A digitalização organizacional é uma tendência sinalizada há anos e, impulsionada fortemente pela pandemia. Contudo, mesmo diante de tamanhos avanços tecnológicos, cerca de metade das empresas nacionais ainda estão longe de conquistar essa transformação, segundo um estudo feito pela Dell Technologies a Forrester Consulting. Nesse cenário, o investimento em ferramentas que otimizem e automatizem atividades administrativas e operacionais por meio do BPO (Business Process Outsourcing), é fundamental para a continuidade dos negócios, capaz de proporcionar vantagens competitivas fundamentais no mercado.

Comandar um negócio requer grande organização e estratégia. A depender do porte ou segmento, a quantidade de dados gerados e administrados diariamente é enorme. Os processos manuais de organização de documentos, digitação de notas de entrada, saída e relacionados ao envio da parte contábil, eram severamente demorados. Sem falar no alto risco de erros na anotação de dados e informações importantes ao negócio que, se seguirem incorretos, podem trazer consequências sérias.

Cerca de 73% das companhias brasileiras já orientam seus negócios por dados, mas apenas 28% afirmam que os tratam da forma adequada, ainda segundo o mesmo estudo. Para piorar, o entendimento de origem empresarial em lucro simples, real ou presumido, por dependência de análise na Receita Federal, é mais uma burocracia que poderia ser otimizada com a digitalização dos processos internos por meio do BPO.

A terceirização, seja ela completa ou parcial da gestão financeira do negócio, é extremamente benéfica como estratégia interna. Além de automatizar processos que antes demandavam grande tempo e trazer a segurança devida aos dados sigilosos, a redução de custos durante o processo é significativa.

O desenvolvimento de bots é uma das estratégias mais adotadas e valorizadas pelas organizações. Independentemente de seu porte ou segmento, esses robôs auxiliam na captura e leitura dos documentos cadastrados no sistema, facilitando a rotina interna dos responsáveis por esse departamento. Existem diversos sistemas de gestão no mercado, cada qual com suas características e usualidades – que devem ser analisados cuidadosamente a fim de selecionar o ideal que atenda as demandas do seu negócio.

Mesmo que ainda não tenhamos um mercado 100% digitalizado, o caminho é próspero. Para que possamos percorrer esse processo com eficiência, a mudança interna de mindset é indispensável. Migrar do físico para o digital não é fácil, principalmente dentre aqueles que já estavam acostumados com métodos gerenciais predominantemente manuais. Estamos lidando com uma inovação cultural que, deve ser lidada adequadamente dentre todos os membros da empresa.

Para que alcance os resultados desejados, as empresas precisam contar com a ajuda de profissionais especializados. Afinal, não adianta implantar um sistema de gestão voltado para a área contábil, com pessoas que não entendam ou façam parte desse universo. Quando capacitados, preparados e, constantemente atualizados sobre a inovação no setor, seu negócio poderá prosperar com maior eficiência e digitalização.

Renato Halt é Cofundador da b2finance, consultoria especializada em BPO - Business Process Outsourcing.

Sobre a b2finance:

Presente no mercado há mais de 27 anos, a b2finance é uma empresa do canal SAP, representando a horizontal de BPO dentro da SAP no ERP SAP Business One. A empresa apresenta vasta experiência em Outsourcing Contábil, Financeiro, Fiscal e Folha de Pagamento e apresenta-se ao mercado com a proposta de ser uma extensão de seus clientes, buscando alternativas para os negócios empresariais com uma visão simples e objetiva para que seus clientes possam se dedicar exclusivamente aos negócios.