Com os avanços da tecnologia, em especial na questão da digitalização, os sistemas que protegem documentos digitais, muitas vezes de conteúdo confidencial, contam com opções de acesso restrito seletivamente por meio eletrônico, classificando o perfil das pessoas que poderão acessá-lo por níveis de permissão ou por senha, por exemplo.

Para as empresas que trabalham com documentos confidenciais, é necessário preparar a digitalização de suas informações, separando previamente por tipos de documentos e níveis de confidencialidade (do mais alto nível para o menor). Essa classificação se dá por meio do conteúdo que cada documento contém, por exemplo: dados pessoais são os mais restritos que existem, por esse motivo, devem ser mantidos sob o mais alto nível de segurança de gestão e acesso.

A transformação de arquivos do papel em arquivos eletrônicos colabora para uma menor utilização do espaço físico para armazenamento e também na segurança destes dados. Além disso, a captura automatizada de informações relevantes dos documentos serve de input para o gestor documental aplicar as regras de segurança da informação e de negócios, restringindo e habilitando acesso a cada um dos diferentes usuários. Ou seja, a proteção dos arquivos já digitalizados está muito mais ao lado do gerenciador de documentos do que no processo de digitalização em si.

Uma vez que as informações são armazenadas no repositório de dados, é responsabilidade do gerente de documentos aplicar as regras de segurança e acesso às informações contidas no documento. Sendo assim, a digitalização é uma excelente ferramenta para assegurar dados importantes, inclusive quando disponibilizada em rede.

E a sua empresa, já se digitalizou?

Andre Felipe de Souza Silva é especialista técnico da Kodak Alaris, provedora líder do setor de soluções de captura de informações que simplificam os processos de negócios.