Sabe aquele ditado de que tempo é dinheiro? Pois é, isso também vale no mundo corporativo, em especial quando falamos de reuniões de trabalho. Em uma pesquisa realizada por um professor de ciência organizacional e gestão da Universidade da Carolina do Norte, nos Estados Unidos, mostrou que a redução de reuniões desnecessárias poderia levar a uma economia de cerca de US$ 2,5 milhões por ano em empresas de 100 funcionários e, cerca de US$ 100 milhões por ano, em empresas de 5 mil funcionários. A especialista em produtividade e alta performance, Tathiane Deândhela explica que reuniões são necessárias para alinhamento e acompanhamento da equipe, mas que algumas delas poderiam ser e-mails.

“Quando falamos de reuniões no trabalho, temos que pensar: essa reunião realmente é necessária? Quando a resposta é não, então cinco minutos já é um grande desperdício de tempo. Por outro lado, se a pauta for crítica, talvez uma reunião de quatro horas pode representar pouco tempo para resolver as demandas. Em geral, as reuniões são necessárias para alinhamento e acompanhamento junto aos colaboradores. Já para tirar dúvidas rápidas, designar tarefas ou reforçar informações gerais podem ser realizadas por e-mail.”

A especialista explica, ainda, que muitas reuniões desnecessárias tendem a minar a produtividade das equipes. “Para ter o máximo de resultados com as reuniões, é crítico já chegar com uma pauta bem definida, para tratar de assuntos estratégicos. Também é importante ter clareza de quem são as pessoas certas para estar ali, e definir um tempo máximo de duração. Afinal, o objetivo de uma reunião é encontrar a solução ideal levantada na pauta. Quando se tem esse compromisso, as reuniões têm o poder de elevar a produtividade de todo o time”, revela Tathiane.

O levantamento da Universidade da Carolina do Norte analisou quanto tempo 632 funcionários de 20 diferentes setores gastaram com reuniões e como eles respondem aos convites. Segundo a pesquisa, os funcionários passam, em média, 18 horas por semana em reuniões. Apesar de desejar recusar cerca de 31% dos convites para participar dessas reuniões, os funcionários só recusam 14% deles - 83% dos convites são aceitos. Mas trabalhadores que participam de reuniões consideradas desnecessárias também afirmam se sentir "irritados" e "frustrados". O acúmulo de reuniões também é uma realidade no trabalho remoto, como aponta outra pesquisa, feita pela plataforma de gerenciamento de trabalho remoto Asana: trabalhadores perdem, em média, três horas por semana em reuniões desnecessárias. Os resultados foram baseados no estudo que entrevistou 10.624 trabalhadores da Austrália, França, Alemanha, Japão, Singapura, Reino Unido e EUA.

“Na pandemia, tivemos a experiência de um fluxo grande de reuniões. Em especial, porque muitos ainda não estavam adaptados a modalidade remota. Agora, com a realidade do trabalho híbrido, algumas reuniões que antes eram remotas, voltaram a ser presenciais. Independente da modalidade de trabalho, o que é preciso levar em conta para ter um bom desempenho nas reuniões, são alguns pontos básicos como: a necessidade de definir a pauta da reunião com antecedência e disponibilizá-la para equipe envolvida, para que possam de preparar devidamente. Também é necessário clareza de quem precisa estar presente naquela reunião. Afinal, nem sempre é necessário estar toda a equipe reunida. Outro ponto importante é verificar a disponibilidade de horários, para não haver sobreposição de reuniões ou mesmo interferir na entrega de demandas dos colaboradores”, alerta Deândhela.

Para ajudar líderes de equipes nessa escolha de reunião x e-mail, Tathiane Deândhela separou três dicas importantes que devem ser levadas em conta no que diz respeito a reuniões e produtividade:

· Pauta e tempo são importantes, no presencial e no remoto:

“Uma pauta bem definida é primordial para uma reunião, porque gera planejamento e otimização. Em relação ao tempo, se a reunião for muito longa, é importante definir uma pequena pausa a cada duas horas, mais ou menos, para que a equipe possa ir ao banheiro, encher a garrafa de água, se alongar, etc. O tempo das reuniões pode variar, mas de maneira geral, reuniões de alinhamento com a equipe devem durar entre cinco e 15 minutos, no máximo. Já as reuniões de definição de metas, podem durar cerca de meia hora”, orienta Deândhela.

· Ter clareza do que vai ser tratado na reunião:

“Não se deve sair das propostas pautadas naquela reunião. Isso porque, em reuniões de apresentação de relatório, por exemplo, muitas equipes acabam se distraindo da proposta inicial, que é apresentar os números, e passam a buscar soluções para possíveis desafios identificados nos relatórios. A melhor abordagem, neste caso, é anotar os pontos críticos levantados durante a reunião de relatório e, num outro momento, realizar uma reunião de brainstorming para propor soluções”, explica a especialista em produtividade.

· O gestor/líder precisa deixar claro sobre a obrigatoriedade, ou não, da participação dos colaboradores na reunião:

“Muitos funcionários, nessa pesquisa, relataram que têm medo de declinar da participação nas reuniões e serem punidos pela empresa. E por parte dos líderes, segundo os funcionários, falta uma posição se os colaboradores podem ou não declinar do convite para essas reuniões. Então é preciso ter clareza sobre como o colaborador pode contribuir para o desenvolvimento daquela reunião. Caso o trabalhador perceba que ele não terá contribuições relevantes para a reunião, ele pode e deve questionar seu supervisor sobre os motivos pelos quais sua participação seria necessária naquele momento. Este alinhamento prévio deixa evidente, tanto para o colaborador quanto para o líder, quão produtivo será a participação daquele colaborador naquela reunião específica”, destaca.

Sobre Tathiane Deândhela:

Tathiane Deândhela é mestre em Liderança pela Universidade de Atlanta. Fez curso de Negociação pela Universidade de Harvard, de Liderança pela Universidade de Ohio, e de Liderança e Inovação pelo MIT. Além disso, possui três MBAs nas áreas de liderança, gestão e marketing.

Atua como palestrante, professora, empresária e conferencista internacional, referência no mundo corporativo sobre Produtividade, Alta Performance e palestras. Além disso é fundadora e CEO do Instituto Deândhela. Possui mais de 15 anos de experiência em treinamentos nas áreas de vendas, liderança e produtividade.

Entre inúmeras palestras que já realizou, marcou presença em grandes eventos como em estádios de futebol, TEDx, e uma conferência que ocorreu na Universidade de Harvard. Seus vídeos do YouTube têm mais de 2,6 Milhões de visualizações. Lançou seu primeiro livro nos Estados Unidos e na Europa - o best-seller “Faça o Tempo Trabalhar Para Você”. Em seguida lançou o também best-seller “Faça o Tempo Enriquecer”. Recentemente, Tathiane Deândhela lançou seu terceiro livro: “Faça Sua Comunicação Enriquecer Você”.