Quando o calendário se aproxima do fechamento do exercício, os departamentos de Recursos Humanos e Departamento de Pessoal entram em um dos períodos mais críticos do ano. Não se trata apenas de cumprir ritos operacionais como fechamento de folha, pagamento do décimo terceiro, provisões de férias, desligamentos, auditorias internas e conferência de benefícios, mas de administrar simultaneamente um volume extraordinário de informações, responsabilidades legais e expectativas dos colaboradores. O último trimestre concentra obrigações que, por si só, justificariam um ciclo especial de atenção; quando somadas, tornam o encerramento anual um verdadeiro teste de maturidade operacional, tecnológica e humana.

Esse esforço se amplia diante da escala do mercado de trabalho brasileiro. Dados do DIEESE indicam que o décimo terceiro salário de 2025 deve injetar R$ 369,4 bilhões na economia, beneficiando cerca de 95,3 milhões de pessoas. Cada uma dessas remunerações exige cálculos, conferências e provisões que passam, quase sempre, pela mesma equipe reduzida de RH e DP. E o volume só cresce: até outubro de 2025, o Brasil já havia criado 1,8 milhão de novos vínculos formais, somando quase 49 milhões de trabalhadores celetistas, segundo o Ministério do Trabalho e Emprego. Ou seja, além de lidar com obrigações complexas, as equipes precisam administrar uma massa salarial cada vez maior, o que amplia, de forma proporcional, o risco de falhas.

E essas falhas não são raras. A consultoria EY aponta que empresas realizam, em média, 15 correções por ciclo de pagamento, e que a acuracidade da folha gira em torno de 80%. Em períodos de alta demanda, essa taxa tende a cair. Pesquisas em produtividade conduzidas pela Harvard Business Review mostram que, sob sobrecarga cognitiva, a incidência de erros pode aumentar entre 20% e 30%. É uma equação previsível: quanto maior a pressão, maior a probabilidade de inconsistências, atrasos e retrabalho, exatamente o cenário típico do fim do ano empresarial.

Mas o impacto não é apenas técnico, pois a sobrecarga humana se tornou um fator estratégico. Estudos da ISMA-BR indicam que 30% dos profissionais brasileiros apresentam sintomas de burnout, e RH está entre as áreas mais expostas a estresse prolongado. Segundo o INSS, doenças psíquicas já são a principal causa de afastamentos em setores administrativos. A dinâmica do fechamento anual, com jornadas estendidas, conferências repetitivas, trabalho sob pressão e acúmulo de entregas críticas, intensifica esse quadro. Não é coincidência que muitos departamentos apresentem picos de absenteísmo, queda de produtividade e aumento da rotatividade justamente entre novembro e fevereiro.

Se a realidade é tão evidente, por que esse ciclo se repete ano após ano? Porque muitas empresas ainda tratam o encerramento anual como uma corrida operacional, e não como uma etapa estratégica de governança. Há três frentes que precisam ser revisadas com profundidade. A primeira envolve planejamento antecipado, com checklists robustos, cronograma de entregas críticas, auditoria prévia de cadastros, validação de informações bancárias, revisão de dependentes, conferência de benefícios e cruzamento de dados entre sistemas. Quando essas etapas são deixadas para dezembro, o risco explode.

A segunda frente diz respeito à integração entre sistemas e áreas. Grande parte dos erros nasce da falta de diálogo entre folhas, ERPs, plataformas de benefícios, controle de ponto e bases cadastrais. Silos informacionais criam retrabalho, inconsistências e atrasos e tornam o fechamento anual mais lento e mais vulnerável a falhas. Cada divergência nesse período vira uma corrida contra o tempo.

Por fim, há o papel da liderança e da gestão de pessoas. Proteger as equipes significa estruturar revezamentos, distribuir responsabilidades com equilíbrio, limitar jornadas, adotar automatização para tarefas repetitivas, reforçar o time temporariamente quando necessário e, especialmente, promover retrospectivas ao fim do ciclo para corrigir processos e evitar acúmulos no ano seguinte. Líderes que ignoram o fator humano comprometem tanto a saúde das equipes quanto a acuracidade das entregas.

O encerramento do ano não pode ser reduzido a um acúmulo inevitável de tarefas. Trata-se de um marco que expõe fragilidades, revela níveis de maturidade e oferece uma oportunidade concreta de elevar padrões de governança em RH e DP. Os números que movimentam a economia brasileira, a alta incidência de erros de folha e os impactos humanos da sobrecarga deixam claro que improvisar não é mais uma opção.

Encarar o fechamento anual como uma etapa estratégica, e não como uma emergência, permite que as organizações ganhem previsibilidade, reduzam riscos, fortaleçam equipes e iniciem ciclos de trabalho mais consistentes e sustentáveis. A eficiência do ano seguinte, em grande medida, começa agora, na capacidade de transformar a pressão do fim do ano em um exercício de inteligência operacional, alinhamento e cuidado com as pessoas.

*Larissa Mota é advogada, especializada em Relações Trabalhistas e Sindicais pelo Centro Universitário Braz Cubas. Em 2005, fundou a Exímia, BPO especializada em terceirização de folha de pagamento e gestão de benefícios.