Administrar faturas de consumo de serviços elementares como água, energia, gás e telecomunicações é tarefa que toma tempo e dinheiro das empresas. São concessionárias diferentes em cada segmento e região, portanto documentos, regras e prazos distintos. Para organizações com filiais em múltiplas localidades, o desafio é ainda maior: afinal, as prestadoras costumam variar entre as unidades da federação.

Soluções para eliminar esse gargalo, com base em inteligência artificial e a automação de processos, começam a ser procuradas pelo mercado. Uma delas é a desenvolvida pelo ROIT BANK, fintech e accountech brasileira focada em médias e grandes empresas. A solução superou a marca das 50 mil faturas de consumo já processadas, reduzindo em 85% o trabalho operacional das empresas clientes.

Thaís Carneiro, CSO do ROIT BANK

"Nossa solução é autônoma, ela opera tudo sozinha e só chama para interação humana casos de exceção. Então, além de praticamente zerar o tempo dedicado ao recebimento e pagamento das faturas de consumo, a solução assegura controle mais preciso dessas despesas. Riscos como perda de prazos, interrupção no fornecimento e multas são eliminados. São problemas que trazem impactos financeiros significativos, e que o uso de inteligência artificial e RPA (Robotic Process Automation) vem resolver”, assinala a CSO do ROIT BANK, Thaís Carneiro.

A instituição, especializada em gestão fiscal, contábil, tributária e financeira, por meio de soluções em TI, tem na automatização das faturas de consumo desde a busca nos portais das concessionárias, usando robôs, até o seu pagamento e lançamento no ERP da empresa.

“Nossa inteligência artificial é capaz de identificar 32 tipos diferentes de documentos – entre eles, as faturas de consumo. De forma automatizada, busca-se a fatura direto no site da concessionária. A empresa não precisa mais esperar receber a fatura por e-mail, pelos Correios ou, ainda, ir de site em site para retirar”, explica a CSO.

ANÁLISE

Mais do que ganhos operacionais, o procedimento automatizado e o processo por inteligência artificial viabilizam não só a contabilização e respectivo pagamento, como uma análise fiscal, contábil e financeira dos consumos de cada serviço (energia, água, gás e telecomunicações). “O robô faz a extração e complementação dos dados de cada fatura e, com inteligência artificial, faz uma série de análises”, acrescenta Thaís Carneiro.

De acordo com a executiva, é possível enumerar pelo menos meia dezena de ganhos obtidos por uma empresa que opta por contratar a automação do pagamento das faturas de consumo. São eles: a redução de custos (robôs substituem funcionários que podem ser deslocados para funções estratégicas); a produtividade (sobretudo empresas com mais de uma unidade, com dezenas e até centenas de faturas por mês, ficam livres desse trabalho); a diminuição do risco operacional (zeram-se erros de preenchimento e pagamentos); a escalabilidade (pode-se focar na ampliação do negócio); e a gestão mais assertiva dos pagamentos.

Thaís destaca, ainda, o salto que se obtém a partir da análise fiscal, contábil e financeira das faturas, acelerada e precisa com RPA e inteligência artificial. “É possível fazer auditoria e ‘compliance’ em tempo real, por exemplo. Ainda, corrigir rapidamente erros, imprecisões e eventuais cobranças indevidas.”

A gestão e controle dos gastos, incluindo comparação com consumo histórico, bem como a promoção da análise de cenário tributário são também processos proporcionados pelo uso das tecnologias na gestão de faturas de consumo. “Tudo isso significa maior controle estrutural e financeiro, com gestão mais assertiva do fluxo de caixa da empresa”, pontua Thaís Carneiro.

PROCESSO OPERACIONAL

A equipe do ROIT BANK preparou um material em que explica o processo operacional da solução. Algumas características são as seguintes:

Recebimento por três formas: busca automática nas prestadoras de serviços (água, energia elétrica, gás e telecom), recebimento por e-mail e upload;
Pagamento: automático e previamente autorizado, na data correta diretamente nos bancos;
Extração do documento: de forma automática identificam-se os dados do documento, incluindo o tomador do serviço, a concessionária, datas, valores e consumo;
Complementação: só há interferência humana quando a IA não conseguiu identificar algum dado na etapa anterior (extração);
Robô Contábil: correto lançamento contábil e fiscal diretamente no ERP da empresa;
Robô Financeiro: pagamento diretamente no banco, geração do comprovante e baixas contábeis diretamente no ERP.