“A contabilidade é um processo complexo e dentro de uma operação com mais de 5 mil clientes, a tecnologia é a nossa maior aliada para entregar tudo sem errosLocal: São Paulo, SP

Imagine esta situação: um empreendedor que batalhou para construir uma empresa, com todas as dificuldades e desafios, mas acaba descobrindo que tem um rombo que vai custar milhares de reais - tudo por causa de falhas do serviço de contabilidade. E sabe do pior? Acontece mais do que parece.

Para se ter uma ideia, 50% dos clientes que migraram para a contabilidade para os serviços da startup curitibana Contabilizei no último ano apresentam algum tipo de pendência na Receita Federal, Prefeitura ou Junta Comercial - todas relacionadas a falhas do serviço de contabilidade. Tais problemas acabam gerando multas e gastos com a regularização que podem chegar a até R$20.000.

Visando reduzir este tipo de falhas, a empresa de Curitiba adotou a tecnologia como uma aliada dentro da rotina contábil. Todas as guias são geradas e verificadas dentro da plataforma da empresa, que conta também com uma equipe contábil responsável fazendo o controle destas entregas. “A contabilidade é um processo complexo, por conta da quantidade de impostos, variando de acordo com a atividade e o município do cliente. Dentro de uma operação com mais de 5 mil clientes, a tecnologia é a nossa maior aliada para reduzir os erros e entregar o serviço contábil com excelência” afirma Heber Dionizio, contador responsável da Contabilizei.

Quando a contabilidade vira dor de cabeça
No caso de Diego*, dono de uma empresa de informática em Sorocaba, o contador responsável pela empresa atrasou a entrega de dezenove guias de INSS, entre os anos de 2009 e 2016. Quando foi dar entrada na aposentadoria, a surpresa: faltavam dois anos de contribuição no sistema da receita, que não estavam computados. O empresário precisou então recolher as guias, que chegaram a mais de R$ 5.000 reais, para poder se aposentar de fato.

Já Renato* é dono de um comércio de acessórios e passou por outro problema, que lhe custou tempo e dinheiro por má gestão de contabilidade: o contador não entregou a DEFIS - Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais - por 2 anos. Esta declaração documenta e comprova as movimentações da empresa junto à Receita Federal, em especial as relacionadas a INSS e FGTS. Para corrigir, foram precisas diversas retificações, com direito a multas pesadas por atraso e mais os serviços contábeis, fora a dor de cabeça.

Visando reduzir este tipo de falhas, a empresa de Curitiba adotou a tecnologia como uma aliada dentro da rotina contábil. Todas as guias são geradas e verificadas dentro da plataforma da empresa, que conta também com uma equipe contábil responsável fazendo o controle destas entregas. “A contabilidade é um processo complexo, por conta da quantidade de impostos, variando de acordo com a atividade e o município do cliente. Dentro de uma operação com mais de 5 mil clientes, a tecnologia é a nossa maior aliada para reduzir os erros e entregar o serviço contábil com excelência” afirma Heber Dionizio, contador responsável da Contabilizei.

Como ficar de olho
O empresário geralmente não tem muito acesso aos dados contábeis, vendo a contabilidade como uma caixa preta de onde recebe as guias para pagar e ponto final. Então como ele pode se certificar de que estes serviços estão sendo prestados da forma correta?
Heber dá dicas para os empresários se prevenirem: “O empresário pode e deve exigir o envio mensal dos comprovantes. É uma obrigação básica do contador, mas que muitas vezes pode se perder na rotina do escritório. O problema é que, no fim das contas, quem arca com o prejuízo é o empresário, então vale ficar de olho”.
Outra forma de verificar se a documentação da empresa está em dia é acessando o site do Receita Federal (https://cav.receita.fazenda.gov.br/), usando ocertificado digital e senha, é possível consultar a situação da empresa e conferir a situação de todas as guias que foram geradas. “Acessando o site do Receita Federal o empreendedor pode ver todas as pendências relativas a impostos e INSS. É possível obter um relatório completo das pendências da empresa.” conta ele.

Sobre a Contabilizei
A Contabilizei é um escritório de contabilidade online que oferece mais facilidade, economia e transparência na organização e regularização dos compromissos contábeis de PMEs prestadoras de serviços de todo o país. O site funciona por meio de uma plataforma inovadora que automatiza as operações contábeis, resolvendo pendências comuns no dia a dia das empresas, como emissão de nota fiscal eletrônica, controle de resultados e guias on-line de impostos. A empresa foi fundada em 2013, em Curitiba (PR), pelo empreendedor Vitor Torres.

*nomes fictícios, preservando a identidade dos clientes

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