Considerada a maior rede de joalheria do Brasil, a Vivara deu um passo importante na jornada de transformação digital ao automatizar a gestão de serviços por meio da solução SoftExpert Suite. A implementação faz parte de uma série de automações e integrações em desenvolvimento que visam otimizar a experiência dos mais de três mil colaboradores da companhia, permitindo o acesso às principais demandas internas em uma única plataforma.

Com mais de 280 pontos de vendas em operação nas principais cidades do País, além da fábrica em Manaus e do escritório corporativo em São Paulo, a Vivara que já utilizava a suíte para gestão de documentos, confiou na SoftExpert como uma parceria no processo de transformação digital. Inclusive, este foi um dos diferenciais para a escolha da solução destacados pela Coordenadora de Eficiência da companhia, Tabata Kijotoki.

“Identificamos que a solução reunia diversas funções em uma única ferramenta e que ela se adequa bem às estratégias do nosso negócio e às necessidades do dia a dia, além do seu custo ser mais atrativo, se comparado aos demais players de mercado”, ressalta.

Processos mais enxutos e transparentes

Um dos desafios que a companhia buscava solucionar com a implementação do sistema era reduzir a quantidade de e-mails que circulam entre as áreas corporativas e as lojas, além de melhorar a rastreabilidade dos processos. “Nosso principal objetivo com as automações é facilitar o dia a dia do colaborador no acesso às informações e também a liderança, permitindo que boa parte do tempo antes despendido com atividades operacionais seja dedicado para atividades estratégicas”, pontua.

Segundo Tabata, com os processos de negócio e a gestão dos serviços automatizados foi possível melhorar a rastreabilidade das informações, aumentar a produtividade e o controle dos indicadores. “Os ganhos são muitos! Com a implementação da ferramenta conseguimos reduzir o volume de e-mails, ter controle dos SLAs das atividades, indicadores disponíveis em tempo real, dashboards customizados de acordo com a necessidade e padronização dos processos”.

Colaboradores familiarizados com a ferramenta

A coordenadora da Vivara destaca a preocupação da SoftExpert em poder proporcionar uma melhor usabilidade da ferramenta, sentimento compartilhado pela companhia, que tem realizado ações para que os colaboradores conheçam mais a ferramenta e se familiarizem com os processos, para tornar a jornada do usuário mais interessante e fácil dentro da solução.

“Em 2021, tivemos um aumento de aproximadamente 80% de solicitações e processos transacionados na ferramenta, se comparado a 2020, este é um indicador muito importante e que nos traz a certeza de que estamos no caminho certo”, afirma Tabata Kijotoki.

Próximos passos

Como parte da jornada de evolução digital, em novembro de 2021, a Vivara, em parceria com Take Blip, lançou a Vicky, um chatbot destinado aos colaboradores. A assistente virtual que hoje atende às demandas do Departamento Pessoal, oferecerá outros serviços, como o service desk, a partir da integração com o SoftExpert Suite, que já está em fase de implementação.

“A suíte da SoftExpert faz parte da transformação digital da Vivara, e como próximos passos queremos integrá-la com outras soluções, como nosso ERP, e desenvolver mais projetos de automação de processos com as soluções de RPA (Robotic Process Automation) e Chatbot”, finaliza.

Sobre a SoftExpert

A SoftExpert é a empresa líder de mercado em soluções para a gestão integrada da conformidade, inovação e transformação digital.

Fundada em 1995 e contando atualmente com mais de 2 mil clientes e 500 mil usuários ao redor do mundo, as soluções SoftExpert são utilizadas por empresas dos mais variados portes e ramos de atuação, incluindo manufatura, governo, farmacêutico, hospitais e laboratórios, serviços financeiros, alta tecnologia e TI, educação, energia e utilidade pública, logística, varejo e serviços.

Em conjunto com a sua rede de parceiros nacionais e internacionais, a SoftExpert oferece serviços de implantação, treinamento, hospedagem, validação, suporte e assistência técnica, com o intuito de assegurar que seus clientes obtenham sempre o máximo de retorno sobre seus investimentos.