencia profundamente a sociedade. Trata-se de uma mudança estrutural nas organizações feita a partir do uso da tecnologia para desburocratizar, agilizar processos e melhorar o desempenho para se obter resultados melhores. Com isso, também pode afetar funções, trabalhos e serviços, que precisam se adaptar aos novos tempos.

É possível dizer que a mudança afeta, ou vai afetar, se não todos, ao menos a maior parte dos setores econômicos, incluindo serviços de impressão, contabilidade, apoio jurídico, marketing e recursos humanos. Eles sentem o impacto da criação de plataformas, aplicativos, uso de inteligência artificial, que tornam os serviços mais ágeis e práticos, e até modernização de máquinas, como no caso das impressoras.

No mundo da internet das coisas, as multifuncionais hoje são conectadas e conectáveis, aumentando suas possibilidades de uso e controle por parte dos gestores. Para facilitar a experiência do usuário, possuem telas grandes e adotam interface semelhante à de celulares e tablets. Elas ainda proporcionam digitalização de documentos em altíssima velocidade.

Mesmo as impressoras caseiras ou para pequenos negócios estão conectadas: ficam em rede via wi-fi. Com isso, todas as suas funções são acionadas e configuradas a partir de um aplicativo instalado no computador. Elas também são capazes de imprimir documentos e imagens a partir de um celular por meio de um app instalado no aparelho.

No setor de contabilidade, a criação de aplicativos e plataformas permitiu a pequenos empresários importar e exportar nota fiscal, gerar e pagar guias de impostos, emitir relatórios contábeis e fazer balanço patrimonial. São ferramentas que agilizam e desburocratizam o gerenciamento, reduzindo custos para o negócio.

Se um por um lado essas ferramentas causaram queixas de contadores, que viram suas funções enfrentarem a concorrência digital, por outro, o avanço tecnológico também beneficiou os próprios escritórios de contabilidade. Os softwares contábeis para o segmento podem envolver gestão, integração de sistemas e centralização de informações do fluxo de trabalho, facilitando e agilizando o gerenciamento do escritório.

Hospedados em plataformas on-line, esses softwares proporcionam a realização de conferências com o cliente, que acompanha remotamente todos os processos, permitindo que sejam efetuadas correções de declarações a tempo, sem prejudicar a entrega e evitando punições em razão de irregularidades.

A área jurídica não escapa das transformações. Hoje, softwares e plataformas são capazes de produzir textos jurídicos. A automação permite pesquisar a legislação rapidamente. Documentos e peças jurídicas também estão no mundo digital, o que facilita a consulta e reduz a necessidade de espaço nos escritórios e nos departamentos jurídicos das empresas.

Com a tecnologia e o uso de inteligência artificial, muitas tarefas rotineiras nos escritórios passam a ser feitas automaticamente, o que deve deslocar os profissionais do direito para funções mais estratégicas. E o incremento da IA poderá até mesmo ajudar juízes a formarem um veredito, ao facilitar cruzamento de dados importantes de um caso em análise.

Em outra frente, a transformação digital ampliou o leque de possibilidades para o marketing com o uso de redes sociais, posts em blogs, vídeos, podcasts, search, display, e-mail marketing para atingir leads potenciais e obter resultados efetivos em campanhas. Ferramentas disponíveis no mercado permitem acompanhar on-line a audiência e o resultado de ações e promoções.

Ao mesmo tempo, essas várias fontes de informação possibilitam analisar, cruzar informações e identificar tendências. São ferramentas capazes de ajudar na criação de campanhas mais assertivas e com mais resultados.

Para o setor de RH, existem plataformas com capacidade para executar quase todas as ações do departamento. Auxiliam na emissão de documentos de admissão e demissão, gerenciam folha de pagamento, calculam salários, adiantamentos, férias, 13º salário e outros encargos.

Também estão disponíveis para o setor aplicativos de admissão digital. Por meio deles, as fases do processo de admissão são feitas on-line. O candidato envia digitalmente suas informações, por smartphones ou computadores, incluindo fotos dos documentos solicitados. A plataforma, então, confere e certifica as informações enviadas, além de validar a situação do candidato no eSocial.

A ferramenta reduz o prazo de contratação, que pode chegar a sete dias, pois evita a conferência dos documentos e informações enviados. Também não há gasto de tempo com armazenamento e procura por documentos, que estarão on-line.

Pelos resultados que traz, dá para afirmar que a transformação digital veio para ficar. E a mudança está apenas no início.

*Rodrigo Reis é diretor comercial e sócio da Reis Office, empresa líder em outsourcing de impressão e soluções para digitalização, transmissão e armazenamento de documentos.