A transformação digital se tornou fator preponderante no sucesso de empresas e indústrias. Especialmente em tempos de pandemia, onde muitas adequações foram feitas em prol da vitalidade dos negócios, a aposta em tecnologia foi muitas vezes o grande divisor.

Mesmo em alguns setores onde os “velhos hábitos” são muito mais fortes, como o setor de transporte e logística, a tecnologia chegou para mudar os patamares e manter a saúde financeira das empresas. Se a sua empresa precisa embarcar produtos, ela precisa de um sistema de gestão de fretes que entregue muita tecnologia e seja facilmente manuseado.

“Não dá mais para embarcadores e empresas que precisam de frete ficar “reféns” do mesmo prestador de serviço, ou sofrer para ter a garantia de que o produto chegue ao seu cliente. Com um sistema de gestão de fretes inteligente, toda a operação, do momento em achar o melhor frete até a chegada do produto final ao cliente estão mapeadas”, diz Rodrigo Fávero, expert em sistema de gestão de fretes e CEO da Everlog, empresa que presta este tipo de serviço.

Fávero dá algumas dicas de como uma empresa pode se beneficiar de BPO ( terceirização de processos de negócios que usam intensamente a tecnologia da informação) para gestão de fretes e como isso pode diminuir rapidamente os gastos com frete e as “dores de cabeça” envolvidas.

Cotação de frete: melhor custo benefício

A ideia de um BPO para gestão de fretes é deixar tudo mais efetivo e ágil, sem deixar de lado a facilidade de uso. O primeiro passo para um embarcador é certamente achar um frete que seja confiável, garanta os prazos de entrega e tenha um preço compatível. Na média, segundo levantamento da Everlog com seus clientes, a redução no custo do frete chega a até 10%.

Com um sistema inteligente de gestão, é possível realizar uma cotação com base em inúmeros dados, inclusive buscando o melhor preço e tarifas para aquele serviço. A partir da base de dados do sistema, a simulação de todo o período de frete pode ser realizada, considerando-se todas as variáveis como tipo de carga, distância, tempo de serviço, seja para um frete pontual ou para um serviço de maior demanda.

Planejamento de embarque

Qualquer detalhe na hora de contratar um serviço, especialmente quando existe um terceiro cliente que depende dessa entrega, pode ser complicado se todos os procedimentos.

Um sistema como o da Everlog, por exemplo, permite uma total transparência na relação com o transportador. A partir do momento em que o frete é “fechado”, todas as questões legais, como contrato, valores e notas fiscais ficam atreladas a aquele serviço de forma automática.

Toda a parte de romaneio (procedimento utilizado entre matrizes e filiais para a transferência de insumos, mercadorias ou produtos que constam em estoque) também fica registrada, como o agrupamento das notas fiscais e podem ser averiguadas a partir de simples dashboards.

Monitoramento de Entregas

Nada mais angustiante para um embarcador do que ficar sem informações em tempo real do andamento do frete. Entregar o produto no prazo combinado com o cliente ou mesmo saber se não houve qualquer problema durante a operação são fatores fundamentais no negócio.

A plataforma tem conexão direta entre o embarcador e os transportadores, podendo receber os motivos de ocorrência, tratá-los internamente e enviar os dados via API, WS, BD e arquivos de outros sistemas, como os ERPs. Por meio de um acesso restrito, o destinatário poderá visualizar todas as notas fiscais emitidas contra seu CNPJ, antecipando ações para o recebimento de suas cargas e evitando ligações desnecessárias.

Além disso, relatórios analíticos acompanham o andamento das entregas em trânsitos por nota fiscal e data prevista, evitando atrasos no processo.

Auditoria de Fretes

A auditoria dos fretes embarcados, por nota fiscal e CTe, é feita automaticamente pelo sistema, que realiza a geração do frete previsto e compara com os fretes emitidos pelo transportador. Toda divergência é controlada em saldo para apuração junto ao transportador, aumentando o compliance na gestão do frete.

“Quem não acompanhar a revolução digital e rapidamente se adaptar corre sérios riscos de perder muito dinheiro. Ainda mais em um país como o Brasil, que tem uma das burocracias fiscais mais complicadas do mundo, integrar a operação com um sistema de gestão é vital”, ressalta Rodrigo Fávero.