A digitalização dos processos transformou a forma como empresas e profissionais formalizam acordos. Hoje, contratos, termos e autorizações circulam majoritariamente pela Internet, seja para leitura, negociação ou assinatura. Embora esse modelo traga mais agilidade e eficiência, ele também amplia os riscos relacionados à segurança da informação. Vazamentos, edições indevidas e uso impróprio de dados sensíveis tornaram-se desafios recorrentes em um ambiente corporativo cada vez mais conectado.

De acordo com o relatório Cost of a Data Breach 2024, da IBM, o custo médio global de um vazamento de dados chegou a R$ 6,75 milhões. O dado reforça a necessidade de adotar boas práticas na gestão de documentos digitais, especialmente em negociações.

Para Carlos Henrique Mencaci, CEO da Digital Helper + Assine Bem, a segurança começa antes mesmo da assinatura. “O cuidado com um documento não se limita ao momento da rubrica. Ele envolve o envio, a leitura, a análise e o armazenamento. Cada etapa precisa ser pensada para proteger o acordo e as pessoas envolvidas”, afirma.

Entre as principais recomendações para reduzir riscos no ambiente digital, o executivo destaca três práticas fundamentais. A primeira é evitar o compartilhamento de arquivos fora de plataformas especializadas, as quais oferecem criptografia e identificação do leitor. Segundo Mencaci, o envio de contratos por canais informais, como aplicativos de mensagens ou e-mails pessoais, compromete a rastreabilidade. “Quando um arquivo circula fora de um ambiente seguro, perde-se o controle sobre quem acessou, quando e de qual forma. Plataformas adequadas registram cada ação, garantindo transparência e respaldo jurídico”, explica.

Outro ponto de atenção envolve o uso de Inteligência Artificial. Ferramentas gratuitas, amplamente utilizadas para resumir textos ou explicar cláusulas, podem representar um risco silencioso. Ao inserir trechos de contratos nesses sites, o usuário perde o controle sobre o destino das informações. “Dados sensíveis não devem ser compartilhados em ambientes sem políticas claras de privacidade. Isso pode gerar vazamentos irreversíveis”, alerta o CEO. A alternativa mais segura, segundo ele, está em soluções com IA nativa, integradas à própria plataforma de gestão documental, onde o conteúdo permanece protegido por criptografia e controle de acesso.

A terceira prática diz respeito à integridade dos arquivos. Manter documentos editáveis após o envio abre margem para alterações indevidas e conflitos futuros. “Um acordo seguro é aquele com originalidade do início ao fim. Permitir edições compromete a validade e a confiança entre as partes”, destaca Mencaci. Sistemas especializados bloqueiam alterações, registram versões e criam um histórico completo das ações realizadas, recurso essencial em negociações mais complexas.

Essas práticas deixaram de ser apenas uma questão técnica e passaram a integrar a estratégia de negócios. Em um cenário no qual a maioria dos trâmites ocorre remotamente, investir em plataformas seguras e orientar equipes sobre esses cuidados tornou-se indispensável. “A digitalização trouxe velocidade e praticidade, mas exige mais consciência. Quem adota processos seguros negocia com mais tranquilidade, profissionalismo e credibilidade”, finaliza o executivo.

Fonte: Carlos Henrique Mencaci, CEO da Digital Helper + Assine Bem

Serviço: Contratos na era digital: 3 práticas para evitar vazamentos e proteger dados

Sobre a Digital Helper + Assine Bem

A Digital Helper + Assine Bem é uma plataforma criada para otimizar o processo de assinaturas e gestão de documentos. A ferramenta desenvolvida pela empresa conecta pessoas e processos em qualquer lugar, tornando as etapas de validação de arquivos um processo sustentável e econômico.

Com segurança baseada em criptografia, os contratos arquivados e autenticados na plataforma são inalteráveis, trazendo mais proteção aos clientes. Além disso, é possível criar, editar e enviar arquivos aos signatários de maneira rápida e prática pelo site. A solução oferece, também, integrações por API’s para todos os tipos de sistemas.