Inovação garante integração entre setores, diminui a burocracia e aumenta eficiência nos atendimentos

A mudança de hábitos causada pela pandemia do coronavírus acelerou a digitalização também no serviço público. Segundo pesquisa do Banco Interamericano de Desenvolvimento (BID), feita com mais de 13 mil entrevistados, 60% dos brasileiros que procuram o setor público preferem ser atendidos em algum canal digital. A demanda crescente, que exige das prefeituras a modernização de processos, levou a catarinense IPM Sistemas, especializada em sistemas de gestão em nuvem para a administração pública, a criar uma área específica para apoiar gestores na transformação digital de seus municípios.

O time de especialistas atua no diagnóstico e na implementação de projetos em Prefeituras, Câmaras de Vereadores e outras instituições. Atualmente há iniciativas em andamento nas catarinenses Pomerode, Indaial, São Bento do Sul, Timbó e Guaramirim, na paranaense Araucária e nas gaúchas Gravataí e Santa Rosa. O trabalho parte do mapeamento e inclusão no sistema de gestão usado pelo município de todos os processos administrativos. Isso permite que os servidores públicos atuem em um mesmo ambiente digital e sigam fluxos pré-definidos no próprio sistema de gestão municipal (Atende.Net). No sistema, não será mais necessário o uso de papéis em rotinas como empenhamento, liquidação, pagamentos, compras, departamento de pessoal, citações de interessados e até a cobrança de tributos municipais. O resultado é redução de gastos com correio, papéis, impressoras e arquivo morto, além da economia de tempo de servidores.“A tecnologia diminui o retrabalho e organiza e acelera o fluxo. Além disso, o acesso rápido às informações armazenadas pode auxiliar os servidores”, diz Rodrigo Soares, técnico que atua no projeto em implantação em Pomerode.

No município catarinense, que ostenta o título de cidade mais alemã do Brasil, ainda em julho será concluído o projeto de transformação digital que vai garantir a integração dos diversos setores da administração em um único ambiente digital e a tramitação de todos os processos administrativos de forma 100% on line.

Soares explica que as diversas rotinas administrativas serão feitas de forma totalmente digital e sem uso de papel. “O cidadão não precisa mais se dirigir ao atendimento presencial para solicitar a segunda via de um alvará de construção ou um habite-se, a inscrição, alteração e baixa de cadastro econômico, entre outros. Todos esses lançamentos são disponibilizados para o cidadão através do Portal de Autoatendimento da Prefeitura e também por aplicativo de celular, o que gera muita comodidade”.

A plataforma única garante a integração entre os diversos setores da Prefeitura e tem impacto positivo nas rotinas internas. O fluxo de trabalho pré-definido (workflow) possibilita que o próprio sistema defina procedimentos a serem seguidos pelos servidores em diferentes situações. “A ferramenta indica o que é necessário ser feito, o que pode ser importante, por exemplo, quando um colaborador entra em férias e o substituto segue executando as mesmas atividades”, diz Soares.