Extravios recorrentes, retrabalho, falhas de comunicação e ausência de rastreabilidade continuam gerando prejuízos silenciosos em condomínios residenciais, edifícios comerciais e ambientes corporativos no Brasil. Embora muitas dessas perdas não apareçam de forma explícita nos balanços financeiros, seus efeitos se acumulam ao longo do tempo, afetando a eficiência operacional e a qualidade da gestão.

Grande parte do problema está ligada à permanência de processos manuais ou pouco integrados, especialmente em rotinas críticas como a de envio e recebimento de documentos, recebimento de encomendas e objetos, promovendo falta de visibilidade operacional e aumentando os riscos de perdas financeiras e da própria imagem corporativa.

Pesquisas de consultorias como a IDC e análises do mercado sobre produtividade indicam que profissionais de conhecimento podem gastar de 20% a 30% do seu tempo de trabalho procurando por informações ou navegando por sistemas desconectados, especialmente em ambientes com múltiplas ferramentas sem integração, o que impacta diretamente a eficiência operacional e manifesta perdas difíceis de quantificar nos balanços. A mesma lógica se aplica a condomínios, onde a falta de padronização e de ferramentas adequadas dificulta a identificação de gargalos e responsabilidades.

Para Thais Mendes, Head of Customer Experience, na área de Smart Solutions da Pitney Bowes, empresa global que fornece tecnologia, logística e serviços em todo o mundo, o desafio está menos na falta de recursos e mais na forma como os processos ainda são conduzidos. “Muitas perdas não são percebidas porque fazem parte da rotina. Um documento extraviado, uma encomenda sem registro ou uma informação desencontrada parecem pequenos incidentes isolados, mas, somados, geram impactos financeiros e operacionais relevantes. O controle precisa ser pensado como estratégia, não apenas como burocracia”, afirma.

O avanço da digitalização e da automação de processos tem mostrado que é possível reduzir significativamente esses desperdícios. De acordo com a especialista da Pitney Bowes, organizações que automatizam fluxos administrativos e adotam sistemas integrados conseguem reduzir consideravelmente os custos operacionais associados a tarefas manuais repetitivas. Em condomínios e empresas, isso significa ter mais transparência, rastreabilidade e capacidade de tomada de decisão baseada em dados.

Ainda assim, a resistência à mudança e a percepção de que processos manuais são suficientes seguem como entraves. “Enquanto o impacto não aparece de forma direta no caixa, ele tende a ser ignorado. O problema é que, quando se torna visível, geralmente já está em um estágio avançado, exigindo correções mais caras e complexas, podendo até envolver processos jurídicos e risco à imagem”, complementa a porta-voz.

Além disso, Thais alerta que revisar processos operacionais não pode mais ser encarado como uma opção, tem que ser visto como uma necessidade.

“Tornar visível o que hoje é invisível pode ser o primeiro passo para estancar perdas que, embora silenciosas, afetam diretamente a sustentabilidade financeira e a qualidade da gestão em condomínios e ambientes corporativos. É uma mudança de cultura, mas também de entender como ferramentas e soluções adequadas para padronizar rotinas podem transformar dados operacionais em informação gerencial”, conclui Thais Mendes.